Aux asistente administrativo segundo temario

2do TEMARIO

WILLIAM ALEJANDRO LOAIZA DUARTE

E-UREKA

TÉCNICO AUXILIAR/ ASISTENTE ADMINISTRATIVO

MEDELLIN

2020

GESTION DOCUMENTAL

1. Importancia de los ARCHIVOS

 Realice una investigación tanto a nivel global como nacional de la Importancia de los ARCHIVOS * La Investigación debe no ser inferior a 2 hojas e incluir en el caso local las entidades y normas principales para el archivo de documentos en Colombia.

Podemos empezar con darle una definición a los archivos y para esto podemos decir que es un conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.

Todos los archivos son importantes tanto a nivel nacional como global, ya que esto contiene toda la historia de una empresa o de la misma nación, como además los soportes de todas las acciones administrativas, es siempre se debe hacer los procesos de gestión documental y la digitación de archivos.

Cuando los archivos están organizados y bien gestionados, se pueden tomar decisiones que favorezcan a la empresa, a procesos de investigación, al estado etc.

El consejo internacional de archivos (CIA), indaga un paso importante para optimizar la compresión y el conocimiento dentro del público en general. Según la declaración origina la preservación y accesibilidad universal del patrimonio documental mundial, con el fin de preservar los archivos que protegen los derechos humanos, endurecen la memoria colectiva y sustentan gobiernos y procesos transparentes.

Toda esta declaratoria se divide en 3 partes:

• Importancia de los archivos en la sociedad
• El reconocimiento de la necesidad de los archivos
• El compromiso del consejo internacional de archivos para trabajar colectivamente.

Todo este tema cobra vital importancia cuando en nuestra vida siempre vamos recolectando, leyendo y analizando distintos datos que a través de un proceso y metodología ha permitido la generación de una información útil, que se le ha catalogado como Banco de datos, donde se puede consultar todo lo referente al campo socioeconómico.

Toda esta información es guardada en un archivo donde en muchas ocasiones están almacenadas en habitaciones o hasta edificio enteros donde fueron clasificadas y ordenadas para ser encontradas con facilidad.

Los archivos en Colombia:

Según la normatividad de Colombia, en el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque todos estos documentos son necesarios para la toma de decisiones fundadas en antecedentes, pasada su vigencia estos se convierten en patrimonio cultural y de la identidad nacional.

También le sirve a la nación para:

• Toma de decisiones
• Imagen confiable
• Respaldo legal
• Memoria Institucional
• Fuente Cultural
• Refleja Resultados
• Procedimientos Únicos
• Historia

Todos estos archivos tienen un gran valor para la:

• Administración: Al ser archivos que se almacenan y de índole público, el gobierno, dependencia, entidad o empresa siempre deben acudir frecuentemente a documentos que fueron producidos o recibido, para comprobar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, en información para hacer investigaciones, tomar decisiones, dale respuesta a tramites o demandas de orden legal, administrativo o fiscal o a exigencias de los ciudadanos.
• Investigación: Los archivos son las fuentes primarias para cualquier investigación que se quiera emprender por parte de los investigadores y estudiosos. Estos también sirven para encontrar la verdad, versiones y acontecimientos que sean lucrativos para investigaciones referentes a la historia, administración, economía, geografía, procesos sociales, políticos, etc.
• Comunidad y estado: Los archivos al estar organizados, almacena todos los derechos y deberes que tienen las personas, el Estado y de este con otros Estados. Esto documentos también son una herramienta para el control público y social lo cual beneficia a la participación ciudadana para la lucha contra la vulnerabilidad del Estado.
• Desarrollo Económico y Social: Los archivos cobran una vital importancia porque se debe tener un conocimiento previo, para llevar a cabo nuevas iniciativas, conocimiento y comprensión de los antecedentes de programas, medidas y procedimientos que conlleven al mejoramiento continuo.
• Desarrollo Científico y Tecnológico: El almacenamiento de documentos permite que esto sea un insumo para los resultados que se quieren lograr durante los procesos de investigación.
• Fomento de la Cultura y el Desarrollo la identidad nacional: Los documentos evidencian la vida de las comunidades y de las naciones que pertenecen, su entorno, las relaciones que tienen con otras comunidades, como también las diferentes expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico, político y cultural.

1. Cualidades de los Archivos:

Explique ampliamente en 2 hojas mínimo y con ejemplos los conceptos de cualidades de los archivos desde:

• Lo económico: Debe valer para las necesidades de la organización, donde se debe obtener cotizaciones e informes relacionados a la parte económica de esta.

• Lo simple: Todo el contenido referente a esta debe ser lo más sencillo posible.

• Lo funcional: Permite que la operación de archivar y consultar se haga de una forma rápida y eficiente.

• Lo exacto: La clasificación debe ser exacta para evitar errores

• Lo técnico: Se debe tener registro de todas las situaciones para que el encargado pueda tomar decisiones y no dependa de la memoria de quien archive.

1. Categorización de los archivos públicos en Colombia

Investigue todo lo relacionado con la categorización de los archivos públicos en Colombia, según su:

1. Jurisdicción y Competencia: Estos se clasifican en

• Archivo General de la Nación
• Archivo General del Departamento
• Archivo General del municipio
• Archivo General de Distrito

1. Según su territoriedad: Estos se clasifican desde el punto de vista territorial

• Archivos de entidades de orden nacional
• Archivos de entidades del orden Departamental
• Archivos de entidades del orden distrital
• Archivos de entidades del orden metropolitano
• Archivos de entidades del orden municipal
• Archivos de entidades de orden local
• Archivos de entidades territoriales que se creen por ley
• Archivos de los territorios indígenas, que se crearan cuando la ley los desarrolle

1. Según las organizaciones del estado:

• Archivos de la rama ejecutiva
• Archivos de la rama Legislativa
• Archivos de la rama Judicial
• Archivos de los órganos de control
• Archivos de los organismos Autónomos

1. Con un ejemplo real explique el Ciclo Vital de los Documentos de Archivo dentro de la organización y en un mapa conceptual explique cómo impacta esto a la productividad incluyendo la parte legal y el impacto de multas y sanciones de diferentes entes de control del estado.

• Ciclo Vital de los Documentos de Archivo:

• Archivos de gestión: Creación de un contrato de trabajo legal y administrativo para una organización por 3 meses.

• Archivo central: Cuando el empleado cumple ese tiempo, ya sea porque él continúe y se renueva el contrato o se retire de la empresa.

• Archivo Histórico: La función por la que fue creado el contrato ya no cumple los parámetros, pero aún sigue vigente porque posee algún otro valor primario, puede que perdió su valor administrativo, pero no el legal.

• Ley General de Archivos

Según el artículo 4 de la ley general de archivos realice un mapa conceptual en donde explique los conceptos relación e importancia de: a) centros archivos y dinámicos de información b) centros vitales de estudio e investigación c) centros de desarrollo de la empresa y del país

[pic 1]

• Concepto e Importancia de los Archivos

Cuál es el concepto e importancia de los archivos, y en qué consiste el artículo 3 de la ley general de archivos, resuma en no menos de 2 hojas.

...