Control Interno

CONTROL INTERNO

Conceptos Previos

¿Cómo se vincula el Sistema Contable con el Proceso Administrativo?

Recordemos que las organizaciones cuentan con bienes (tangibles e intangibles) y con esfuerzo humano (físico e intelectual). La ADMINISTRACIÓN intenta combinar esos elementos para cumplir con los fines de la ORGANIZACIÓN.

Etapas del Proceso Administrativo

1. Toma de Decisiones (proceso):

a) Detectar Necesidades

b) Generar Alternativas de Acción

c) Evaluar posibles efectos de cada una de ellas

d) Seleccionar Curso de Acción

2. Acción: ejecución de la alternativa escogida

3. Control (proceso):

a) Captar Resultados

b) Comparar con lo Planeado

c) Detectar y analizar desviaciones

d) Informar para detectar causas de desvíos

Para cumplir con el Proceso Administrativo es necesario disponer de un Sistema de Información; información que puede ser de origen interno (ej. Promedio mensual de compras a crédito) o externo (tasa anual de inflación).

La Contabilidad proporciona parte de esa información al administrador. Aparece allí la vinculación entre Sistema Contable y Proceso Administrativo.

El CONTROL INTERNO ha transitado por 3 etapas:

1ra. Etapa: Existencia de pequeñas empresas bajo la dirección del dueño.

Objetivos:

a) Protección de Activos

b) Información Confiable

Elementos:

a) Segregación de Funciones

b) Registros Contables

2da.Etapa: AICPA año 1948

La expresión Control Interno no cuenta en principio con una definición única. De todos modos, distintos autores coinciden en hablar de un sistema, lo que nos brinda la idea de una acción sistemática, una forma preestablecida para ejercer la acción de controlar.

En síntesis puede conceptuarse al Sistema de Control Interno a partir de la DEFINICIÓN elaborada por E. Fowler Newton: “es el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización”

¿De quién es la responsabilidad absoluta de instalar el sistema de control interno?

Respuesta: de la Gerencia de la empresa.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO (según AICPA )

1) Protección de Activos

a) De cualquier situación indeseable

b) De pérdidas debidas a errores (no intencionales) o irregularidades (intencionales)

c) De pérdidas debidas a irregularidades

2) Obtención de Información Adecuada: todo tipo de información Contable (de uso interno o externo)

3) Promoción de la Eficiencia Operativa: en todas las actividades de la empresa

4) Estimular la adhesión a las Políticas de Dirección.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1) Plan de Organización: éste debe promover una separación adecuada de responsabilidades funcionales. Para ello es importante que:

a) Exista independencia entre distintos departamentos, secciones, empleados, en aspectos como autorización, ejecución y control de operaciones, así como también respecto a la custodia de activos involucrados en dichas operaciones.

b) Existan líneas de autoridad y responsabilidad bien definidas. Para ello es recomendable el uso de manuales de organización y organigramas

2) Sistema de Autorización y Procedimientos de Registro: se refiere a la organización en acción. Para dichos sistemas y procedimientos es necesario:

a) Que existan normas escritas (manuales de procedimiento y cursogramas), planes y manuales de cuentas para procesamiento de datos y preparación de informes contables.

b) Que cada operación esté separada en fases, tal que ninguna persona tenga a su cargo la totalidad de la misma.

c) Que cuente con registro y formularios adecuados. Registros adecuados a los procedimientos, sencillos, autocontrolables y adaptables a todos los usos posibles. Formularios simples, que brinden información completa, diseñados de acuerdo al archivo, numerados y firmados por los responsables.

3) Prácticas Adecuadas (de acuerdo a cada organización)

a) Control mediante separación de actividades

b) Integración del Sistema de Control Interno

4) Personal Adecuado

a) Procedimientos que garanticen la contratación de personal de calidad

b) Entrenamiento y Capacitación permanente con el objetivo de motivar

c) Evaluación de actuación

d) Adecuada política de remuneraciones

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