Segundo parcial sistemas administrativos

P A R C I A L E S

CURSOGRAMA

• Si el cliente hace un pedido por teléfono y debe retirar su pedido antes de 10 días, de lo contrario cambia el precio. Se utiliza una demora de 10 días. 

• El proveedor envía la mercadería con su remito, y lo entrega en el sector almacenes, el que la recibe emite una nota que es recibida en forma provisoria hasta ser controlada, esta nota la firma el transportista del proveedor y se archiva en almacenes. La nota no sale del sector almacenes y en esa columna la debe firmar el transportista del proveedor, ya que él se encuentra en ese momento en la empresa.

• El primer día hábil de cada semana se controla el cuaderno de stock, este procedimiento se indica: con una rutina no relevada.

• Si la narrativa indica algún procedimiento con el que no estamos de acuerdo no es comprensible, para presentarlo en el cursograma: se debe volcar tal cual está narrado y si no son comprensibles se debe iniciar como rutina no relevante. 

• SIEMPRE después de un CONTROL debe haber una DECISION.

• NO SIEMPRE, antes de una DECISION va un CONTROL.

• Los distintos circuitos de un mismo sistema (compra, venta, etc) se deberían poder integrar en un único circuito.

• Si la narrativa indica que el proveedor debe esperar hasta los días lunes para entregar la mercadería: se indica demora en el área de responsabilidad del proveedor.

• Los procedimientos de los sectores externos a la empresa como (clientes, proveedores) son  siempre no relevantes.

• Si aparece una DEMORA en el medio del circuito, LO DETIENE. Implica definir la condición por la cual se va a demorar el circuito.

• Puede haber demora sin flecha de entrada, implica hacer uso de la demora para comenzar un circuito.

• Un cuaderno se puede representar con un símbolo de banco de datos.

• Si una empresa no tiene un organigrama formal, igual se puede realizar un cursograma.

• Utilizando el enfoque sistémico funcional, puede parecer diferentes circuitos en un cursograma desconectados entre sí y solamente conectados a través del uso en común de algún archivo de documento.

• Si hubiera un subcircuito sin relación directa (ni flecha ni símbolos de conectores) con lo demás, esto generaría un ERROR.

PYMES

• Las pymes se diferencian unas de otras: porque tienen una idiosincrasia propia.

• Se puede distinguir a las PYMES por:

• Cantidad de personas;
• Volumen de su facturación,
• Cantidad de metros cuadrado cubierto,
• Tipo de relaciones interpersonales.

• PYMO: significa pequeña y mediana organización. Y una empresa sin fines de lucro debe ser llamada PYMO en vez de PYME.

• PYME: significa pequeña y mediana empresa. Este concepto varía de país en país.

• Las empresas PYMES en nuestro país tienden al AUTO-ASESORAMIENTO.

• La mítica de al “impenetrabilidad” en informática es aquella por la que se considera incomprensible para un usuario la jerga y los conceptos de la profesión.

• La mítica de la “inmediatez” es la vieja costumbre empresarial de requerir todas las cosas para ayer.

• PYMI: significa pequeña y mediana industria.

• Las corrientes que distinguen a las PYMES según el tipo de relaciones interpersonales dice que:

• En las más pequeñas los directivos conocen hasta el detalle de sus menores empleados. Y los empleados no conocen nada de su máximo directivo.
• En las medianas los directivos conocen hasta el detalle de sus cuadros medios (gerentes), pero no conocen nada de sus empleados.
• En las grandes el nivel más alto le da cultura, no conoce nada de los demás niveles.

• Fragilidad u oportunidad de las PYMES: cuentan con un gran valor socioeconómico, que es su voluntad de estabilidad, pero ante la dificultad y las crisis, son las que realizan mayores esfuerzos.

•  Las PYMES pueden desaparecer por los siguientes motivos:

• Oportunidad de vender a un buen precio,
• Incapacidad para prever los cambios de mercado o adaptarse a ellos,
• Insuficiente inversión en investigación y desarrollo,
• Inadecuado control de costos,
• Falta de acceso al crédito de taza razonable,
• Deficiencias en la gestión.

ORGANIZACIÓN

• Desde el punto de vista de la informática cuales son los tres pilares para el crecimiento y la expansión de una empresa: MERCADO, ADMINISTRACION Y ORGANIZACIÓN.

• Estos tres pilares son iguales validos para una empresa comercial como para una industrial.
• La ORGANIZACIÓN es inicialmente alimentada por la ADMINISTRACION

• Una deficiencia de mercado podría ser compensada por un refuerzo de la ORGANIZACIÓN FORMAL.

SUPONIENDO EL CASO DE NEGOCIOS NUEVOS SIN EXPERIENCIA PREVIA

• Incorporar un nuevo socio con experiencia refuerza la ORGANIZACIÓN.

• Adquirir una computadora y un programa refuerza la ADMINISTRACIÓN

• Adquirir la computadora y el programa es decisión de ADMINISTRACIÓN.

• Invertir en publicidad en la zona refuerza el MERCADO.

• La ORGANIZACIÓN FORMAL toma como referente o como modelo  a la ORGANIZACIÓN.

RELEVAMIENTO

• Preguntar sobre las cantidades existentes o deseadas en cada función (cantidad de remitos o cantidad de clientes deudores).

• Preguntar sobre los tiempos existentes o deseados en cada función (tiempo empleado para la atención al público).

