CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPRENDE EL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN Y TODOS LOS MÉTODOS COORDINADOS Y MEDIDAS ADOPTADAS DENTRO DE UNA EMPRESA CON EL FIN DE SALVAGUARDAR SUS ACTIVOS Y VERIFICARA LA CONFIABILIDAD DE LOS DATOS CONTABLES.

PERO CUANDO EXISTEN EMPRESAS QUE TIENEN MÁS DE UN DUEÑO, MUCHOS EMPLEADOS, Y MUCHAS TAREAS DELEGADAS. POR LO TANTO LOS DUEÑOS PIERDEN CONTROL Y ES NECESARIO UN MECANISMO DE CONTROL INTERNO. ESTE SISTEMA DEBERÁ SER SOFISTICADO Y COMPLEJO SEGÚN SE REQUIERA EN FUNCIÓN DE LA COMPLEJIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

PARA ELLO LA REVISIÓN, ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO ES NECESARIO DIRIGIRSE PRINCIPALMENTE A LOS SIGUIENTES ASPECTOS.

A) AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL PERSONAL Y APROBACIÓN DE LAS REMUNERACIONES POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN.

ES RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN, EL DESIGNAR LOS FUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL PERSONAL, APROBACIÓN DE SUS REMUNERACIONES Y MODIFICACIONES DE LAS MISMAS.

UNA BUENA MEDIDA DE CONTROL INTERNO EN ESTE ASPECTO, ES LA EXISTENCIA DE UN DEPARTAMENTO DE PERSONAL, EN EL QUE SE MANTENGAN EXPEDIENTES INDIVIDUALES QUE CONTENGAN POR LO MENOS:

 SOLICITUD DE EMPLEO

 AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

✓ AVISO EN LA MODIFICACIÓN DE SALARIO

✓ AVISO DE INSCRIPCIÓN Y BAJA ANTE LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES EN CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES LEGALES

B) SEGREGACIÓN DE FUNCIONES, EN LA RELACIÓN CON EL REGISTRO DE TIEMPO, PREPARACIÓN, APROBACIÓN, REVISIÓN, PAGO Y REGISTRO CONTABLE DE REMUNERACIONES AL PERSONAL.

C) ADECUADA PROTECCIÓN A LA ENTIDAD MEDIANTE EL AFIANZAMIENTO DE AQUELLOS EMPLEADOS QUE INTERVIENEN EN LA PREPARACIÓN Y PAGO DE REMUNERACIONES AL PERSONAL, ASÍ COMO MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTRATACIÓN DE SEGUROS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO.

D) EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE PERMITA CONOCER LAS BASES PARA CALCULAR LAS REMUNERACIONES AL PERSONAL Y SUS DEDUCCIONES.

• FECHA (DÍA)

• HORA DE ENTRADA Y SALIDA DE LA JORNADA DE LA MAÑANA

• HORA DE ENTRADA Y SALIDA DE LA JORNADA DE LA TARDE.

• HORA DE ENTRADA Y SALIDA DEL HORARIO EXTRAORDINARIO LABORADO.

E) ADECUADA DISTRIBUCIÓN CONTABLE.

DEBE DE EXISTIR UN SISTEMA EN DONDE PERMITA LLEVAR UNA CORRECTA DISTRIBUCIÓN CONTABLE DE LAS REMUNERACIONES AL PERSONAL, CON EL OBJETO DE REFLEJAR ADECUADAMENTE EN SUS ESTADOS FINANCIEROS LOS COSTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN.

PROCEDIMIENTOS RECOMENDADOS

OBTENCIÓN DE UN RESUMEN DE LOS TOTALES DE LAS NOMINAS CLASIFICADAS POR PERIODO DE PAGO.

EL RESUMEN DE SUELDOS Y SALARIOS CLASIFICADOS POR PERIODOS DE PAGO, PERMITE APRECIAR LAS VARIACIONES QUE OCURREN DURANTE EL EJERCICIO, FACILITANDO AL AUDITOR LA SELECCIÓN DE LAS PARTIDAS A REVISAR.

COMPROBAR LA BASE PARA EL PAGO DE LAS NOMINAS.

EL EXAMEN DE LA COMPROBACIÓN DE LAS BASES DEBE DIRIGIRSE A LO SIGUIENTE:

A) EXAMEN DE LOS REGISTROS DE ASISTENCIA, TARJETAS DE CONTROL DE TIEMPO, REPORTES DE PRODUCCIÓN EN EL CASO DE PAGOS A DESTAJO, COMPROBANDO LAS HORAS TRABAJADAS POR LOS EMPLEADOS, COTEJANDO LAS TARJETAS DE TIEMPO Y DOCUMENTACIÓN QUE SE UTILICE PARA ESTE TIPO DE CONTROL, CERCIORÁNDOSE DE QUE ESTÉN DEBIDAMENTE APROBADAS POR LAS PERSONAS AUTORIZADAS.

