Como Dirigir Reuniones De Trabajo

NOMBRE DE LA ALUMNA:

ARIANNE ABIGAIL LEON CRUZ

NOMBRE DEL CATEDRATICO:

L.M MELISSA SEGURA CORTEZ

MATERIA:

DESARROLLO DE HABILIDADES GERENCIALES

LICENCIATURA:

ADMINISTRACION DE EMPRESAS.

FECHA DE ENTREGO: 20 DE JULIO DEL 2014

COMO DIRIGIR REUNIONES DE TRABAJO

Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposición y no perderse en el intento, parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.

Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.

A continuación, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa:

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”.

2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento.

3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. “Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior”.

5. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados, afirman los entendidos. El expositor y líder de la reunión podrá equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de los temas.

6. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor “Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar atento a los estados de ánimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicación no verbal de los asistentes, saber cuándo debe intervenir para detener una discusión entre los participantes, cuándo debe iniciar la revisión de otro punto de la agenda y ser también una persona asertiva”

7. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión.

8. Tome nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos

COMO HACER PRODUCTIVO UNA REUNION DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados,... pero algunas veces resultan poco efectivas por que resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen.

El tiempo es dinero. Es una de las inversiones más poderosas que podemos hacer, y sin embargo lo malgastamos como si fuera eterno. Pero el obstáculo más grande que tienes por superar, es la proliferación de reuniones improductivas.

Estos son 5 pasos que te aconsejo no omitas al preparar una reunión si quieres que sea más productiva y eficiente:

1- Cuestiónate antes de hacer una reunión: ¿qué es lo que necesito? ¿Qué es lo que quiero lograr? ¿Puedo lograrlo de otra manera?

2- Identifica el objetivo de la reunión. Comunícalo. Arma una agenda y comunícala. Y luego cíñete a ella y no pierdas ni por un momento el objetivo de la reunión. Y si lo pierdes, reencausa a tu audiencia al objetivo de la reunión.

Si falta información para la toma de decisiones, asegúrate de que quienes deben realizar la investigación o análisis se queden con esa tarea y la culminen antes de la próxima reunión. El moderador o quien decidas, deberá chequear este cumplimiento al menos 24 horas antes de la nueva reunión.

3- Sé consistente y concreto al momento de presentar. Cuanto más específico seas (y pidas lo mismo) más efectiva será la reunión. Con respeto el moderador puede reencausar a algún participante que se ha puesto a divagar (o se ha ido por las ramas) a fin de que todos sientan que su tiempo se valora, y lo más importante, se cumple el objetivo de la reunión.

4- Identifica quiénes son los destinatarios: no invites a muchas personas “por las dudas”. Identifica quienes son fundamentales para tomar una decisión, y si debes invitar gente políticamente o para que estén informados, ponlos como opcionales y explícales que su participación tiene este estilo.

5- Cumple con el tiempo: esto es realmente importante en varios aspectos:

La gente confía en ti si dices que vas a cumplir con un determinado tiempo y le demuestras que lo cumples

La gente se enfoca en cumplir con el objetivo, porque sabe que tiene una hora límite

Si la reunión es extensa y se requiere un momento de break, planifícalo. Si es una reunión de 3 horas, puedes hacer un break de 5-10 minutos.

Cuidado con las tolerancias: son un arma de doble filo. Aguardar 5 minutos para comenzar suena muy coherente y humano. Pero si siempre

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