Caso Oficina municipal

Universidad Interamericana de Panamá

Centro Interamericano de Posgrados y Maestrías

Maestría en Administración de Negocios con énfasis en Gerencia Estratégica

Informe de Solución del Caso

Oficina Municipal

Presentado al Profesor José Teófilo Campodónico

Por los estudiantes:

Balza María Gabriela, cédula 12-2602-465

Benitez Andrea, cédula 11-8548-650

Hernández Marisabel, cédula 07-6264-582

Ríos Jania, cédula 8-801-262

Serrano Irma Verónica, cédula 11-8108-197

Vivas Alejandro, cédula 05-783-0078

Panamá, 15 de febrero de 2016

1. Diagnóstico

1. Identificar misiones u objetivos

• Agilizar los procesos para optimizar la gestión de la Oficina Municipal.
• Garantizar un buen clima laboral para estimular al personal al correcto cumplimiento de los objetivos y  para potenciar las relaciones interpersonales.
• Determinar las carencias de habilidades y destrezas del personal en general de la organización.

1. Información económica, legal, político, social, tecnológico

Legal: La Oficina Municipal es un ente gubernamental que se encarga de gestionar la recaudación de impuestos de una localidad.

Social: Cuenta con 29 colaboradores distribuidos en tres áreas, tres directores (Director General, Director Administrativo y Director de Cobranza) y tres personas a cargo del área de sistemas.

Tecnológica: En la Oficina Municipal hay un servidor muy antiguo, una máquina de escribir y una pc. Por otra parte, no cuenta con impresora y el personal, en su mayoría, no tiene conocimientos del manejo de software modernos y de reparación de equipos informáticos.

Económica: Tienen una recaudación aproximada de 70 mil balboas por día, sin embargo, ésta cifra ha decaído paulatinamente llegando a 52 mil balboas por día.

1. Opiniones y suposición  

Podemos suponer los siguientes aspectos:

• Por razones que desconocemos, el Director Administrativo obstaculiza las propuestas del Director de Cobranza que agilizarían la gestión de la entidad.

• El ambiente laboral no es saludable para la productividad del personal debido a faltas de herramientas de trabajo adecuadas, innovación, infraestructura y otros.

• Falta de supervisión al personal que realiza los cobros para actividades públicas.

• Las inadecuadas relaciones interpersonales entre los Directivos hacen mella en el personal subalterno.

• Falta de conocimiento y destrezas de los procesos de cálculos y  cobranzas por parte de los encargados.

• El resto del personal sufre la misma demora en el cobro de sus salarios, al igual que el Director de Cobranza.

1. Problema

1. Distinguir síntomas de los problemas

• Desmotivación por parte de los empleados.
• Demora en la atención a los clientes debido a que los procesos son largos y tardíos.
• Mal manejo de la información (Inconsistencia y redundancia de datos).

1. Buscar causas, no efectos.

• La falta de herramientas tecnológicas, como un software actualizado, cantidad necesaria de computadoras y equipos de apoyo (impresoras, etc.)
• Inadecuada distribución del personal en los distintos departamentos.
• Distribución de asignaciones poco equitativas entre los departamentos.
• Falta de supervisión al personal.
• Inexistencia de inducción, capacitación y conocimientos a los empleados sobre temas administrativos necesarios para la productividad de la entidad.

1. Priorizar los posibles problemas

• Deficiencia en las funciones del liderazgo de la organización.
• Falta de motivación de los empleados.
• Falta de recursos tecnológicos que garanticen el buen manejo de los datos y la integración de los procesos de la organización.

1. Expresar el problema principal

El problema principal es la falta de liderazgo para la toma de decisiones oportunas y adecuadas en pro de mejorar la gestión, adquirir los recursos necesarios y motivar al personal al cambio y a la ejecución de sus tareas de una forma eficiente y eficaz.

1. Alternativas de solución

1. Lista de posibles acciones de solución

• Fomentar la integración del liderazgo por medio de estrategias de coaching empresarial.
• Establecer metas e indicadores que definan el avance de la Organización.
• Implantar un Sistema Informático para el registro y control de los datos pertinentes a la gestión de recaudación de impuestos, que cuente con una base de datos centralizada y genere reportes oportunos y exactos para la toma de decisiones.
• Capacitar al personal en cuanto al manejo de los procesos de la organización.
• Motivar al personal a través de políticas de bonificación por cumplimiento de metas diarias de cobranzas.

1. Rechazar la alternativa de no hacer nada y pedir más información

• Solicitar consultoría para reestructurar la plataforma tecnológica de la Organización, haciendo un estudio de costo-beneficio que permita tomar las decisiones mas acertadas.

1. Criterios críticos

1. Desarrollar lista de acciones críticas

• Implementar planes de motivación enfocados en aumentar la productividad para los colaboradores operativos inculcando la cultura organizacional:

1. Realizando las inducciones al personal
2. Inculcar la capacidad del auto-análisis que le permita perfeccionarse a sí mismo en las tareas que realice.
3. Crear políticas de bonificaciones por cumplimiento diario de cobranza.

• Crear planes de crecimiento profesional en base a cumplimiento de metas y objetivos organizacionales tomando en cuenta antigüedad y preparación académica.
• Implementar un software que integre la información de todos los procesos de los distintos departamentos y así mantenerse al día la base de datos. Esto debe hacerse en paralelo con la capacitación de los tres colaboradores de la oficina de sistemas.

1. Priorizar criterios

• Liderazgo e integración: Potenciar las habilidades gerenciales para originar roles de dirección efectivos y garantizar así el cumplimiento de metas de la entidad.

• Organización: Reestructurar el organigrama^[a].

• Motivación y Remuneración: Al contar con una política de bonificación como la mencionada anteriormente, los trabajadores tendrán mejor rendimiento y se preocuparán por lograr sus objetivos asignados.

• Las condiciones físicas: Adecuar las áreas de trabajo en cuanto a iluminación, espacio y herramientas; igualmente las áreas comunes de recepción de usuarios.

1. Recomendaciones

1. Qué acción se debe de tomar y porqué

• Fomentar la buena interacción laboral entre los directivos para promover la convivencia y la motivación entre los colaboradores de las diferentes áreas.
• Establecer incentivos al personal que vayan de la mano con el rendimiento y buen desempeño de los mismos.
• Crear manuales de procedimientos y lineamientos  para definir las funciones de cada área de la Organización.
• Invertir en una plataforma tecnológica adecuada que permita un buen manejo de los datos,  que agilice los procesos y genere información oportuna y exacta.
• Capacitar al personal en cuanto al uso de nuevas tecnologías, motivándolos al cambio.

1. Expresar la mejor razón

El desarrollo del liderazgo organizacional es prioridad para dirigir al personal y optimizar las gestiones de los diversos departamentos.

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