B) COMPROBAR QUE EL SUELDO Y OTRAS PRESTACIONES HAYAN SIDO APROBADAS. ESTA VERIFICACIÓN PUEDE LLEVARSE A CABO MEDIANTE LA REVISIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO, TABULADOR O AUTORIZACIÓN CORRESPONDIENTE.

C) CERCIORARSE DE QUE CUALQUIER PAGO ADICIONAL AL TIEMPO NOMINAL DE TRABAJO, HAYA SIDO APROBADO Y QUE EXISTA DOCUMENTACIÓN QUE LO RESPALDE (TARJETAS DE TIEMPO, MEMORANDA DE AUTORIZACIÓN DEL TIEMPO EXTRA.

D) VERIFICAR QUE LOS SUELDOS Y COMPENSACIONES DE LOS FUNCIONARIOS SEAN APROBADOS POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

COMPROBAR LA EXISTENCIA DEL EMPLEADO O TRABAJADOR Y ASEGURARSE QUE EFECTIVAMENTE HAYA PRESTADO SU SERVICIO A LA EMPRESA EN EL PERIODO

EL CICLO DE LAS NOMINAS

EL CICLO DE NÓMINAS DE UNA EMPRESA INCLUYE AQUELLAS FUNCIONES QUE SE REQUIEREN LLEVAR A CABO PARA:

✓ LA CONTRATACIÓN Y UTILIZACIÓN DE MANO DE OBRA

✓ EL PAGO DE MANO DE OBRA

✓ CLASIFICAR, RESUMIR E INFORMAR LO QUE SE UTILIZÓ Y PAGÓ DE MANO DE OBRA.

EL CICLO DE NÓMINAS CONTIENE LA CONTRATACIÓN, UTILIZACIÓN Y PAGO DE SERVICIOS PERSONALES COMO POR EJEMPLO NÓMINAS DE MANO DE OBRA DIRECTA, MANO DE OBRA INDIRECTA, EJECUTIVA, ADMINISTRATIVA, ETC.

LAS FUNCIONES TÍPICAS DE NÓMINAS PODRÍAN SER:

✓ RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

✓ CONTRATACIÓN DE PERSONAL

✓ LLEVAR LAS RELACIONES LABORALES

✓ PREPARAR INFORMES DE ASISTENCIA

✓ REGISTRO, INFORMACIÓN Y CONTROL DE LA NÓMINA

✓ DESEMBOLSO DE EFECTIVO

✓ PROMOCIÓN Y EVALUACIÓN DE PERSONAL

DENTRO DEL CICLO DE NÓMINAS PODRÍAMOS DISTINGUIR LOS SIGUIENTES ASIENTOS CONTABLES COMUNES:

✓ PAGO DE NÓMINAS

✓ ANTICIPOS DE SUELDOS Y PRÉSTAMOS AL PERSONAL

✓ DISTRIBUCIONES DE MANO DE OBRA

✓ OTRAS PRESTACIONES AL PERSONAL

EJEMPLO

EL CICLO DE NÓMINAS CONTIENE LA CONTRATACIÓN, UTILIZACIÓN Y PAGO DE SERVICIOS PERSONALES COMO POR EJEMPLO NÓMINAS DE MANO DE OBRA DIRECTA, MANO DE OBRA INDIRECTA, EJECUTIVA, ADMINISTRATIVA

BASES USUALES DE DATOS

LAS BASES USUALES DE DATOS ESTÁN REPRESENTADAS POR ARCHIVOS, CATÁLOGOS, LISTAS AUXILIARES, ETC., QUE CONTIENEN AQUELLA INFORMACIÓN NECESARIA PARA PODER PROCESAR LAS TRANSACCIONES DENTRO DE UN CICLO O BIEN INFORMACIÓN QUE SE PRODUCE COMO RESULTADO DEL PROCESO DE LAS TRANSACCIONES. ESTAS BASES DE DATOS DE ACUERDO CON EL USO QUE SE LES DÉ, SE PUEDEN CLASIFICAR COMO SIGUE:

A. BASES DE REFERENCIA. REPRESENTADAS POR INFORMACIÓN QUE SE UTILIZA PARA EL PROCESO DE LAS TRANSACCIONES.

B. BASES DINÁMICAS. REPRESENTADAS POR INFORMACIÓN RESULTANTE DEL PROCESO DE LAS TRANSACCIONES Y QUE COMO TAL SE ESTÁ MODIFICANDO CONSTANTEMENTE.

LAS BASES USUALES DE DATOS PARA NÓMINAS PODRÁN SER LAS SIGUIENTES:

• ARCHIVO MAESTRO DE PERSONAL CONTENIENDO NOMBRES E INFORMACIÓN DE REFERENCIA, TIPOS DE RETRIBUCIÓN, PRESTACIONES A EMPLEADOS, ETC.

• REGISTROS DE SALARIOS DE EMPLEADOS.

ENLACE CON OTROS CICLOS

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