Control De Personas Y Procesos

4 CONTROL

1. CONTROL DE PERSONAS Y PROCESOS

1.1. Propósito Fundamental: Controlar las cosas y asegurar que los planes alcancen las metas (objetivos de producción y calidad).

Se controla todo lo que necesite regulación y guía, por ejemplo:

a) Desempeño de los trabajadores:

► Asistencia.

► Productividad.

► Calidad del Trabajo.

b) Operación y Mantenimiento de Maquinaria:

► Producción Diaria esperada.

► Funcionamiento de Maquinaría.

► Consumo de Energía.

► Tiempo para Reparaciones.

c) Calidad del Producto o Servicio:

► Porcentaje de Defectos que se aceptarán.

► Número de Rechazos que se aceptarán.

► Número de Quejas por servicio que se tolerará.

d) Autoridad Personal:

► Grado en que los trabajadores toman acciones independientes mientras realizan las tareas que comprende su descripción de puesto.

1.2. Estándar de Control

Es un objetivo específico de actuación que se debe alcanzar para un producto, servicio, máquina, individuo u organización. Normalmente se expresa en números y se permite una pequeña desviación, a la que se llama tolerancia.

En las grandes organizaciones, los estándares de control los determinan especialistas del personal de apoyo, pero el supervisor tendrá que tomar los estándares generales o del departamento y traducirlos en estándares para cada trabajador u operación. En organizaciones pequeñas, puede fijarlos el supervisor.

Los mejores estándares se establecen al hacer un análisis sistemático de lo que comprende el trabajo. De esta manera el estándar se basa en la observación y medición cuidadosas, y en los estudios de tiempos.

Ejemplo:

Puede decirse que un producto cumple con el estándar de peso de 400 gramos, si no pesa menos de 375 gramos ni más de 425 gramos. El estándar de control es 400 gramos ± 25 gramos. La tolerancia es de ± 25 gramos.

1.3. Pasos para llevar a cabo el Proceso de Control:

1.3.1. Establecer Estándares de Desempeño (estándares de cantidad, calidad y tiempo).

Rol de Juez

1.3.2. Recoger Datos para medir el Desempeño: Gran parte de la información que usa el Supervisor con fines de control se obtiene mediante la observación, al ver cuán bien hacen el trabajo los operarios (observa actividades, condiciones y resultados). Otra parte de la información se recopila en forma escrita (reportes de pesos de producto terminado, reporte de análisis microbiológicos, etc.)

1.3.3. Comparar los resultados con los Estándares: Si los resultados están dentro de los límites de tolerancia, la atención del supervisor puede dirigirse a otra cosa, pero si el proceso excede los límites de tolerancia (la diferencia es una brecha demasiado grande) habrá que tomar medidas.

Rol de Solucionador de Problemas y Tomador de Decisiones

1.3.4. Tomar Acciones Correctivas: Encontrar la causa de la desviación y luego tomar alguna medida que elimine o reduzca esa causa.

Ejemplo:

El objetivo de un Supervisor de montaje en una fábrica de televisores es completar 300 montajes diarios. Al final del día, el informe de producción dice que sólo se montaron 225. El sabe que su departamento está produciendo por debajo del estándar; la producción está temporalmente fuera de control.

El Supervisor busca la solución al problema. Puede encontrar que la causa surge de una serie de condiciones; herramientas defectuosas, falta de partes, cambio de especificaciones, ausentismo de los trabajadores, falta de entrenamiento, o la incapacidad de uno de ellos para hacer su trabajo.

Una vez que identifica la causa verdadera, decide que hacer y toma las medidas necesarias para corregir el problema y hacer que las condiciones y/o los resultados queden bajo control.

1.4. Relación entre los Procesos de Planificación y Control.

Los objetivos establecidos durante el proceso de planificación se relacionan en forma directa con los controles según se muestra en el esquema siguiente:

Fase de Medición: se observan y miden las condiciones, actividades y resultados reales.

Fase de Comparación: se comparan las condiciones, actividades y resultados reales con los objetivos estándares para descubrir desviaciones indeseables.

Fase de Solución de Problemas y Toma de Decisiones: se detectan las causas de las desviaciones, se toman decisiones y se llevan a cabo acciones para poner de nuevo las condiciones, actividades y resultados bajo control.

1.5. Tipos Específicos de Controles

1.5.1 Controles de Cantidad: La cantidad de producción requerida a menudo es la base de todos los demás aspectos de control.

1.5.2 Controles de Calidad: Tienen por finalidad asegurar que el producto o servicio final reúna los estándares de calidad o especificaciones. La cantidad y la calidad del trabajo van de la mano.

1.5.3 Controles de Tiempo: No es suficiente hacer el trabajo sino que, además, la puntualidad es indispensable. Casi todas las empresas deben cumplir con ciertas fechas: se debe enviar un producto en una fecha determinada; debe prestarse un servicio en la fecha convenida.

1.5.4 Controles de Materiales: Se aplica a las materias primas, insumos y productos. Comprenden estándares de cantidad y de calidad. Ejemplo: 1) para limitar la cantidad de materias primas o de materiales terminados en existencia, se debe ejercer controles de inventarios; 2) si se quiere asegurar que se corte el máximo número de faldas de una pieza de tela para desperdiciar la menor cantidad posible de tela, se debe ejercer controles de rendimiento del material.

1.5.5 Controles de Costos: Los gastos autorizados o permitidos son los estándares de costos que deben observarse en el mes. En general, el departamento de finanzas o de contabilidad da al supervisor una lista de gastos mensuales permitidos; los cuales se basan en la expectativa de una determinada producción.

Todas las actividades que se realizan en un departamento o en un proceso están interrelacionadas. La cantidad, calidad, tiempo, materiales y costos no se pueden separar si se considera

...