CASA VALLADOLID HOTEL BOUTIQUE

PLANEACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO (CONTROL)

Etapa

Propósito estratégico

Naturaleza

Casa Valladolid es un hotel de nueva apertura que comienza a penetrar en la competencia del sector turístico. Se encuentra registrado por un órgano gubernamental (en este caso la SECTUR) que es dirigida a todo tipo de turistas tanto potenciales como reales como de la misma forma se dirige a mercados como agencias de viajes locales.

Por medio de ella se ha ejecutado una auditoria administrativa y se ha podido verificar que dentro del hotel se ejerce un control interno bien establecido por  los estándares de desempeño, eficiencia y calidad, aunque por el momento Casa Valladolid Hotel Boutique está siendo afectada en el logro de sus metas por su nuevo comienzo.

La productividad del  hotel es controlado por medio de una bitácora en asistencia. En recepción se realiza un registro manual que al término del día la información es traspasada en forma digital.

El hotel se concentra en un control pro activo que permite mantener una seguridad en las actividades que son realizadas al día, como de la misma forma se exige el cumplimiento de las políticas y otros lineamientos que abarca el hotel.

Se tiene presente la importancia de la selección y contratación del personal ya que por medio de ella se transmitirá una calidad magnifica y única.

Se diagnosticó que la alineación del control  en el hotel está bien definido por medio de los objetivos establecidos, la misión, la visión y las metas a perseguir y esto beneficia una gran parte en las técnicas de ventas que el hotel establece para adaptarse a la cultura organizacional.

Sistemas

Se observó de antemano que la recepción carecía de equipo tecnológico contaban con equipo muy sencillo que constaba de una computadora de escritorio, un teléfono de línea directa, Internet inalámbrico, ventilador de piso, candelabro eléctrico y aire acondicionado para ambientar comodidad del área de recepción, en el área de boutique solo cuenta con sistema de electricidad para todo el hotel pero en esa misma área solo se utiliza para focos, el área de aire libre está en proceso pero cuenta con una piscina con un sistema de filtro de purificación de agua, las habitaciones cuentan con televisión, sistema de cable, lámparas, internet, aire acondicionado, ventilador de techo y teléfono codificado, por último la master suite cuenta con los mismos sistemas pero contiene un mini bar adicional y caja fuerte de cerradura eléctrica.

En todas las áreas recorridas se logró apreciar que las instalaciones no cuentan con cámaras de vigilancia la cual su sistema de seguridad no existe o está en proceso. En base a los datos proporcionados su sistema de control es verificado mensualmente a cual se fijan en la información adecuada del aspecto de su diseño de sistema de control y este permite vincular las estrategias en su ejecución.

Su desarrollo de control es corporativo que es decidido por nivel gerencial, su control de nivel de negocio tiene como objetivo a identificar las necesidades de los clientes y el nivel corporativo permite generar una ventaja competitiva en mejor servicio, buena atención y calidad, este control tiene mucha influencia para que se logre una buena posición en el mercado

Niveles

En Casa Valladolid Hotel Boutique cuenta con un director general quien es la persona que se encarga de la toma de decisiones, establece los objetivos, criterios normativos, políticas y algunos lineamientos que engloba el hotel. Como siguiente jerarquía se mantiene la gerente general quien se encarga de realizar el cumplimiento de las metas establecidas y son supervisadas por el director general. De la misma forma la gerente general ha  proporcionado la información requerida del hotel. A su cargo de la gerente general operan las camaristas siendo las encargadas de dar mantenimiento y limpieza a las lujosas habitaciones (dobles y master suite). En el departamento de recepción se realizan las reservaciones del hotel, el proceso de check-in y el check-out con la finalidad de obtener un control en las ventas. Por último se encuentra el departamento de Contabilidad que se encarga de realizar las operaciones financieras y contables sobre los ingresos y egresos que recibe el hotel, como de la misma forma se toma el control del balance general y los estados financieros para detectar un posible mejoramiento si la situación lo llegara a requerir.[pic 8]

Proceso

En el Hotel Casa Valladolid se encontró en ella un control en normas de costos que lleva acabo un control de insumos en habitaciones como el ahorro de energía y un programa de mantenimiento correcto para conservar en buen estado de las instalaciones.

El hotel cuenta con el control de metas que es una herramienta de cumplimiento de objetivos y tiene como base los estándares de recepción tal como la presentación de la recepcionista que inicia dando una fraseología de bienvenida al huésped y el uso correcto del uniforme, de igual forma recepción registra las entradas y salidas, así como también proporciona información del hotel al huésped durante el proceso de registro con el apoyo del manejo de software.

La gerencia influye mucho en los estándares de habitaciones que se encarga de supervisar por sí mismo que se cumplan con la limpieza a profundidad y que el tendido de la cama se lleve conforme a las indicaciones del manual estandarizado que se tiene establecido por la gerencia ya que la estandarización está enfocada en la mano de obra por la cual el hotel mantiene un buen trato con los colaboradores.                                                                                                                              

Áreas de aplicación

La auditoría administrativa está dedicada a analizar todos los departamentos de la organización, desde los departamentos operativos como la recepción en donde se lleva un análisis de los registros de entrada, salidas, los tipos de software que se utilizan, etc., hasta los departamentos más complejos como la contabilidad y administración en donde se analizan datos como los estados financieros, los programas de aplicación, costos, balances y herramientas. Cabe destacar que no existe un equipo encargado a la actualización de los controles, por lo tanto, la gerencia general se encarga de ello a través de reglamentos, políticas y estándares, también se llevan a cabo análisis de liquidez y de inversión.

Herramientas

Las herramientas que utiliza el hotel son diversas y se dividen por departamentos, como es el caso del departamento de recepción, el cual ocupa un sistema de reservaciones en línea y a través de intermediarios como agencias de viajes, también se encuentran los sistemas de gestión de calidad, los cuales son operados a través de estándares otorgados por la organización. De igual forma se encuentra un programa de capacitación periódica a través de la cual se busca una mejor preparación para los colaboradores de la organización. Existe también un control concurrente realizado a fin de mes.

Calidad

Casa Valladolid Hotel Boutique tiene presente la calidad como un factor para la competencia en el mercado, actualmente el hotel no cuenta con los suficientes sistemas de calidad que para la industria del turismo es algo importante, claramente se basan en ciertos métodos para la mejora continua, sin embargo con los métodos que se aplican dentro de dicho hotel se pretende llegar al nivel que requiere el sector turístico, así como la constante capacitación para los colaboradores, como la organización que mantiene la disciplina dentro del hotel.

Por otra parte se toma en cuenta los comentarios que se genera en las redes sociales para poder saber si se cumple el objetivo establecido, se analiza el desempeño dentro de la organización junto con los colaboradores para lograr mejorar la calidad en el servicio y el producto hacia los huéspedes.

En lo que concluye el análisis, se logra apreciar ciertos aspectos con los que el hotel carece, así como un sistema de seguridad para la protección, así mismo como para el huésped como de la misma forma hacia el personal colaborador, cámaras de vigilancia para evitar ciertas contingencias, personal capacitado para la atención a los huéspedes y una mejor organización por parte del sistema operativo del hotel.