Auditoria DIMO
Enviado por julianc6 • 11 de Octubre de 2011 • 1.266 Palabras (6 Páginas) • 1.036 Visitas
PLAN DE AUDITORÍA
Organización Auditada:
Almacén de Repuestos y suministros de la planta Procter & Gamble.
Objetivos de la Auditoría:
Verificar, evaluar el cumplimiento del correcto funcionamiento de las fases del proceso de almacenamiento y distribución de repuestos y suministros, proporcionando un análisis y recomendaciones concernientes a las actividades que realiza el área auditada
INFORME COSO
Ambiente de control
• La compañía tiene una organización basada en principios que son respetados por la Gerencia y supervisores y jefes de mando medio.
• La empresa tiene una visión y misión general y por áreas de trabajo.
• El estilo de la dirección es una organización Horizontal, cuenta con reglamentos internos, políticas de desarrollo de crecimiento personal y controles internos que aseguran la salud organizacional de la empresa.
• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
• El almacén de repuestos y suministros cuenta con personal con una antigüedad mayor a 2 años y menor a 3 meses.
ORGANIZACIÓN
Evaluación de Riesgos:
• El almacén de repuestos y suministros constantemente está cambiando en su volumen de ventas y el local inicial ha cambiado por que la anterior resulto muy pequeña y los repuestos se encontraban en malas condiciones de almacenamiento.
• Hay empleados que tienen poco tiempo y están atendiendo al cliente y a veces causan demoras en la atención.
• Los cambios acelerados en las nuevas iniciativas traen como consecuencia demoras en la adquisición de repuestos por su importación y los procedimientos de inclusión al almacén.
• La salida de repuestos no cuentan con la documentación completa. Esto podría traer consecuencias cuando se realizan auditorias de IRA.
Actividades de control:
• Las actividades se realizan con SAP y documentación que tiene niveles de autorización para poder ser procesadas y documentadas.
• Hay un sistema de control de existencias es decir periódicamente se audita al azar algunos artículos del almacén.
• Cuentan con un scorecard donde manualmente registran el resultado de sus medidores. Esto a veces trae problemas porque depende el conocimiento de algunas personas y si esta no se encuentra en planta (vacaciones, licencia sindical, etc) no se reporta y absorbe el tiempo de otras personas que trabajaron antes en el almacén para actualizarlo.
• La salida de repuestos se realiza con autorización de personas que han sido autorizadas por el gerente de progresivo. En el 3er turno los vales de salida no son llenados correctamente y esto ocasiona retrabajos y peligro de dejar sin repuestos debido al poco stock de seguridad que se manejan.
• Para ingresar al almacén en el 3er turno lo hacen con la presencia de un vigilante este cuenta con 2 puertas y cada uno tiene una llave para asegurar el no ingreso de una persona. A veces hay desconocimiento del procedimiento por que el vigilante deja ingresar mas de una persona y hay riesgo de pérdidas.
Información y comunicación:
• Su sistema de información en la obtención de resultados se realiza en los tableros de información y en un directorio compartido donde tienen acceso solo personal autorizado esto es :
1. Los miembros del almacén.
2. Los miembros del PLT (gerentes)
3. El área de compras
4. Los miembros del área de mantenimiento.
5. Supervisores de mando medio.
• Para su comunicación con otras áreas utilizan los correos electrónicos corporativos que tienen peso de documento. Para esto cuando el personal responsable recibe un visto bueno y negativo guarda este mail en un archivo electrónico y su impresión en un file personal.
Supervisión:
• El empleado encargado de los pedidos al área de compras no trabaja todos los días porque tiene licencia sindical.
• En ocasiones se retrasan las órdenes de compra vía SAP porque estas al ser de forma manual tiene el riesgo de parar las operaciones por falta de algún repuesto.
• Hay un inadecuado seguimiento a las transacciones de salidas del almacén y esto puede generar problemas de controles internos.
Auditoria
Criterios para la auditoria:
• Roles y responsabilidades del Jefe de almacén.
• Roles y responsabilidades del técnico responsable del registro de entradas y salidas del almacén.
• Roles y responsabilidades del técnico de recepción de materiales en el almacén.
• Roles y responsabilidades del técnico de despacho de materiales.
• Roles y responsabilidades del técnico de coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad.
• Control IRA.
• Manual interno de P&G.
• Auditorias de salud.
CRONOGRAMA:
Responsable Personas HH Actividades Programación Trabajo
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