Control Interno

Tema 1.- Aspectos generales del Control Interno

Una entidad se define como una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por una combinación de recursos humanos y financieros, coordinados por una autoridad que toma decisiones. Toda entidad, requiere de controles que le ayuden a lograr con sus objetivos.

Las operaciones que realiza la entidad son registradas y reportadas como información a través de los estados financieros. Estos son documentos que contienen las declaraciones que los administradores de la entidad hacen sobre su situación financiera y el resultado de sus operaciones.

El control interno promueve la eficiencia de las operaciones, ayuda a reducir los riesgos a que pudieran estar expuestos los recursos, aporta mayor confiabilidad a la información financiera y operacional, proporciona mayor seguridad respecto al cumplimiento efectivo de las leyes, normas y políticas aplicables.

Enfoques históricos

Año 1936, el Instituto Americano de Contadores, define el control interno como:

Para describir aquellas medidas y métodos adoptados dentro de la organización en sí, para salvaguardar el efectivo y otros activos de la compañía, así como para verificar la exactitud del registro en los libros contables.

Año 1939, misma institución crea la Comisión sobre Procedimientos de Auditoría.

Año 1949 dicha comisión realiza un estudio analítico dirigido a la consideración de la naturaleza y características del Control Interno y a la delineación de la responsabilidad de la gerencia y de auditor, en materia de Control Interno.

El estudio señala que para lograr un sistema satisfactorio de control interno son necesarios las siguientes características:

1. Contar con un plan de organización que proporciona una segregación apropiada de responsabilidad funcional.

2. Contar con un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuado para proporcionar control razonable sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.

3. Realizar prácticas razonables en el desempeño de deberes y funciones de cada uno de los departamentos en la organización.

4. Tener un grado de calidad del personal en relación con sus responsabilidades.

De acuerdo con el modelo COSO , el Control Interno es un proceso realizado por la dirección, la gerencia y demás personal, diseñado para aportar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos específicos de la entidad, a través de la implementación y ejecución de métodos, políticas y procedimientos coordinados e interrelacionados para lograr:

a. Seguridad en la información financiera.

b. Efectividad y eficiencia de las operaciones.

c. El cumplimiento de las leyes aplicables a la entidad.

Esta definición abarca los siguientes conceptos fundamentales:

• El control interno es un proceso, por el cual se utiliza para la consecución de un fin, no un fin en sí mismo.

• El control interno lo llevan a cabo las personas, estas en cada nivel de la organización.

• El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, la efectividad está sujeta a limitaciones inherentes a él, tales como: malos entendidos, errores de juicio, descuido o fatiga personal, colusión entre personas de dentro y fuera de la entidad, cultura, costumbres, entre otros.

• El control interno no puede hacer que un mal gerente se convierta en un buen gerente.

• El control interno está diseñado para facilitar la consecución de objetivos propios de cada entidad, por lo tanto su diseño estará en función de las necesidades de cada entidad y de la creatividad de las personas que lo diseñen.

• La seguridad en la información financiera se refiere a la preparación de estados financieros confiables y a la prevención de la falsificación de la información financiera.

• La eficacia y eficiencia de las operaciones de la entidad.

• El objetivo de cumplimiento, que esto se refiere al acatamiento de las leyes y normas a las que está sujeta la entidad.

Un sistema de control interno consta de cinco elementos interrelacionados entre sí, estos son:

1. Ambiente de control interno (tono de la organización )

Componente básico de la organización, se puede decir el cimiento en que se apoyan los demás componentes del control interno. Aporta disciplina y estructura, refleja la actitud general en la entidad, la conciencia y acciones de la administración y sus propietarios respecto a la importancia de los controles y el peso que ejercen en la determinación de las políticas, sus procesos y estructura organizacional.

El ambiente de control está integrado a su vez por los siguientes factores:

o Conciencia de control y estilo

Se refiere a la importancia que la administración le da al control interno. Concepto intangible que se puede definir como la actitud que la administración toma para asegurar que funcione o no los controles.

La conciencia de control se refiere a las actitudes y acciones que la administración asume, con relación a:

• La importancia, cumplimiento y respeto de los controles.

• Las debilidades o errores que se le informan.

• La atención que presta a los sistemas de información.

• Las acciones que lleva a cabo ante o en condiciones inusuales.

• La actitud que toma ante presiones de los accionistas para alcanzar determinados resultados.

La conciencia de control se refleja en la sustancia de las políticas y procedimientos de la administración así como en sus acciones, más que en su forma, porque pueden establecerse controles pero no cumplirse. Así, para que la conciencia de control sea un aspecto eficaz del ambiente de control, la administración debe establecer controles apropiados y difundir su convicción sólida sobre la importancia de respetarlos.

o Integridad y valores éticos

Son elementos esenciales del ambiente de control pues afectan el diseño, administración y vigilancia de los procesos clave de la entidad.

o Participación de la administración y del Comité de auditoria

El comité de Auditoria es un órgano de vigilancia nombrado por el consejo de administración cuya función principal es apoyar a la administración en la vigilancia de las políticas, procedimientos contables y de información financiera que se aplican en la entidad, así como también de las funciones de Auditoria interna y externa.

o Estructura organizacional.

Proporciona el marco general dentro del cual se planean, ejecutan, controlan y vigilan sus actividades así como operaciones, para lograr los objetivos de la empresa.

o Asignación de autoridad y responsabilidad

Se refiere a las

...