Administracion De Las Compras

INTRODUCCIÓN

Hoy día, las organizaciones modernas han asumido la planificación de las compras de materiales y suministros con suma importancia, puesto que tal función administrativa se caracteriza por disponer de escasos recursos financieros para efectuar las adquisiciones, y por la necesidad de fijar un determinado orden de prioridades para la utilización de los mismos.

Atendiendo a esto, la existencia de sistemas y procedimientos administrativo-contables atiende una singular importancia para dichas organizaciones, al permitirles mantener registrada de manera ordenada la información requerida para la toma de decisiones acertadas, y por ende, la conducción óptima de sus negocios. De manera similar, los procedimientos adecuados en administración de compras constituyen un proceso importante dentro de la gerencia de estas organizaciones, pues el no contar con estos procedimientos garantes de una mayor eficiencia, ajustados a sus necesidades y a las exigencias de los proveedores, puede conllevar al incremento en los costos, ineficiencia en los pagos, retraso en la gestión y pérdida de credibilidad en el mercado.

Los niveles de competencia del mercado actual, obligan a los gerentes a reconsiderar los conceptos tradicionales de administración de compras y a desarrollar nuevas estrategias congruentes con las necesidades de sus organizaciones; esto no solo requiere reeducar a quienes realizan las compras sino también a quienes les conciernen las áreas gerenciales y funcionales de la administración.

Para comprender estas circunstancias se desarrolló el presente trabajo con la finalidad de comprender el concepto de administración de las compras, sus componentes y la relación existente entre las compras y la administración.

12.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

La administración de las compras es una función que tiene como objeto adquirir aquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

La administración de compras involucra todo el proceso de localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precios y condiciones de pago, y recepción del material, con la finalidad de garantizar el aprovisionamiento dentro de las especificaciones solicitadas.

Constituye un servicio de apoyo a las actividades de los distintos departamentos de la empresa y su funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los entes involucrados. Es por ello que la administración de compras desempeña un papel clave en el desarrollo y ejecución de estrategias tendentes a una mayor eficiencia organizacional y elevada competitividad, a través de acciones dirigidas a combatir la inflación resistiendo el buscar precios no asegurados, reducir significativamente la inversión monetaria en inventarios a través de una óptima planeación y selección de proveedores, e incrementar el nivel de calidad de los materiales e insumos comprados para que la calidad final del producto o servicio sea mejorada.

Las acciones de la administración de compras también influyen directamente en las relaciones públicas y en la imagen corporativa de la empresa: si los proveedores actuales y potenciales no son tratados del modo como se acostumbra en los negocios, se formará una opinión desfavorable de toda la organización y se cederá mercado a la competencia. Esta imagen negativa disminuirá la capacidad para contratar nuevos trabajos y encontrar mejores proveedores; por tanto, la confianza del público puede incrementarse por la evidencia de una política de compras sólida y su establecimiento inteligente.

12.2 LAS COMPRAS Y LA ADMINISTRACIÓN

Las compras es un término utilizado en la industria para identificar las actividades destinadas a obtener materiales, suministro y servicios. En sentido estricto las metas de las compras implican definir la necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable, elaborar el contrato y dar curso para asegurar una entrega adecuada.

De tal modo, los objetivos en materia de compras pueden ser definidos como:

• Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operación.

• Mantener el mínimo nivel de inversión en materia de inventarios.

• Maximizar los niveles de calidad.

• Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.

• Estandarizar.

• Comprar materiales al más bajo costo de adquisición.

• Fomentar las relaciones interfuncionales.

Las adquisiciones contribuyen directamente a los resultados operativos y a las utilidades de una empresa. El hecho de que compras sea responsable de gastar más del 60% de los ingresos de ventas de una empresa manufacturera, hace resaltar el potencial que esta función representa para aumentar las utilidades. El dinero que se ahorre al comprar es dinero que se acumula en utilidades.

12.3 COMPONENTES DE COMPRAS DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO.

Las Compras desde el punto de vista administrativo lo define como uno o más actos que se relacionan con la planeación, la adquisición y la utilización de los materiales en el proceso productivo; dichos actos, coordinados por un dirigente encargado de los materiales a través de:

• Planeación.

• Adquisición.

• Utilización.

Al obtener bienes y servicios se deben contemplar los puntos siguientes puntos:

• Justificación de la necesidad.

• Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento.

12.3.1 SITUACIONES QUE ORIGINAN LAS COMPRAS:

1. Generalmente, la existencia de una requisición de compra debidamente autorizada origina la acción de comprar.

2. La existencia de un plan de compras, es el que da la pauta para la función del departamento. de compras.

3. La emisión de un pedido o de orden de Compra.

Requisición de compra

Es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

Una Requisición de Compra estándar debería contener lo siguiente:

 Nombre del solicitante

 Departamento del solicitante

 Centro de costos del solicitante

 Número de proyecto

 Nombre del artículo

 Código o número del

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