Capítulo 5 – Diseño de los sistemas administrativos

Capítulo 5 – Diseño de los sistemas administrativos

Sistemas administrativos: conjunto integrado de los procedimientos para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados.

Una empresa necesita sistemas administrativos que permitan:

• Realizar las tareas dentro de los términos previstos
• Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones.
• Asegurar el cumplimiento de los objetivos fijados.

El proceso deberá iniciarse con un análisis de afuera hacia adentro. Luego se realizará un examen del flujo de tareas, y por último se concretará el diseño. Se proponen cinco principios fundamentales:

1. Identificar reglas y procesos laborales decisivos (absolutamente esenciales).
2. Variaciones o desviaciones del proceso ideal.
3. Cada miembro debería estar capacitado en más de una actividad.
4. Los roles que son interdependientes tienen que desempeñarse dentro del mismo departamento.
5. Los sistemas de información deben ser diseñados básicamente dentro del mismo departamento.

El flujo del trabajo es la base del sistema (lo que hay que hacer – acciones físicas). El flujo de información sigue al de trabajo para que la ejecución de una operación se concrete, se requiere de información. Para que los flujos de trabajo e información sean posibles se requiere un elemento esencial: las personas, ubicadas en diferentes niveles y con distintas funciones. Toda organización deberá contar con la tecnología para procesar las tareas y la información.

Requisitos del diseño:

• Efectividad: hacer las cosas que se deben hacer. Para Drucker, es fabricar un producto o prestar un servicio que la sociedad está demandando. Relacionamos a la efectividad con el logro de objetivos pero deben traducirse en metas cuantificadas.
• Eficiencia: hacer bien las cosas. Utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la producción o a la prestación de un servicio. Una de las consecuencias es la productividad (cantidad producida por unidad de tiempo). Una mayor eficiencia puede obtenerse disminuyendo las cantidades de materia prima que se consumen. Otro factor que debe considerarse es el costo de la información. Un sistema administrativo será más eficiente cuando el diseño permita contar con procedimientos más simples.
• Calidad: ser constante en el propósito de mejorar los productos y los servicios. El mejoramiento de la calidad o mejora continua supone un proceso destinado a elevar las especificaciones mediante la fijación de estándares cada vez más altos y extendidos a todas las áreas y a todas las actividades de la empresa. Para alcanzar la calidad total, las empresas tienen que utilizar la educación, la experiencia y la creatividad de su personal; y el fomento del trabajo en equipo.
• Creación de valor: lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente como base del diseño de productos y servicios. Crearemos valor aumentando el beneficio que percibe el cliente o disminuyendo el precio.
• Transparencia: La meta de la actividad empresaria es satisfacer necesidades sociales produciendo bienes y servicios de calidad; los administradores deben promover internamente pautas de comportamiento. Muchas empresas tratan de impulsar programas de ética a partir del establecimiento de códigos de entrenamiento. Los sistemas de información deben actuar como soporte y refuerzo de los valores establecidos y servir para su control efectivo, dar transparencia a la operatoria de la empresa. Transparencia quiere decir libre acceso a la información sobre cuestiones sensibles. Esta tiene como principal objetivo la protección de los activos de la organización y la confiabilidad de la información contable. La mayor transparencia permitirá una mayor competencia, mejores precios para el sector público y barreras para el capricho o la discrecionalidad del funcionario.

Pautas para el control interno: la tarea básica de la administración consiste en proporcionar a cada individuo un ambiente de decisión que asegure que su comportamiento responde a los propósitos y valores de la organización. En el nivel operativo las decisiones son operativas.

El control interno es el sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información y la protección del patrimonio.

La eficiencia operativa significa elegir la alternativa que produzca el mejor resultado con una cantidad de recursos dados.

La confiabilidad de la información es la exactitud y la veracidad de los datos consignados en la contabilidad. También tiene que cumplir con los criterios de claridad, relevancia, pertinencia y oportunidad.

La protección del patrimonio son procedimientos e información para resguardar otros activos y otros intangibles que no necesariamente se reflejan en la contabilidad financiera.

Los elementos básicos: los sistemas de control interno están relacionados con el comportamiento administrativo como técnicas tradicionales para la toma de decisiones. Al establecer niveles de autoridad y definir el contenido de los cargos, se fija la autoridad, funciones, responsabilidad y alcance del control. Los procedimientos estándar especifican las prácticas y normas de aplicación. La capacidad del personal debe ser calificada y capaz de desempeñarse según el diseño previsto. Por calificación entendemos tanto la educación formal previa, como el entrenamiento durante el ejercicio del cargo.

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