CONTROL INTERNO

AUDITORIA DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE

CONTADURIA PÚBLICA

DECIMO SEMESTRE

2014

CASO SOBRE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA PARA EL ÁREA DE TESORERIA (INGRESOS/ DESEMBOLSOS

La Compañía Distribuidora de Autos Limitada, es una empresa dedicada a la comercialización de autos de la marca MISTER que tiene dentro de sus ciclos transaccionales el de Tesorería, que como división orgánica no existe dentro de la estructura administrativa de la empresa.

En la actualidad esta función es desempeñada por el Administrador de la empresa, mediante el funcionamiento de CAJAS aisladas, ubicadas en diferentes sectores, así como en otras funciones sueltas a cargo de otros funcionarios, como el giro de cheques.

La caja No 1 se encuentra ubicada en el primer piso y atiende la recepción de dinero por concepto de Servicios de Taller y Serví teca y Venta de Repuestos y Materiales.

Los ingresos son entregados íntegramente al Administrador de la Compañía.

La caja No 2 se encuentra ubicada en el segundo piso y atiende la recepción de dinero por concepto de Ventas y Trámite de Vehículos.

La caja No 3 está ubicada en le Primer piso y es la encargada de recibir los dineros de las cobranzas por servicios de Taller y Serviteca, a crédito y cobranzas de la cartera ordinaria d la entidad por ventas a crédito. Igualmente los ingresos son recibidos por el administrador, pero la elaboración de la Planilla de Ingresos, así como el Comprobante de Ingresos, está supeditada a la disponibilidad de tiempo, afectando esta demora al Departamento de Contabilidad en la recepción, revisión y registro de dicho documento.

Diariamente, la Administración recibe los dineros ingresados, representados en cheques y efectivos. Los valores en cheques son consignados diariamente, el dinero en efectivo. Las copias de las consignaciones son remitidas directamente al área de contabilidad por parte del mensajero. El resto del dinero en efectivo es mantenido bajo custodia del Administrador, para atender desembolsos por los siguientes conceptos, entre otros:

Compra de repuestos, pagos de nómina, pagos de cuentas de cobros de contratistas, compra de útiles de papelería, aseo y cafetería, pagos de servicios, pagos de transportes, pagos de otros gastos en que incurra la empresa o los socios. Al finalizar el día el Administrador cuenta cuanto dinero le quedó, apunta la cuantía y lo coloca en un cofre metálico que guarda en la gaveta en su escritorio bajo llave.

No existe una caja Menor

El giro de cheques está asignado a la Secretaria General de la Compañía. Para atender el giro de cheques o desembolsos de bancos, existen dos firmas autorizadas individuales de Tipo A, la correspondiente al Gerente General y la del Administrador.

Al diligenciar los cheques, de carácter urgente, en algunos casos omiten el registro del concepto respectivo en el cuerpo del comprobante de egreso, dejando este requisito para fecha posterior, lo cual impide muchas veces recordar dicho concepto, con perjuicio para Contabilidad originando algunos registros errados.

La persona encargad del giro de cheques, tiene como función adicional la codificación de las operaciones y pagos contenidos en el Comprobante de Egreso.

En la fecha las conciliaciones bancarias presentan un atraso de dos meses y al revisarlas se encontró que las últimas no estaban autorizadas por el funcionario designado para esta función quien alegó que no había tenido tiempo de revisarlas, teniendo partidas pendientes

...