Análisis del caso 1 de Benchmarking

Análisis del caso 1 de Benchmarking

Los pasos a desarrollar en la fábrica y distribuidora de calzado fueron los siguientes:

1.- Planeación y organización del proyecto: Procesos críticos, Equipo de implementación, Plan de trabajo detallado y Recopilación de información.

2.-  Entender los procesos actuales: Entender los procesos del negocio, análisis de la situación actual e identificar las oportunidades de mejora.

3.- Identificar las mejores prácticas: Esquemas de solución, Recopilación de mejores prácticas e identificación de las mejores prácticas.

4.- Adaptar mejores prácticas: Desarrollo de nuevos procesos, implementación de nuevas prácticas y discusión de políticas y procedimientos.

5.- Medir e implementar: Es una retroalimentación de todos los pasos anteriores.

Tipo de Benchmarking utilizado: el cooperativo, en el que se identifican las mejores prácticas de los procesos que realizan en las mejores empresas aunque estas no sean del mismo rubro de la empresa.

Se tiene la participación de un consultor que realiza el trabajo de manera externa, de forma que la empresa no tenga que compartir información con otras empresas más que aplicar las mejores prácticas que el consultor obtenga.

Es conveniente su participación del consultor por varias razones que son importantes de mencionar:

• Se educa al cliente sobre el proceso de aplicación de Benchmarking
• Se dedican los recursos exclusivamente a esta acción, es decir, es una persona comprometida únicamente con esta labor por parte de la empresa.
• Se tiene una confidencialidad, en vez de tener personal de la propia empresa.
• Objetividad: no tiene los vicios que la empresa tiene, no tiene ceguera de taller ni cuestiones que hacen que las empresas tengan tantas fallas pero por nuestra mente cerrada pensamos que todo marcha de forma correcta.
• Fuente de información y experiencia para aplicar la técnica de benchmarking
• Mediador entre la alta gerencia y el personal que ahí labora.

1.- Planeación y organización del proyecto:

Se determinan los procesos críticos que fueron: Elaboración de presupuesto anual y comparación mensual, pago a proveedores, Elaboración de nóminas, Compras e importación de insumos y cobros y control de créditos. 

Formación del equipo de trabajo: Asistente de la dirección general para que funja como enlace directo con la consultoría que se contrató y los tres gerentes del área financiera: de administración, de tesorería y el contralor general. Las características de este equipo de trabajo fueron: conocer de forma completa todos los procesos de la empresa, manejo de herramientas contables y uno mínimo de estar laborando en la empresa.

Método utilizado para la recolección de la información: Entrevistas personales, dada la particularidad de tener un contacto directo con los mejores conocedores de los procesos que se deseaban mejorar.

2.-  Entender los procesos actuales:

En este paso, que es uno de los más importantes (por no decir que es el más importante) se analizan con profundidad

• Cuáles son los recursos tecnológicos con los que la empresa está fundamentada,
• Los factores o elementos que le generan valores agregados a los productos que ahí se fabrican y también a los que no, para evitar que se les tomara en cuenta con demasía pudiendo desviarse un poco la finalidad de este proyecto
• Así como también determinar las oportunidades de mejora que tiene la empresa de forma general.

Elaboración de presupuesto anual y comparación mensual

Para este se trata de implementar un proceso de presupuestos en el que se incluya todos los centros de costos.

Proceso de pago a proveedores

Aquí se llevan a cabo las negociaciones con los proveedores de materia prima y mercadería en general, así como se realiza el pago y posterior registro de las compras realizadas a los mismos. La alta dirección busca eficientizar la entrega de pedidos, determinar la forma de pactar los precios y posterior pago a proveedores, así como también agilizar la entrega de mercadería a tiempo.

Proceso de elaboración de nómina

El pago se hace de forma semanal con lo que el personal de recursos humanos utiliza mucho tiempo en el registro control y pago. Información ilegible pues enviada por fax con lo que no hay errores.

