CAPITULO 4 EL ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

UNIDADES 5 Y 6

CAPITULO 4 EL ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

4.1 EL ALMACEN

Una vez que se han colocado los pedidos a los proveedores es obligatorio para ellos entregar la mercancía en tiempo y forma de acuerdo a lo solicitado, pero donde se recibirá la mercancía?. Es el almacén de materia prima o también llamado almacén general en donde generalmente se reciben las mercancías que hemos pedido a nuestros proveedores. Aunque como ya dijimos en la mayoría de los casos el almacén no depende directamente del departamento de compras sino del departamento de producción la relación existente entre compras y el almacén nos exige conocer en detalle el funcionamiento de los almacenes.

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos por la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener movimiento rápido de entrada y salida o sea rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltante, al menor costo posible de operación y con la suficiente seguridad de que no se dañará.

Los costos en los que incurrimos por tener un almacén pueden clasificarse como sigue:

a.- Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de las existencias.

b.- Gastos de seguros.

c.- Espacio ocupado multiplicado por el valor comercial del metro cuadrado.

d.- Amortización del edificio y equipamiento del almacén.

e.- Devaluación de la mercancía

f.- El deterioro y la merma

g.- Los costos del personal del almacén incluyendo prestaciones.

Dependiendo del tipo de organización generalmente existen tres clases de almacenes:

a.- Almacén de materia prima o general

b.- Almacén de herramientas y refacciones (Mantenimiento)

c.- Almacén de producto terminado.

En esta ocasión nos referiremos a los dos primeros dejando el tercero para cuando tengamos la oportunidad de platicar sobre ventas, pero esto será en otra ocasión.

4.2 PRINCIPIOS BASICOS PARA CUALQUIER ALMACEN:

1.- La custodia fiel de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2.- El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3.- Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo control.

4.- Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.

5.- Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén y a programación y control de las existencias.

6.- Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido por compras, control de inventarios y producción.

7.- La identificación deberá estar codificada cuando sea posible.

8.- Cada material o producto tiene que ubicase según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite su colocación y su localización, esta misma información deberá marcarse en la tarjeta de control.

9.- Los inventarios físicos deben de levantarse solo por personal ajeno al almacén.

10.- Toda operación de entrada y salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

11.- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.

12.- Los materiales almacenados deberán obtenerse facilmente cuando se necesiten.

13.- La disposición del almacén deberá facilitar en control de los materiales.

14.- El área ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento, proporcionalmente deberá ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

4.3 FUNCIONES DEL ALMACEN

a.- Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

b.- Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

c.- Mantener en constante información al departamento de compras sobre las existencias reales de materia prima.

d.- Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas ( entradas y salidas)

e.- Vigilar que no se agoten los materiales. (máximos y mínimos)

4.4 CONSIDERACIONES ACERCA DE LAS CONDICIONES DEL ALMACEN

Al momento de seleccionar un espacio para dedicarlo a almacén deberemos de tener en cuenta los siguientes puntos importantes:

1.- Las superficies puestas a disposición de las existencias. En este caso cantidades a almacenar son evidentemente proporcionales al lugar que se dispone para colocarlas, por lo que conviene apreciar para cada articulo el espacio que se le pueda reservar y establecer el periodo en que se conservará en consecuencia.

2.- El volumen. Cuanto más voluminoso es el material, menos se puede almacenar, pero si se estudia cada problema de almacenamiento y manutención, llegaremos a colocar más material del que hubiéramos podido pensar en un principio.

3.- El peso. La exageración en un almacenaje de mercancías pesadas puede conducir a catástrofes o a riesgos que es preferible evitar.

4.- Los precios. El valor total de una existencia es proporcional a las posibilidades financieras de la empresa.

5.- La frecuencia de consumo. La marcha mas o menos rápida de las salidas de un articulo determinado aumenta o disminuye el interés de la supervisión que se le debe dar.

6.- La necesidad imperiosa de almacenar. Aquí el almacenamiento tiene que ser ordenado y ha de proporcionar condiciones físicas que ayuden a la conservación de la calidad de los productos almacenados.

Depositar material en un almacén es lo mismo que depositar dinero en un banco. Tiene doble finalidad:

a.- Protegerlo

b.- Que sea útil por medio de

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