Analisis De Procesos

Análisis de proceso

Es una forma sistemática de documentar el flujo de todos las operaciones en cada una de las areas funcionales de su empresa.

Análisis de procesos: Analizar ó estudiar todos los factores intervinientes en un proceso, para conseguir estabilizarlo y si es caso mejorarlo, para ganar en productividad y en competitivad, entendiendo ésta mejora en los ambitos de producto(materiales), acciones(tiempo), ergonomia y prevencion de la salud y calidad de proceso. Obteniendo, una mejora en la capacidad de producción, una reducción de costos, un servicio mejor a cliente(calidad y tiempo de respuesta) ó unas funcionalidades mejores en el producto.

Documentación de procesos

“La documentación de procesos es un método estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Por lo general, en las organizaciones los procesos no están identificados y, por consiguiente, no se documentan ni se delimitan. Los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización, que no suelen percibirlos en su totalidad como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.”

Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas de conocimiento. Una buena documentación de los procesos puede dar la oportunidad de organizar y actualizar la información sobre un sistema. La idea con la documentación de procesos es hacer una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.

Cuando un proceso es documentado, pueden apreciarse con facilidad las

interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden mostrarse claramente, dando la oportunidad para las acciones de mejora.

Para una buena Gestión de Procesos es necesario tener una estandarización y

formalización del proceso, de modo que en toda la Organización sepan

manipular la información. Los siguientes elementos son necesarios para una

estructura de documentación.

• Breve descripción del proceso: Se realiza una breve explicación de lo que

se pretende en el proceso.

• Responsable: Es la Persona con el suficiente poder para colaborarle a

todos los participantes en el proceso (con recursos, consejos y toma de

decisiones). Por lo general es la persona que más sabe del Proceso.

• Objetivo y Alcance: Es lo que se pretende con el proceso, por lo general

es medible, cuantificable, alcanzable y con límites bien definidos.

• Clientes (del proceso) y sus Requisitos: Son todas las partes interesadas

en los resultados del proceso, ya sean otros procesos, personas o sistemas.

• Proveedores (del proceso) y sus Requisitos: Son todas las salidas de otros

procesos o personas o sistemas, que son necesarias para comenzar con el

proceso.

• Descripción detallada del proceso: Es una descripción más a fondo que la

inicial, donde no se puede dejar de contar ni un solo detalle de la

realización del proceso.

• Criterios de Aceptación: Son todos los criterios que determinan si las

salidas del proceso cumplen con los objetivos planteados anteriormente.

• Áreas que intervienen: Son todas las áreas de la Organización por donde

pasa el proceso en sus diferentes etapas.

• Indicadores de gestión: Son la herramienta fundamental para la

evaluación, se refieren a formulaciones (a veces matemáticas) con los que

se busca reflejar una situación determinada. Un indicador aislado,

obtenido una sola vez, puede ser de poca utilidad; en cambio cuando se

analizan los resultados a través de variables de tiempo, persona y lugar, se

observan las tendencias que el mismo puede mostrar con el transcurrir del

tiempo, y si se analizan, de manera integral, con otros indicadores, se

convierten en

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