Compras Y Suministros

UNIDAD 2.

Gestión de inventarios

CAPITULO 1. CONCEPTOS Y DEFINICIONES

Un inventario es una provisión de materiales o piezas que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes.

Para la correcta gestión de materiales la comprensión de la naturaleza de la demanda existen dos puntos de partida. Independiente o dependiente.

Demanda independiente: es aquella que se ve influenciada por condiciones de mercado que están fuera de control y son independientes de las operaciones de la

Compañía.

Demanda dependiente: El inventario en este caso es calculado a partir de la demanda pronosticada, también se conoce como demanda derivada

Los inventarios: se considerar como una de las funciones más importantes dentro de una organización ya que proporcionan un buen servicio al cliente, también para el área de operaciones asegura una producción homogénea y eficiente.

El propósito de los inventarios es: ofrecer un servicio adecuado a los clientes, desacoplamiento en las diferentes operaciones en la secuencia, empezando por las materias primas, pasando a través del proceso de producción y los almacenes.

1.1. Necesidad del inventario

Es importante manejar un inventario, para saber cuánto tenemos y cuanto falta tanto en el almacén como en los pedidos. Por tal razón es necesario conocer la cantidad de cada artículo, y la situación de los pedidos pendientes por completar.

El control de inventarios estaría relacionado indirectamente con compras, en el caso que se tienda a disminuir los costos de las existencias; por ejemplo conseguir que los proveedores mantuvieran un inventario en beneficio de la empresa sin que le costase nada más a ésta

1.2. Clases de inventario

Existen diferentes clases de inventarios dependiendo la actividad que realiza la empresa.

En una empresa industrial se manejan inventarios de materias primas, de productos en procesos (WIP), de productos terminados y de artículos de mantenimiento, en una empresa comercial existen inventarios de productos terminados o de muebles de oficina.

Los inventarios pueden dividirse en cuatro categorías:

Inventario de materias primas.

Es el inventario de los materiales, piezas y productos semiterminados fundamentales, para la elaboración de un producto.

Inventario de productos en proceso

Es el inventario de los componentes que se encuentran en las diferentes etapas de la fabricación.

Inventarios de productos terminados.

Son los inventarios del resultado final del sistema de producción, generalmente se guardan en almacenes apropiadamente acondicionados hasta el momento de su despacho.

Inventario de mantenimiento, reparación, operaciones

Son los inventarios de repuestos, productos de aseo, muebles de oficina que son los productos o artículos que no intervienen directamente en el proceso de fabricación.

Toda empresa debe realizar un inventario en su almacén al menos una vez por ejercicio, se pueden aplicarse diversos procesos de inventarios para tal fin encontramos:

Inventario en día fijado es aquel que se realiza en una fecha clave.

Inventario permanente es aquel que permanentemente se encuentra en revisión

Inventario cíclico es aquel donde se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales, permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos

Inventario por muestreo es aquel donde se seleccionan aleatoriamente y se cuentan físicamente en la fecha clave de balance

1.3. Costos de mantener inventario

Los costos a considerar en el manejo de inventarios deben representar los desembolsos por gastos o consumos o por las oportunidades no aprovechadas de obtener una ganancia cuando se dispone de un espacio para almacenamiento y no pueda utilizarse para otros fines productivos, cuando el espacio es arrendado o si se puede utilizar para otros fines productivos se justifica un cargo o costo adecuado.

Los costos ocasionados dentro del manejo de inventarios se pueden clasificar en: Costos financieros y administrativos, Impuestos y seguros a las mercancías,

El almacenamiento excesivo de mercancías obliga a mantener dinero inmovilizado, eleva los impuestos por patrimonio que deben pagarse al gobierno.

En la mayoría de los casos las mercancías son aseguradas contra robo, incendio, pérdidas, catástrofes, etc. el pago de estas pólizas representan un sobre costo a su almacenamiento.

Equipo de oficina: la depreciación de escritorios, máquinas, kárdex, etc., será igualmente un costo imputable al funcionamiento del almacén.

Mantenimiento y servicios: se relaciona con la reparación de los locales y los pagos por servicios públicos.

Vigilancia y administración: comprende todos aquellos conceptos, por sueldos, primas, horas extras, bonificaciones, cesantías, intereses sobre las cesantías, etc.

Costos por almacenamiento de mercancías

Hoy en día para las compañías, una de las necesidades de mayor importancia es la que consiste en el almacenaje de lo adquirido para así poder contar con los artículos necesarios en las entidades requeridas, con la oportunidad debida y en el lugar que se necesitan.

En todas las organizaciones, sean industriales o comerciales, o existan almacenes; para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima conveniente, para elaborar el producto y este será vendido y dará lugar a una nueva producción.

Costo por obsolescencia, deterioro y re-empaques: son los productos vencidos, deteriorados y cambio de presentación, que deben tener bodega de almacenamiento y control de inventario

Bodegaje: cuando no se tienen bodegas propias o son insuficientes, los pagos de arrendamiento de las mismas, son costos considerables que pesan sobre el almacén.

Costo de transporte interno: se debe considerar la depreciación de los equipos utilizados en la movilización de mercancías, además de la mano de obra dedicada a su manejo dentro del almacén.

Costos indirectos: son todos aquellos costos de la Presidencia; Departamento de Servicio; etc. que se asignan al almacén como parte de su funcionamiento, aunque dichos costos no se causan directamente en el mismo.

Costos por elaboración del pedido

Son aquellos que se ocasionan al realizar una reposición y/o entrega de mercancías.

Confección de la orden de compra:

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