Control Interno

ARCHIVO GENERAL

Agrupa toda información referente a la organización de la auditoría, al mismo tiempo recogerá la documentación en la que se han ido reflejando los principales problemas que se han planteado en la ejecución de la auditoría y las conclusiones a las que ha ido llegando el auditor. De esta forma, podríamos destacar como apartados importantes de la sección general del expediente del ejercicio:

• Estados financieros a auditar

• Proceso de planificación y programas de auditoría

• Informe sobre el sistema de control interno contable

• Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados

• Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado

• Programas de auditoría para cada área

• Pruebas de cumplimiento sobre saldos

• Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc.

• Puntos de informe

• Correspondencia con el cliente y resumen de las conversaciones mantenidas

• Hechos posteriores

• Terminación de la auditoría

ARCHIVO PERMANENTE

Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la información necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada.

Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al día los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de interés.

Entre otros datos, el archivo permanente deberá contener:

Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurídica, referidos a la vida social.

 Otros documentos legales y contratos importantes

 La descripción de la empresa y de su actividad

 Un organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales funciones.

 La descripción del sistema contable de la compañía

 Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad.

 Una carta-propuesta, que exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y las responsabilidades que asumirá.

 La respuesta del cliente, en que se recoja su conformidad a la propuesta.

 La correspondencia o notas de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de control interno.

 La descripción y justificación del procedimiento de auditoría seguido.

 Indicaciones sobre las principales cuestiones puestas de manifiesto con motivo de cada auditoría, y la forma en que se trataron y resolvieron.

La Carta de Gerencia o Carta de Representación

La Carta de Gerencia viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de Auditoría, a través del cual el titular de la entidad auditada y/o el nivel gerencial competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente Municipal) reconoce haber puesto a disposición de la comisión de auditoría toda información requerida, así como haber obtenido manifestaciones o cualquier hecho significativo ocurrido durante el período del examen realizado.

Algunas de estas manifestaciones, considerando por un lado su relevancia y por otro las normas de auditoría aplicables, son, a solicitud del auditor, incluidas en una carta escrita que la Gerencia dirige al auditor. Las normas de auditoría y la bibliografía especializada denominan indistintamente a esta carta como: Carta de Manifestaciones o Declaraciones de la Gerencia, Carta de representación de la gerencia (debido a la traducción del verbo en inglés “to represent”) o, simplemente, Carta de la Gerencia, como la denominaremos en este trabajo.

Base legal.- NIA 580. Representaciones de la gerencia

El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen los estados financieros, cuando ninguna otra evidencia apropiada es razonable pensar que pueda existir. Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor

NIA Nº 580.- Representación de Gerencia, en su numeral 15, señala lo siguiente:

Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación, ello constituiría una limitación al alcance del trabajo y, por lo tanto, el auditor debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar. En tales casos, el auditor debe evaluar la confianza que ha depositado en otras representaciones hechas por la administración durante el curso de su examen y considerar tal negativa puede tener efectos adicionales sobre su dictamen.

IMPORTANCIA

Es importante porque las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración. Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas

CARTA DE RECOMENDACIÓN

Aquí se concreta que la obligación de comunicación debe cumplirse mediante una comunicación formal escrita dirigida exclusivamente a la Dirección, al Comité de Auditoría en su caso, o cuando el auditor lo considere conveniente a los Administradores de la entidad, sin perjuicio de la conveniencia de realizar comentarios verbales con antelación. En todo caso, dicha comunicación deberá dirigirse a aquel órgano de la entidad que, encontrándose a un nivel jerárquico superior al de la instancia donde se han detectado las debilidades de control, tenga competencia para resolver las citadas decencias.

La citada comunicación formal y escrita es la carta de recomendaciones o informe de control interno. En el cual, generalmente, existen dos grupos principales de información:

Comentarios sobre el control interno establecido por la dirección: todas las decencias de control interno, de gestión, organización, etc., a que nos hemos referido anteriormente.

Ajustes y reclasificaciones recomendados sobre las cuentas anuales que han sido previamente formuladas por la dirección.

La carta de recomendaciones también puede incluir,

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