Compras - Unidad II

Unidad II: Planeación de compras

Planeación del área de compras

Los factores que deben de tomarse en cuenta para la planeación del área de compras de una empresa industrial difieren de los que se consideran en una empresa que únicamente comercializa productos terminados.

En el caso de una empresa industrial, el departamento de producción determinará la frecuencia y cantidad de materias primas que deba adquirirse, en razón de la labor que hayan realizado el área de ventas, por lo que será necesario que en almacén haya materias primas suficientes para no interrumpir o paralizar las actividades del área de producción.

En el caso de una empresa que solamente se dedica a la comercialización de productos, las compras y el volumen de las mismas se determinarán básicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas; es decir, la fórmula ideal sería no tener inventarios de tal suerte que los productos se desplacen en el mismo periodo pactado para su pago.

Para la planeación adecuada de las compras de una empresa se debe seguir una regla juiciosa; las adquisiciones empíricas en la actualidad ya no tienen razón de ser. En las empresas importantes las compras deben basarse en métodos científicos y racionales, de manera que puedan realizarse de modo correcto.

Para ello es de utilidad el pronóstico, que como lo define el Diccionario de la RAE, significa acción y efecto de pronosticar = predicción de las cosas futuras por medio de señales observadas; es decir, el pronóstico es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cuándo y cuánto se debe de comprar y así encontrar el equilibrio adecuado entre ambos términos.

Detección de necesidades por área de la empresa

Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período.

Cronograma de Actividades

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de detección de necesidades se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.

Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Determinación del Presupuesto

Una cuidadosa planificación de las compras, puede resultar en importantes ahorros de costos en muchas empresas. Si se especifican estimaciones realistas de las necesidades de materiales y partes en el presupuesto de estos insumos, por sub-periodo, el gerente de compras puede planificar con efectividad las actividades de compras. Al gerente de compras debe asignársele la responsabilidad directa de preparar un plan detallado de compras.

El presupuesto de compras especifica:

a) Las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse,

b) Las fechas aproximadas de tales compras.

c) El costo estimado de las compras de materiales y partes (por unidad comprada y en total).

Vemos, pues, que el presupuesto de compras difiere del presupuesto de materiales y partes en dos aspectos fundamentales:

En primer lugar, estos presupuestos por lo general especifican cantidades diferentes de cada tipo de material o partes; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales y partes. En segundo lugar, el presupuesto de materiales y partes especifica únicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes. El presupuesto de compras más bien se orienta directamente a las fechas de la recepción física de los materiales y partes ordenados, que a las fechas de los pedidos o de utilización del material. El gerente de compras debe ordenar los materiales y las partes en forma tal, que las fechas de entrega correspondan a los niveles del inventario de materiales y partes y a las necesidades de consumo en el proceso de producción.

Para desarrollar el presupuesto de compras, el gerente de compras es responsable de la siguiente:

1. Apegarse a las políticas de la administración en lo tocante a los niveles del inventario de materiales y partes.

2. Determinar el número de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes.

3. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse.

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