CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS DE LA EMPRESA

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS DE LA EMPRESA

1. CAJA GENERAL: El Control Interno para ingresos a caja debe dar la seguridad de que todos los recursos están registrados contablemente.

1. Efectuar un arqueo de Caja General, relacionando todo el efectivo, cheques, en sí todos los valores que estén bajo custodia del encargado.

2. Verificar la exactitud de las sumas, cuadre de los registros de asientos originales de dos meses no consecutivos del año.

3. Comparar los ingresos con los depósitos bancarios.

4. Determinar que sea adecuado el cierre mensual de los ingresos a caja.

5. Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al día siguiente en la Entidad bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido.

6. Verificar la adecuada utilización del sistema de recibos pre-numerados. Si se encuentra recibos dañados el ORIGINAL y LAS COPIAS deben aparecer con la respectiva relación.

CONTROL INTERNO DE CAJA:

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Principios de control Interno de Caja

•  Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.
• En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
• Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe tener acceso a los registros contables que controle su actividad.
• El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.
• La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.

Objetivos del control interno de caja

• Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

• Promover la eficiencia del personal de caja y bancos Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. Descubrir malversaciones

 Localizar errores de caja y bancos

 Detectar desperdicios y filtraciones de caja

 Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos

Confección de recibos de pagos:

Se reciben los pagos de los clientes que pagan directamente en la caja.

PROCEDIMIENTOS DE ARQUEO DE CAJA

 El cajero debe permanecer durante todo el proceso de arqueo, y velar por los siguientes procedimientos:

 Verificación de recibos contra el listado de transacciones diarias del sistema, verificación de original y copia de recibos anulados (detallar en la observación), entrega y verificación del dinero recaudado (cheques, efectivo y comprobantes de tarjetas), verificación y conteo del fondo de caja asignado (B/.200.00), detallar los faltante y sobrantes, firma y aceptación conforme del formulario de arqueo, confección de slip y depósito en las bolsas nocturnas, detallar la numeración de la bolsa nocturna donde fue envalijado. El mismo escoltado al final del arqueo por el departamento de contabilidad a la caja fuerte, debe reposar copia del arqueo en contabilidad y suministrar el mismo al supervisor de caja.

 Es importante señalar que de los B/.200.00 quedara en reposo en el área de cajas B/.20.00 para cubrir en casos de emergencia o contingencia para agilizar los cobros que ameriten de una atención en casos de algún inconveniente con el traslado de los fondos desde su custodia al área de caja.

 Es decir que en custodia reposaran B/.180.00 del fondo asignado por cada caja el restante de este fondo es responsabilidad de cada cajero.

 Los B/.20.00 restantes quedarán bajo la responsabilidad de cada cajero

 En este no deben intervenir terceras personas y se realizan a puertas cerradas por motivos de seguridad.

2. CAJA CHICA O MENUDA: En ningún caso podrá utilizarse el fondo de la Caja Chica para cubrir gastos que se correspondan a los siguientes conceptos:

1) Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal

2) Compra de bienes capitalizables

3) Cancelación de deudas por concepto de compras a crédito

4) Cambiar cheques

5) Hacer préstamos

6) Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios

7) Compra de regalos al personal

8) Pago de servicios básicos, tales como energía eléctrica, teléfono, agua

9) Pago de alquileres o arrendamientos

10) Avisos en periódicos, revistas o cualquier otro medio publicitario

11) Pago de ramos de flores

12) Dádivas y donaciones

13) Materiales y suministros de existencia en el almacén general.

14) Las compras que no califiquen en el Plan Anual de Compras.

La Creación o supresión de las cajas chicas, así como el incremento o disminución del límite de sus fondos, serán autorizados por el Gerente Administrativo, previa solicitud por escrito de la unidad requirente y certificado por el Departamento de Contabilidad encargado del Presupuesto de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria para crear dichos fondos.

Cada Caja Chica debe tener un responsable de su manejo y control. El empleado responsable de la Caja Chica velará por los valores consignados y los documentos comprobatorios del gasto recibido. Tendrá la obligación de rendir cuenta por la utilización de dicho fondo, y será responsable de cualquier diferencia encontrada en los cuadres y arqueos realizados.

Cada comprobante de Caja Chica deberá ser firmado por el empleado con competencia que autoriza, el empleado autorizado y el responsable de la Caja Chica.

Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo de Caja Chica estarán soportados por los originales de los comprobantes de pago respectivos, los cuales deberán contener:

1.- La denominación de “Factura”.

2.- Número de la factura.

3.- Nombre, domicilio de la empresa que emite la factura.

5.- Fecha de emisión de la factura.

6.- Descripción, cantidad y precio del bien o servicio.

7.- Especificación del impuesto aplicable.

8.- Indicación del valor total de la venta.

9.- Factura inutilizada con el sello o la palabra PAGADO.

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