Administracion y compras

Tema 1. Importancia de las compras

Introducción

Según el Diccionario de la Lengua Española la definición de comprar es “obtener algo con dinero”. Por otro lado, sabes que el objetivo principal de una empresa es generar utilidades, ¿cómo se relacionan éstas dos ideas?

En este tema descubrirás cómo es que el departamento de compras de una compañía puede hacer la diferencia entre generar utilidades o no.

Hoy más que nunca es necesario comprender los objetivos y principios de este departamento para tomar las decisiones que requiere la compañía de una forma adecuada. Todas las empresas destinan gran parte de sus recursos económicos a las compras, ya sea de materia prima, mobiliario o equipo de oficina. Por tal razón, su éxito está determinado por el manejo de estos recursos.

Explicación

1.1 La necesidad de comprar

Para Kotler y Armstrong (citado en William, 2004), la necesidad es "un estado de carencia percibida". Complementando esta definición, los autores señalan que existen "necesidades físicas básicas de alimentos, ropa, calor y seguridad; necesidades sociales de pertenencia y afecto, y necesidades individuales de conocimiento y autoexpresión."

En lo individual todos tienen necesidades, incluso existen clasificaciones, como las de Maslow o Murray, que ayudan a identificar si son básicas o superiores.

[pic 1]

(Solomon, 2013)

Cada nivel de Maslow se puede satisfacer con una compra, desde fármacos para las necesidades fisiológicas, hasta viajes o educación para la autorrealización, pero, ¿qué es la satisfacción?

La satisfacción, según el Diccionario de la Lengua Española, es “la acción y efecto de satisfacer”, es decir, “cumplir, llenar ciertos requisitos o exigencias, hacer que se cumplan las condiciones expresadas en un problema y, por lo tanto, ser la solución”.

En este sentido el cliente no paga por un producto, sino por la satisfacción que le genera. De esta manera, la satisfacción es un concepto abstracto con que cada persona mide el grado en que una mercancía cumplió con la finalidad que había establecido previamente. Incluso cuando es subjetiva y variable, ayuda a medir la competitividad de un producto en un mercado determinado: a mayor competitividad, mayor satisfacción.

1.2 Antecedentes de las compras

El trueque es un método para intercambiar bienes o servicios sin necesidad de utilizar otro medio. Por lo general sustituye al dinero en tiempos de crisis económica, por ejemplo, cuando la moneda puede ser inestable o simplemente no está disponible para llevar el comercio (Barahona, 2012).

Las primeras evidencias de trueque datan del año 6000 a. C. El elemento más popular para esta actividad era la sal, ya que tenía un alto valor. Durante la Edad Media el trueque floreció debido al aumento de movilidad de las personas, y poco a poco se fueron agregando nuevos productos al intercambio. Otro momento importante fue la Gran Depresión, ya que el dinero y el empleo eran escasos y la gente tuvo que recurrir al trueque para conseguir comida o ropa.

Respecto a la situación del trueque en la actualidad, Barahona (2012) señala lo siguiente:

Aunque a las puertas del siglo XXI pudiera parecer obsoleto, el sistema de trueque vuelve a recuperar protagonismo en las relaciones comerciales. El intercambio de productos y servicios entre empresas se ha convertido en una alternativa financiera en los mercados norteamericanos y europeos. En 1995, esta fórmula movió 7 000 millones de dólares en Estados Unidos. Compañías como Pepsico, Gillette, Du Pont, Texaco, Time Warner, Reckit & Colman y Phillips Morris recurren al canje de sus bienes por otros productos o servicios a través de empresas de gestión de intercambios.

A continuación encontrarás algunos datos importantes sobre el trueque moderno:

[pic 2]

Aunque el trueque surgió hace muchos años, hoy en día se vuelve cada vez más popular entre las personas y las empresas, ya que representa una forma sencilla de satisfacer una necesidad sin requerir un recurso monetario.

1.3 Importancia económica de las compras

El principal objetivo de compras es satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores finales (ya sea internos o externos) utilizando los recursos de la empresa de manera eficiente.

Para que las compras cumplan con su objetivo principal, debes tomar los siguientes cinco aspectos básicos en consideración:

[pic 3]

(López, 2008)

Haz clic en cada concepto para conocer la información.

Calidad

Se deben considerar todas las características existentes en un material, artículo o servicio, para decidir si cumple con las características que se desean, entre ellas propiedades, volumen, tamaño, etcétera.

• Conveniencia: determinar en qué grado el producto se aprovecha para el fin que se persigue.
• Disponibilidad: significa conseguir fácilmente el material, artículo o servicio que se desea.
• Costo: dentro de los costos se deben de incluir los de operación; al utilizar el material, transformarlo, distribuirlo, etcétera, hasta llegar a alcanzar el costo total.
• Sistematización: realizar una revisión de varios proveedores tomando en cuenta los mismos elementos.
• Control de Calidad: revisar que los artículos, materiales o servicios sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados y considerar ciertos parámetros determinados.

Cantidad

Se relaciona con el tiempo en que deben de comprarse los materiales, con el que se deben de buscar y con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar.

• Tiempo adecuado en: entrega, recepción, producción, tránsito, su producción y de tolerancia.
• Costo de transporte: Incluye el empaque y el envío de mercancías, por lo cual la cantidad varía de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores.
• Almacenaje y mantenimiento: Debe apegarse a los mínimos y los máximos establecidos.
• Mercado, condiciones y tendencias: Al tender los precios a la alza, se debe de agrandar el lapso de incremento de las compras; pero cuando los precios van a la baja, se recomienda disminuir las mismas.

Precio exacto

Se requiere obtener precios favorables para cumplir con las funciones y objetivos del departamento. Por lo general, el precio es un factor determinante en la toma de decisión, ya que establece la competitividad de la empresa.

• Proveedor adecuado: es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente para llegar a un trato inteligente sobre la calidad, el servicio y el mejor precio; aunque esos factores se consignan fácilmente, es difícil su control.

Financiamiento

Es una herramienta importante para el flujo de efectivo de la empresa, lo que permite generar más con menos y tener mayor eficiencia.

Servicio

En muchas ocasiones este factor es determinante en la decisión de la compra, pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domicilio del cliente, influye en la determinación final.

...