Aplicación de las habilidades gerenciales en la organización

Aplicación de las habilidades gerenciales en la organización

por medio de una técnica creativa.

Aplicado en la

Empresa Social Del Estado

Hospital

 Susana Lopez De Valencia

Popayan-Cauca.

Universidad Del Areandina

Auditoria En Salud

Gerencia Organizacional

Eje II

Licet Catherine Pulido Álvarez

Lisbeth Danitza López

Lina Tatiana Varón Portela

Francia Elena Santis Chamorro

26 de marzo de 2021

Introducción

     Al hoy los gerentes modernos tienen un enfoque organizacional apuntándole siempre a las estrategias que logren resultados efectivos en el manejo integral de sus instituciones, teniendo en cuenta siempre las habilidades que puede potencializar a cada líder de manera personal transmitidas a un equipo.  Es el caso de los gerentes en el sector salud que se caracterizan siempre en crear efectos positivos poniendo el retrovisor en aquellos que han triunfado en este medio y rechazando todas aquellas acciones que han llevado al fracaso a esos que no han trabajado aplicando las habilidades gerenciales adheridas a la literatura que orienta al éxito organizacional.

     Es el caso del enfoque de este trabajo, basado en el estudio de las habilidades gerenciales en la ESE Hospital Susana López De Valencia, donde se muestra que el líder del área de Facturación cumple el rol de procesos encaminados a la integralidad y a conseguir el objetivo común de la organización que es el de prestar servicios integrales centrados en el usuario y en el marco del mejoramiento continuo, aun con las debilidades administrativas preexistentes.

     En el cuerpo del trabajo se describe a la institución de manera global y se hace énfasis en el área de Facturación, se identifican las habilidades gerenciales con las que cuenta la persona encargada, se selecciona la técnica de pensamiento creativo: Los seis Sombreros, se aplicará esta técnica en el contexto identificado o en la habilidad de gerencia a intervenida.

1. Objetivos

Objetivo General.

     Afianzar y poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el eje N. 2, basados en las habilidades gerenciales, que a grandes rasgos busca orientar al equipo en la aplicación de las herramientas al interior una organización, y que sirven como espejo para reflejar la iniciativa misional, ser excelentes influenciadores del manejo de los procesos, fomentando el buen trabajo en equipo, fortaleciendo estrategias que contribuyan a la construcción de resultados positivos y efectivos.

Objetivos Específicos.

• Adentrarnos en una institución de salud, conocer su estructura organizacional, su razón de ser, de donde viene, para donde va y su actividad economica.
• Desarrollar un diagnostico situacional de la organización y una de sus áreas, para conocer sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
• Identificar habilidades gerenciales en el personal que labora en la institución y aprender a describirlas.
• Aplicar las técnicas de pensamiento creativo dentro la organización elegida para la elaboración del trabajo y analizar sus características y su aplicabilidad dentro de la institución.

Aplicación de las habilidades gerenciales en la organización

por medio de una técnica creativa.

Aplicado en la

Empresa Social Del Estado

1. Breve descripción de la empresa: ubicación, actividad económica, misión, visión y principales actividades que realiza.

     Empresa.

     ESE Hospital Susana López De Valencia.

     Por ordenanza 001 de 1995 y en cumplimiento de la ley 100 de 1993 se crea como un Establecimiento Público del orden descentralizado, dotado de Personería Jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente para prestar servicios de salud en el segundo nivel de atención. La denominación original se cambia por la de Hospital Susana López de Valencia – ESE., en memoria de la esposa del presidente Guillermo León Valencia.

     Ubicación:

     Se encuentra ubicada en el suroccidente colombiano, en el departamento del Cauca, en la ciudad de Popayán, Comuna N°. 6

     Actividad Económica.

      Institución Prestadora de Servicios de Salud

     Misión.

     “Prestamos servicios integrales centrados en el usuario y en el marco del mejoramiento continuo”.

     Visión.

     “Seguiremos camino hacia la excelencia ofreciendo servicios integrales y garantizando la sostenibilidad financiera”.

     Principales Servicios.

Prestación de servicios tales como:

• Apoyo diagnóstico y complementación terapéutica
• Consulta externa
• Hospitalización.
• Quirúrquicos.
• Transporte asistencial básico y medicalizado.
• Urgencias.
• Unidad Medica Pediátrica.

1. Descripción del área de Facturación y diagnóstico de la misma.

     El área de facturación está relacionada con el proceso de admisiones; su objetivo básico es realizar el seguimiento al paciente desde su ingreso a la institución hasta el egreso, al tiempo que realiza un registro de cada uno de los servicios prestados durante la estancia del paciente, para finalmente producir un documento equivalente a cobro o factura de venta de servicios.

     En el servicio laboran 18 trabajadores, con turnos así: De lunes a viernes, laboran 10 personas en una intensidad de 9 horas diarias, y el resto en el servicio de urgencias en turnos de 6 horas.

    Se generan los siguientes resultados como efecto del buen uso de las habilidades gerenciales:

• Entre las fortalezas que posee el equipo están la comunicación fluida, cuenta con actualización de procesos y socialización de manuales y resoluciones que surgen en el tiempo y se hace de manera periódica, estipulados en cronograma de actividades, acompañamiento del jefe de área en aspectos como la priorización en el manejo del tiempo, evaluación continua de resultados lo que da la capacidad de formular oportunidades de mejora y creación de planes de acción entre el equipo del área de facturación y las áreas asistenciales.
• Disminución en tiempo de espera de las citas médicas para la atención de medicina general en consulta externa, actividades de PyM, toma de muestras en laboratorio clínico y toma de rayos X.
• Al tener clara las actividades y responsabilidades en el área de trabajo se presentan situaciones de buen ambiente entre los funcionarios, existe comunicación “Multicanal” y se genera una información estructurada y organizada, importante tanto para el cliente interno como externo de la institución.
• La satisfacción del usuario en la ESE Hospital Susana López De Valencia se da por la excelente oportunidad en la atención.
• Óptimos procesos organizacionales impartidos desde el líder de área de facturación delegado por su gerente.
•  La calidad y la calidez del servicio inician desde la admisión, esto contribuye a que se brinde una atención médica con fluidez, medido desde la reducción del tiempo de espera empleado por el usuario en la ESE Hospital Susana López De Valencia.

