Comunicacion

LA COMUNICACIÓN.

La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla. Aunque la comunicación se aplica a todas las fases de la administración, es particularmente importante en la función de dirección. Esta definición sirve de base al modelo de proceso de comunicación expuesto en este capítulo. Tal modelo se centra en particular en el emisor de la comunicación, la transición del mensaje y el receptor del mensaje. También presta atención al “ruido”, que interfiere en la buena comunicación y la retroalimentación, que facilita la comunicación. En este capítulo se examina así mismo el impacto de los medios electrónicos en la comunicación.

El objetivo de la comunicación.

En su sentido más amplio, el objetivo de la comunicación en una empresa es suscitar un cambio, mover a la acción para el bien de la compañía. La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas porque integra las funciones administrativas. En particular se necesita comunicación para:

1. Fijar y difundir las metas en la empresa.

2. Trazar los planes para conseguirlas.

3. Organizar los recursos humanos y de otro tipo de la manera más eficaz y eficiente.

4. Elegir desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.

5. Dirigir, orientar, motivar, y crear un ambiente en el que las personas quieran dar su aportación.

6. Controlar el desempeño.

El proceso de comunicación.

El proceso de comunicación involucra al emisor, la transmisión de un mensaje por medio de un canal seleccionado y al receptor.

Emisor del mensaje.

La comunicación empieza donde el emisor, el cual posee una idea que a continuación codifica, de tal manera que pueda ser comprendida tanto por el emisor como por el receptor. Aunque por lo general se piensa que un mensaje se codifica en español existen muchos otros medios de codificación, como la traducción de una idea a lenguaje de cómputo.

Receptor del mensaje.

El receptor debe estar preparado para recibir el mensaje, a fin de que pueda descodificarlo y convertirlo en ideas. El siguiente paso del proceso es la descodificación durante la cual el receptor convierte el mensaje en ideas. Una comunicación precisa solo puede ocurrir cuando el emisor y el receptor atribuyen el mismo, o al menos similar, significado a los símbolos que componen el mensaje. Más obvio que un mensaje codificado en francés requiere de un receptor que entienda en francés. Menos obvio, y frecuentemente ignorado, es el hecho de que un mensaje en jerga técnica o profesional requiere de un receptor que le entienda. Por lo tanto, la comunicación no es completa si no es comprendida. La compresión debe estar presente tanto en la mente del emisor como del receptor. Normalmente las personas de mentalidad cerrada no comprenderán por completo los mensajes que reciban, sobre todo si la información es contraria a su sistema de valores.

Uso de un canal para la transmisión del mensaje.

La información se transmite por el canal que une al emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, y se le puede transmitir por medio de un memorando, una computadora, el teléfono, un telegrama, correo electrónico, televisión y otros medios.

El ruido entorpece la comunicación.

Lamentablemente, la comunicación se ve afectada por el “ruido”, todo aquello que (ya sea que esté presente en el emisor, la transacción o el receptor) entorpece la comunicación. Por ejemplo:

• El ruido o un ambiente muy cerrado pueden impedir el desarrollo de ideas claras.

• La codificación puede resultar fallida a causa del uso de símbolos ambiguos.

• Las transmisión puede verse interrumpido por la presencia de estática en el canal, como ocurre a causa de una conexión telefónica deficiente.

• La falta de atención puede provocar una recepción inexacta.

• La descodificación puede resultar fallida a causa de la atribución de significados erróneos a palabras y otros símbolos.

• La compresión puede verse obstruida por otros perjuicios.

• El cambio deseado puede no ocurrir a causa del temor a sus posibles consecuencias.

Retroalimentación en la comunicación.

Para comprobar la eficacia de la comunicación, una empresa debe recibir retroalimentación. Nunca se puede estar del todo seguro de si un mensaje fue eficientemente codificado, transmitido, descodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación. De igual modo, la retroalimentación indica si el cambio individual u organizacional ha tenido lugar como resultado de la comunicación.

