Ciclo De Vida De Un Proyecto

Conceptos básicos

Alcance:

“La combinación de los objetivos del proyecto y el trabajo necesario para alcanzar los objetivos”.

Cuando hablamos de Alcance, nos referimos a dos conceptos:

• Alcance del producto, el que se basa en cumplir los requisitos del Cliente

• Alcance del proyecto, referido al cumplimiento del Plan del Proyecto.

La definición del ALCANCE, marca la pauta para la toma de decisiones futuras y la realización de actividades a nivel operativo, y ayuda a:

• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.

• Facilitar la asignación clara de responsabilidades.

• Definir la línea base para el monitoreo y control.

• Identificar al Cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables.

• Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre el equipo del proyecto y el Cliente.

• Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente.

Programa:

El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el plan, teniendo como marco un tiempo más reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecución de las estrategias marcadas.

Señala prioridades de intervención en ese momento.

Sería el nivel táctico, situado entre el plan y el proyecto. Intenta acercar uno al otro concretando esas ideas y objetivos más generales del plan en un lugar y tiempo determinados y a partir de unos recursos concretos disponibles.

De esta forma las ideas generales del Plan se llevan a una situación concreta.

Costo:

Costos directos

son aquellos que se pueden vincular directamente al proyecto. Se pueden asignar sin establecer ningún método de reparto a un objetivo de costos. Esta asignación se denomina afectación.

Por ejemplo el sueldo del Director de proyecto es un costo directo al centro de costos “laboratorio”, los estudios de mercado vinculados al proyecto son un costo directo del proyecto (si no realizan otra actividad: si el DP tiene otras actividades habrá que repartir sus ingresos en función del tiempo efectivamente dedicado al proyecto, si el estudio de mercado es utilizado por varios proyectos habrá que proceder de la misma manera y serían indirectos).

Costos indirectos

Son aquellos que su vinculación al proyecto debe realizarse necesariamente a través de métodos de reparto. La asignación en este caso se denomina imputación. Por ejemplo el acondicionamiento de aire de las oficinas, los salarios de administrativas de la organización que prestan servicios, la PMO (oficina de proyectos) son costos indirectos al proyectos. Algunos costos son directos o indirectos en función del objetivo de costos a que se quiera asignar.

Costos variables, costos fijos y costos mixtos

En la gestión de las organizaciones es importante observar el comportamiento de los costos respecto de alguna decisión que se tome. Particularmente durante la planificación debería saberse si algún costo va a aumentar, disminuir o permanecer constante.

Se entiende por costos variables aquellos que varían con el nivel de actividad (unidades producidas, solicitudes de crédito otorgadas, ensayos realizados). Estos costos se incrementan cuando aumenta la actividad y disminuyen cuando desciende el nivel de actividad. No es usual aplicarlas en los proyectos, es habitual en operaciones.

Por ejemplo el costo de los materiales consumibles en ensayos es un costo variable respecto a la cantidad de ensayos realizados, el costo de la energía consumida por una máquina es un costo variable respecto a la cantidad de horas de trabajo, el costo del combustible consumido por un taxi es variable respecto a los kilómetros recorridos.

Conocido el costo variable unitario (unidades monetarias / ensayo, unidades monetarias / hora-máquina, unidades monetarias / kilómetro) se puede calcular el costo variable total para un determinado período o actividad.

Los costos fijos no se modifican cuando existen variaciones en el nivel de actividad, ya que ocurren periódicamente sin depender del nivel de actividad. Por ejemplo, el salario del personal de un laboratorio de ensayos generalmente es mensual y no varía (dentro de un amplio rango) con la cantidad de ensayos realizados, la amortización de una máquina no varía con la cantidad de unidades producidas, el alquiler de un local permanece fijo independientemente de la carga de trabajo que se lleve a cabo.

Existen costos que no son totalmente fijos ni enteramente variables. A éstos se les denomina costos mixtos ya que usualmente tienen una parte fija y otra variable. Existen dos tipos de costos mixtos: los semivariables y los escalonados. La energía eléctrica, el agua, el teléfono son costos semivariables, su costo tiene una parte fija (cargo fijo o tasa) y una parte variable en función del consumo realizado. El alquiler de locales puede ser un costo escalonado si se debe alquilar un local adicional al sobrepasar cierto nivel de actividad, el salario del personal de laboratorio también puede llegar a serlo si debido a la cantidad de ensayos fuera necesario hacer horas extra o contratar a otra persona.

Tipos de proyectos a administrar

Existen distintos tipos de proyectos, de acuerdo al fin que persigan:

1) De inversión pública: en estos proyectos es el Estado el que invierte, a partir de sus propios recursos. Los proyectos estatales tienen como objetivo mejorar el bienestar social, no simplemente obtener réditos económicos. Si su impacto es importante, se puede recuperar el capital invertido.

2) De inversión privada: a diferencia del anterior, en este tipo de proyectos la finalidad es la obtención de una rentabilidad económica. Esta rentabilidad permite recuperar todo aquel capital que fue invertido para poner en marcha el proyecto. Los inversionistas, en este caso, son privados.

Dentro de estos proyectos existen dos tipos:

Cambios en las unidades de negocios: en estos proyectos no se genera ningún producto o servicio nuevo, sino se modifica la línea de producción. Por ejemplo, renovar las máquinas o agregar nuevas. En estos proyectos quizás no se persigue la obtención de ingresos sino más bien de ahorro a partir de la optimización en la producción.

Creación de nuevas unidades de negocios: este tipo de proyectos tiene como meta la creación de nuevos productos o servicios, aquí la inversión está destinada a que esto pueda

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