Compras Y Suministros

El concepto de compras y su importancia en la minimización de costos logísticos y del producto.

Toda empresa, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Las compras y el aprovisionamiento son el primer eslabón de la cadena de abastecimiento o Supplay Chain. Esto implica que la función de compras determina en buena manera muchas otras condiciones que se desarrollan consecuentemente, teniendo el poder de influenciar el resto de actividades como lo son la producción, el almacenaje, los inventarios, los despachos, incluso, el área de personal y financiera de la empresa.

Esto se puede deducir del concepto de compras, al tener en cuenta el despliegue de funciones que cumple esta área en la empresa, y como se encuentran interconectadas con el resto de departamentos:

Relación con gerencia: El dpto. de Compras debe seguir las políticas generales, procedimientos que previamente fija la gerencia, y que da las pautas para escoger los proveedores y los materiales. Por ejemplo, comprar materiales a proveedores certificados, o que pertenezcan a cooperativas, es una política de compras. Dar preferencia a proveedores que den 45 días o más de plazo para el pago, es otra política de compras.

Relación con producción: A través de información sobre plazos de entrega, costo de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas productivos del sector.

Relación con el área de Contabilidad: Para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones de las compras de bienes y/o servicios ingresados en un período a la empresa. Así como los soportes de facturas y otros.

Relación con almacenamiento e inventarios: El departamento de compras debe vigilar las entregas del producto y hacer un control cuantitativo y cualitativo sobre los materiales, para asegurar la cantidad y el estado de calidad. También la coordinación de necesidades de espacio y planificación de embarques de mercancía están incluidos en esta sección.

La gestión de compras y aprovisionamiento, entre otras funciones, se encarga de prever las necesidades en materias primas, en personal y en inventario de todo tipo para obtener la producción establecida, no es una tarea fácil, y para realizar un trabajo metódico y riguroso en este aspecto, es importante que el responsable cuente con cualidades como el cálculo, la observación y la intuición, necesarias para ser utilizadas en el proceso de selección los materiales, porque un exceso o una falta en las ordenes de pedido, puede resultar más costoso de lo que se había previsto, y estos desfases deben ser evitados a

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