Factores situacionales y organizacionales en la comunicación.

Muchos factores situacionales y organizacionales influyen en el proceso de comunicación. En el ambiente externo estos factores pueden ser de orden educativo, sociológico, legal-político y económico. Otro factor situacional es la distancia geográfica; una comunicación directa frente a frente es distinta a una conversación telefónica con una persona al otro lado del mundo y también a un intercambio de cables o cartas. Otros factores situacionales que afectan la comunicación en una empresa son la estructura organizacional, los procesos administrativos y no administrativos y la tecnología.

En suma, el modelo de comunicación ofrece una visión general del proceso de la comunicación, identifica las variables críticas y muestra sus relaciones. Esto permite a su vez a los administradores detectar problemas de comunicación y tomar medidas para resolveros o, mejor todavía, impedir la presencia de dificultades desde el primer momento.

LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

En las empresas de hoy la comunicación debe influir más velozmente que antes. Incluso una breve interrupción en una línea de producción de movimiento acelerado puede resultar muy costosa en términos de pérdidas de producción. Por lo tanto es esencial que los problemas de producción sean comunicados rápidamente para que sea posible aplicar acciones correctivas. Otro elemento importante es la cantidad de información, la que ah aumentado enormemente en el transcurso del tiempo, provocando las más de las veces sobrecargas de información. Pero lo que se requiere por lo general no es más información, si no información pertinente. Es preciso determinar qué tipo de información necesita un administrador para la toma de decisiones eficaz. La obtención de esta información suele implicar la consulta tanto de superiores como de subordinados, así como de otros departamentos y personas de la organización.

Los administradores necesitan estar bien informados.

Para ser eficaz, un administrador precisa de la información necesaria para la ejecución de las funciones y actividades administrativas. Sin embargo, incluso una mirada casual a los sistemas de comunicación revela que los administradores carecen a menudo de información vital para la toma de decisiones o que, por el contrario padecen un exceso de información, lo que resulta en sobrecargas. Es evidente que los administradores deben discriminar en la selección de información. Lo que un administrador necesita no es mayor información, si no información pertinente. Es obvio que no existe un sistema de comunicación de aplicación universal; todo sistema de comunicación debe hacerse a la medida de las necesidades del administrador.

El flujo de la comunicación en la organización.

En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y a los lados. Tradicionalmente se ha hecho énfasis en la comunicación descendente, pero se cuenta con abundantes evidencias de que si la comunicación solo fluye hacia abajo, habrá problemas. Podría decirse que, en realidad, la comunicación eficaz debe partir del subordinado, lo que significa primordialmente comunicación ascendente. También fluye horizontalmente esto es, entre personas de iguales o similares niveles organizacionales, y diagonalmente, lo que involucra a personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí.

Comunicación descendente.

Fluye de personas en los niveles superiores a personas en los niveles inferiores de la jerarquía organizacional. Este tipo de comunicación existe especialmente en organizaciones de atmosfera autoritaria. Entre los tipos de medios empleados para la comunicación descendente oral están instrucciones, discursos, reuniones, el teléfono, altavoces e incluso las redes naturales de comunicación. Son ejemplos de comunicación escrita los memorandos, cartas, manuales, folletos, etc.

Desafortunadamente, es común que la información se pierda o distorsione al descender por la cadena de mando. El solo hecho de que la dirección general de una empresa emita políticas y procedimientos no garantiza por sí mismo la comunicación. El flujo descendente de información a través de los diferentes niveles de la organización es muy tardado. Las demoras pueden ser tan frustrantes que algunos administradores de alto nivel insisten en que la información sea directamente remitida a la persona o grupo que requiere de ella.

Comunicación ascendente.

Circula de subordinados a superiores y continua su ascenso por la jerarquía organizacional. Por desgracia este flujo suele verse obstaculizado por administradores de la cadena de comunicación que filtran los mensajes y no trasmiten a sus jefes toda la información, especialmente noticias desfavorables. No

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