Control Interno

CONTROL INTERNO

La implementación de un buen sistema de control interno en las organizaciones, se han incrementado en los últimos años, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa para:

• Salvaguardar sus activos: Una compañía debe proteger sus activos, de lo contrario, estaría derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el más líquido de los activos, éste se agotará rápidamente.

• Motivar a los empleados para que sigan las políticas de las compañías: En una organización, todo mundo necesita trabajar hacia las mismas metas. Pero para ello la empresa debe de identificar las políticas de la compañía que ayuden a alcanzar las metas.

• Promover la eficiencia operativa: Las empresas no pueden darse el gusto de desperdiciar recursos.

• Asegurar registros contables exactos y confiables: Sin registros confiables, los administradores no sabrían qué parte de la empresa es rentable y cuál necesita mejoría.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por ello, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor revisión sobre su gestión.

Así mismo, es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

Entonces, un buen sistema de control interno, es importante, desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercaderías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos, etc.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e importancia de la empresa. Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado por orden de la empresa.

OBJETIVOS:

- Proporcionar una contabilidad precisa de los cobros, desembolsos y saldos de efectivo.

- Evitar o minimizar pérdidas por robo o fraude.

- Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo para las transacciones del negocio.

- Evitar tener grandes sumas de efectivo innecesarias. Invertir los sobrantes.

- La reducción de errores.

- Exactitud y veracidad de resultados, registros, información financiera y pronósticos financieros.

- Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

PRINCIPALES ASPECTOS:

El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la empresa es fundamental. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:

 Separación de labores:

Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

 Fianzas:

El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias, deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.

 Fondos Fijos:

Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.

 Firmas autorizadas:

Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.

 Límites de pago:

Debe existir límite de pago para cada una de las firmas autorizadas.

 Depósitos diarios:

Las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día siguiente o a más tardar al siguiente día hábil.

 Arqueos periódicos:

Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.

 Conciliaciones bancarias:

Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.

CONCILIACIÓN BANCARIA

La Conciliación Bancaria es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del estado de cuenta bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el banco.

Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo. La conciliación bancaria forma parte del control interno del efectivo.

OBJETIVOS:

“Identificar qué valores representan las diferencias y determinar cuál es el saldo correcto.”

- Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta.

- Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo.

- Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados.

- Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado.

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