Auditoria Admitrativa

1. Fase de identificación:

• Estudio preliminar: Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir una atención más profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo un reconocimiento general de la empresa, que culmina con un estudio preliminar. El estudio preliminar está encaminado a lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza del estudio completo. Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.

El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema. En este caso, afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:

a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.

b) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.

c) Descubrir áreas en las que haya problemas de administración.

d) Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar.

e) Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos.

f) Por dónde empezar.

g) Hasta dónde debe llegar el estudio preliminar.

h) Estimación del tiempo y recursos necesarios (humanos, financieros y materiales).

i) Proponer, en su caso, medidas correctivas.

j) Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de una revisión posterior.

• Diagnostico: en esta fase, el diagnostico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeño en el trabajo.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar, para ello, se deben considerar los siguientes elementos:

• Génesis de la organización.

 Creación de la organización.

 Cambios en su forma jurídica.

 Conversión del objetivo en estrategias.

 Manejo de la delegación de facultades.

• Infraestructura.

 Esquema de operación (Procesos/ Funciones).

 Modificaciones a la estructura organizacional.

 Programación institucional.

 Nivel de desarrollo tecnológico.

• Forma de operación.

 Desempeño registrado.

 Logros alcanzados.

2. Fase de planeación:

• Planeación: Este aspecto consiste en elaborar una lista de lo que se va a examinar y los procedimientos a seguir son:

a) Documentos legales.

 Escritura constitutiva.

 Actas de asambleas de accionistas y consejo de administración.

 Contratos celebrados.

 Contratos colectivos de trabajo.

 Leyes que afectan a la empresa.

 Situación tributaria.

b) Elementos administrativos.

 Manuales de organización.

 Políticas.

 Análisis de puestos.

 Descripción escrita y gráficas de sistemas, procedimientos y métodos.

 Registro de firmas y autorizaciones.

c) Registros contables.

 Manual del sistema de contabilidad general y de costos.

 Descripción del sistema.

 Plan de cuentas e instructivo para su aplicación.

 Presupuestos.

 Balance general.

 Estado de resultados.

 Estado de costos y de producción.

 Informe comparativo mensual y anual de ventas.

 Informe mensual y anual de ventas y costos por producto.

 Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración, de ventas e indirectos.

d) De Gráficas.

 Puntos de equilibrio.

 Ventas.

 Producción.

 Compras.

e) General.

 Folletos de antecedentes históricos.

 Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales.

 Atención a clientes, empleados y proveedores.

 Forma de ejecutar una operación.

f) La encuesta: El auditor administrativo utiliza este método para obtener información por medio de la encuesta por cuestionario, al hacer preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas. En esta fase del plan de auditoría, el auditor administrativo utiliza dos métodos: Cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas, los datos habrán de ser daros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realización del estudio. Además, reflejaran el propósito, objetivos, autoridad y funciones específicas, debiendo quedar asentados en forma ordenada.

Las áreas de estudio son:

• Elementos de la administración:

 Planeación

 Organización.

 Integración.

 Dirección.

 Control.

• Aéreas funcionales:

 Producción.

 Ventas.

 Finanzas.

 Relaciones industriales.

 Compras.

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