Compras Y Suministros

Sistema de compras y suministros

Toda organización, tanto en el sector publico como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización. La estructura de la función de administración de compras y materiales para obtener una contribución efectiva a los objetivos es uno de los desafíos de esa administración.

Objetivos:

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

Una declaración más específica de las metas generales de las compras podría incluir los siguientes nueve puntos:

1.- Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

2.- Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

3.- Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atención a los objetivos de calidad en las compras.

4.- Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5 .- Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comparados. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artículos hacían anteriormente, la organización puede ganar ventajas de eficiencia a través de un precio inicial más bajo resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversión en el inventario total sin abatir los niveles de servicio, de una reducción de costos de capacitación de personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo, y de una mayor competencia entre los proveedores.

6.- Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean satisfechos.

7.- Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad.

8.- Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con

...