Control Interno

CONTROL INTERNO

UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

1. CONTROL INTERNO

CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:

 Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia

 Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.

 Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.

 Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.

“ Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.”

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.

ELEMENTOS DE CONTROL

1) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.

2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:

 Autorización

 Aprobación

 Ejecución

 Registro

Por ejemplo en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos:

1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.

2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.

3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.

4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad

CUENTAS POR COBRAR

VENTAS

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.

3) Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.

4) Separación de responsabilidades para funciones afines.

Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:

 Entrega de mercadería

 Registro de Cuentas por Cobrar

 Recaudación de la deuda

5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes)

6) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.

7) Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso

8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.

9) Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.

10) Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento.

CONSIDERACIONES

1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualización)

2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.

3. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.

4. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.

5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.

2. PRESUPUESTOS

3. ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos

4. PERSONAL Selección, rotación, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.

El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos.

RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

 Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,

 Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,

 Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,

 Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

 Custodia de los activos separados del registro de transacciones.

 La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERÍSTICAS

 Existencia de un Plan de Organización.

 Existencia de Políticas y Procedimientos integrados

 Personal adecuado

 Ejecución adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al día siguiente a más tardar)

2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)

3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.

4. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.

5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.

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