Compra de insumos

25 operaciones semanales se realizan de forma no planeada por lo que los distintos centros de costos hacen sus propias acciones generando un desorden total.

Cobros y control de créditos

Sólo clientes antiguos de la empresa o personas recomendadas. Periodo de recuperación de 115 días que es muy largo y que ocasiona que no haya mucha fluidez de efectivo.

3.- Identificar las mejores prácticas

Realización de análisis sobre procesos y procedimientos de las mejores empresas a nivel mundial. Estas herramientas fueron tomadas de Arthur Andersen, permiten rediseñar los procesos de negocio con el fin de evaluar las oportunidades de mejora identificadas en análisis de la situación actual.

Se busca desarrollar:

• Desarrollar nuevos procesos, considerando los recursos tecnológicos actuales y necesarios.
• Implementación de mejores prácticas.
• Discusión de políticas y procedimientos propuestos.

Procesos propuestos y mejores prácticas

Elaboración de presupuesto anual y comparación mensual

Mejores prácticas  

• Desarrollar los presupuestos y hacer entrega por centro de costos (es decir, por departamentos.)
• Invertir grandes cantidades de recursos para desarrollar los mecanismos de los presupuestos anuales sin sacrificar la calidad de los recursos.
•  Evaluar cuantos presupuestos se necesitan realizar y cada cuánto es necesario revisarlos. Según Andersen deben ser 5.
• Estandarizar los métodos de realizar presupuestos.
• Crear presupuestos no tan detallados.
• Implementación de tecnología
• Se deberá entregar la información de forma rápida
• Encuestas de forma mensual para ver la satisfacción de la mejora de reportes

Proceso de pago a proveedores

Mejores prácticas

• Acuerdos con los proveedores que convengan a ambas partes.
• Elaborar base de datos de proveedores donde venga todos sus datos.
• Implementar sistemas de medición hacia los proveedores.

Proceso de elaboración de nómina

Mejores prácticas

• Reducir el los tiempos de pago a forma quincenal para reducir las operaciones financieras.
• Sistema integrado de pagos en líneas con aplicaciones correspondientes para este rubro
• Aplicar pagos mediante transferencias electrónicas

Procedimientos de compras de insumos

Mejores prácticas:

• Optimizar la base de datos de los proveedores
• Implementar sistemas de medición a proveedores para verificar la calidad de los productos que ofrecen
• Retroalimentación por parte de los proveedores, para ver el funcionamiento del departamento de la empresa y cómo desempeña sus funciones.
• Planeación de compras por centro de costos para agilizarlas y elaboración de reportes

Procedimientos de cobros y control de créditos

Mejores prácticas

• Ofrecer descuentos o incentivos para que los clientes paguen a tiempo sus créditos en las fechas estipuladas.
• Extender los métodos de pago que se ofertan en la empresa.
• Acceso automático a los clientes en línea para que observen el estado de sus cuentas

4.- Adaptar mejores prácticas

Elaboración de presupuesto anual y comparación mensual

Recomendaciones

• Se propuso un proceso definido de presupuestación que permita realizar comparaciones mensuales y ejecutar un control de gastos con el fin de llevar a cabo una revisión de gastos reales vs ejecutados.
• Se deberá emitir un reporte de ejecución presupuestal en forma mensual, el cual se entregará una semana después al cierre contable
• Se debe de preparar y revisar en forma descendente. Y se debe de elaborar desde cero cuestionando cada costo y gasto incurrido.

Proceso de pago a proveedores

Recomendaciones

• Reducir porcentaje de aceptación de error de 10% a 5%.
• Implementar sistemas de medición a los proveedores.
• Reforzar los pagos mediante la banca electrónica para motivos de seguridad.
• Autorización por parte de firmas de puestos abajo del director general.
• Precios no acordados, mercancía no aceptada.
• Hasta haber firmado de recibido, pueden salir los cheques de caja.

Proceso de elaboración de nómina

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