• Preguntar sobre los tiempos existentes o deseados en cada función (tiempo deseado de demora en una respuesta).

• Preguntar cantidades o tiempos deseados sobre los incrementales pretendidos.

• Conocer los objetivos explícitos del proyecto que pueden o no ser escritos.

• Incluir en nuestro análisis los objetivos implícitos del proyecto, que si se incluyeran en el objetivo escrito del proyecto dejarían de ser implícitos.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

• La TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS fue propuesta por Bertalanffy.

• El origen de la TEORIA GENERAL DE SISTEMA está en las ciencias naturales.

• La TEORIA GENERAL DE SISTEMAS propone un “lenguaje común de las ciencias”, ello implica fundamentalmente la “transdisciplinariedad”.

• El MODELO MECANISISTA de sistema es el modelo más primario por presentar un bajo nivel de adaptabilidad.

• Según se trate de sistema con o sin objetivos predeterminados habría que considerar más de una definición

• Los sistemas son, por definición, siempre INTELEQUIAS (abstracciones) sin existencia física.

• El empleo de la definición estructural de sistemas puede emplearse en investigaciones para averiguar los objetivos.

• La ENTROPIA afecta a los sistemas haciéndoles perder organización

• La NEGUENTROPIA es la capacidad de autoorganización  de los sistemas.

• Los PROCESOS MORFOGENICOS sobreviven casi todas las veces, tras un fallido intento homeostático.

• Las llamadas ESTRUCTURAS DISCIPLINARIAS  son sistemas con capacidad de autoorganización.

• La MOFOGENESIS puede producir la ampliación de un desvio en lugar de su achicamiento.

SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMACION

• No existe un buen PLANEAMIENTO sin CONTROL;

• Los controles no son eventos aislados;

• No existe el CONTROL sin DECISIONES;

• Las decisiones no son eventos aislados;

• La INFORMACIÓN es el flujo que los integra a todos.

CINCO MECANISMOS DE COORDINACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN (MINTZBERG)

• El individuo que trabaja solo no siente necesidad de recurrir a ningún organismo;

• Si se añade una segunda persona, necesitamos una coordinación entre mentes distintas;

• Si trabajan en grupos reducidos, se amoldan entre sí de MODO INFORMAL, siendo la ADAPTACIÓN MUTUA el mecanismo de coordinación fundamental.

• A medida que el grupo crece, es más difícil la coordinación informal. Aparece la necesidad de liderazgo, donde el control del grupo pasa a una única persona, siendo la SUPERVICION DIRECTA el mecanismo de coordinación fundamental.

• Si el trabajo se vuelve cada vez más complejo, se impone alguna NORMALIZACIÓN de las nombradas anteriormente.

• Si resulta imposible normalizar las tareas divididas en la organización, se puede regresar al punto de partida, adaptación mutua.

CINCO PARTES FUNDAMENTLES DE UNA ORGANIZACIÓN

• El ÁPICE ESTRATÉGICO, la LINEA MEDIA y el NÚCLEO DE OPERACIONES aparecen como una secuencia interrumpida para indicar que están conectadas mediante una ÚNICA LÍNEA DE AUTORIDAD FORMAL.

• La TECNOESTRUCTURA y el STAFF DE APOYO están situados a uno y otro lado para indicar su separación de dicha línea principal de autoridad, influyendo en el NÚCLEO DE OPERACIONES de modo indirecto.

• El nivel superior está compuesto por el ápice estratégico.

• El nivel intermedio está compuesto por la tecnoestructura, la línea media y el staff

• El nivel inferior está compuesto por el núcleo de operaciones.

• El mando está compuesto por el ápice estratégico y la línea media.

• El ÁPICE ESTRATÉGICO seria una modalidad ascilante entre lo formal y lo informal. (PARCIAL).

• El NÚCLEO DE OPERACIONES podría ser una mezcla entre lo formaly lo informal. (PARCIAL).

MODALIDADES DE MINTZBERG PARA LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES                                     

• Los flujos regulados es la que más responde al enfoque funcional (PARCIAL)

• La comunicación informal NO ES la que mas responde al enfoque orgánico. (PARCIAL).

• Las constelaciones de trabajo oscilan entre lo formal y lo informal.

• Un ejemplo de constelación de trabajo sería el de un gerente con su secretaria privada. (PARCIAL).

• Las decisiones AD HOC NO responden al enfoque orgánico. (PARCIAL).

CICLO EVOLUTIVO DE UNA PYME

• Habitualmente una PYME no encarará un Proyecto de Organización Formal sino hasta haber encontrado un techo expansivo.

• El techo expansivo suele descubrirse después de numerosos intentos de seguir creciendo con el mismo estilo vigente hasta entonces

• Llamaremos CICLO DE FRUSTRACIÓN O FRACASO al periodo al que sucesivos intentos fallidos de crecimiento tienen lugar.

• Habitualmente los Proyectos de Organización Formal solo aparecen en la vida de la empresa una vez que el ciclo de frustración ha tenido lugar.

• Desde que se inicia un Proyecto de Organización Formal puede preverse la nueva aparición de un techo expansivo, que incluso será más predecible que al aparecido antes del POF.

• La informática centra su atención en la organización.

• A la informática en un Proyecto de Organización Formal si le interesa la administración porque es la garantía para que una organización funcional se cumpla.

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