Situación identificada como Debilidad.

     En la ESE Hospital Susana López de Valencia se evidencia una situación en el área de facturación y es que los sistemas de información y comunicación relacionados con el software que actualmente utilizan para digitalizar su facturación es obsoleto, situación que trae traumatismos a la hora de cobrar las facturas de producción, hay que tener en cuenta que se pueden presentar errores en el momento de liquidar las cuentas medicas porque puede generan un reporte inoportuno y sin calidad, en la entrega de liquidación de cuentas para la salida de los pacientes de urgencias y hospitalización, diligenciamiento incompleto de los rips para la validación y cargue de cuentas para su respectiva radicación, lo cual puede causar traumatismos ante las EAPB, convirtiendo este último en giros tardíos por  atenciones prestadas en el hospital y la radicación fuera de los tiempos establecidos perdiendo el norte de un sostenimiento financiero fundamental, reflejados en la cotización de prestaciones y pago de salarios de forma inoportuno a los empleados y proveedores, sin hablar de los problemas de seguridad que se pueden generar, Esto significa que, ante cualquier problema, la institución tiene que hacer frente a los costes de reparación y solución de incidencias. A ello se suma el gasto que implica que las actividades se paralicen durante el tiempo que sea necesario para arreglar los daños.  En conversaciones con el líder expresa que “las constantes rotaciones administrativas han detenido la adquisición de un software actualizado, habiendo vencido la licencia del actual” se evidencia gestión de solicitud para adquirir un sistema moderno que brinde la integralidad para el funcionamiento del área de facturación.

1. Habilidades Gerenciales Del Líder Del Proceso

     Se puede identificar que el líder del área de Facturación de la ESE Hospital Susana López De Valencia cuenta con las siguientes habilidades:

• Liderazgo: Teniendo en cuenta que ser líder no es, como erróneamente se cree, una capacidad personal para hacer que otros los sigan ciegamente. Un líder es, en cambio, la posibilidad y la decisión personal de comprometerse a ayudar a otros a utilizar en sus propias vidas el potencial creador que duerme dentro de ellas, de tal manera que puedan comportarse en función de sus propios principios y prioridades.  El encargado, como Líder, se caracteriza por ser Democrático:  hace participación proactiva, tiene iniciativa al momento de comenzar procesos nuevos y marcar pasos para que el equipo aprenda a desarrollarlos, también les brinda confianza para que se sientan acompañados durante el ejercicio de la labor, dejando abierta la posibilidad de trabajar por un mismo fin pero poniéndole su sello personal.
• Comunicación. Sabe escuchar a los integrantes de su grupo de trabajo, practican una    comunicación en Red Multicanal, dentro de la ESE la comunicación fluye entre los integrantes del equipo, quienes imparten y construyen los procesos por el cumplimiento de un fin común.
• Trabajo en equipo. El líder reúne a su equipo de manera periódica para escuchar y retroalimentar los procesos con experiencias que proyecten al crecimiento desde la perspectiva de cada uno de sus integrantes. Esto fortalece la construcción de nuevas estrategias de trabajo, ejemplo, experiencias exitosas en comunicación con el usuario e interacción en su contacto diario, reconoce cada mes a su empleado destacado por alcanzar metas trazadas, hace llamados de atención verbales y por escrito para sentar precedentes dentro del área y a la vez aplica corrección colectiva del error o falta cometida., Ayuda a otras personas a dar lo mejor de sí mismos en sus relaciones laborales y personales, se maneja un cronograma de actividades motivacionales, encaminadas a fortalecer las cualidades del trabajo individual y en equipo.

• Buen manejo del tiempo. Se priorizan las actividades por medio de horarios estipulados para cada proceso: Revisión de glosas, digitación de actividades en estructura Rips, 4505, radicación de facturas para EPS, Fosyga, SOAT, entre otras actividades diarias en diferentes áreas de la ESE Hospital Susana López de Valencia.
• Manejo de un pensamiento creativo. El lider refiere que en la situación actual que se presenta con el software de información de facturación, han aprendido a sorfear las dificultades con estrategias como: identificar el problema, enfocarse en la busqueda de solociones para salvaguardar la información dandole un manejo optimo dentro del propio Sistema, para poder dar excelentes resultados al momento de generar los reportes de facturación, se realiza una exhaustiva revision previa a la entrega de la información a las EAPB, sin descartar los riesgos que esto trae por ser una revision manual.

1. Selección de una técnica de pensamiento creativo para abordar el problema identificado. Hacer una conceptualización  teórica  de  la misma.

Los Seis Sombreros.

     Es una técnica creada por Edward De Bono (2004) como una herramienta de comunicación utilizada para facilitar la resolución o el análisis de problemas desde distintas perspectivas. Se trata de un marco de referencia para el pensamiento que se orienta a la consecución de competencias tales como la creatividad, resolución de problemas y toma de decisiones o adaptación a nuevas situaciones. Este método nos permite pensar de manera más eficaz. Los seis sombreros representan seis maneras de pensar y deben ser considerados como direcciones de pensamiento, que debemos utilizar a la hora de enfrentarnos a un problema, más que como etiquetas para el pensamiento. Es decir, los sombreros se utilizan proactivamente y no reactivamente.

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