CONTROL INTERNO

El control interno administrativo y contable

El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración, dentro de una organización dada.

El control interno es un factor básico que opera en una o en otra forma en la administración de cualquiera organización mercantil o de otra índole. Aun cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de operación en su conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle.

En general se dice que existe un control interno bien diseñado y cuidadosamente aplicado cuando una organización opera sin tropiezos, con economías y de conformidad con los objetivos fijados por las políticas superiores.

Un elemento importante para mantener el control interno lo proporciona el trabajo del auditor interno.

Esto ultimo le otorga al auditor interno una categoría profesional de “casi independiente”y tiende a desarrollar y mantener su capacidad de observador e informador imparcial, en quien puede confiar la gerencia para obtener informes sobre el funcionamiento del control interno.

El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la capacidad discrecional del individuo y no se rigen precisamente por reglas o convenciones.

Los elementos principales que contribuyen al control interno son generalmente:

• El reconocimiento de que dentro de toda unidad de organización existen uno o mas componentes funcionales o de acción, conocidos como actividades, costo o centros por areas de responsabilidad, o unidades administrativas.

• La autoridad de operación delegada a cada unidad de organización, que permite la libertad de acción dentro de limites definidos.

• La relación directa de las erogaciones con respecto a una autoridad individual especificada.

• La planeación del producto final a) mediante un presupuesto adaptado a la estructura de organización y a sus componentes funcionales, conservando así, simultáneamente, las disciplinas de operación, b) la adopción de los estándares de comparación y otras medidas de realización como los costos estándar, controles de calidad y metas de tiempo.

• Un proceso de contabilidad que proporciona medios administrativos de organización y funcionales, con información rápida, completa y exacta sobre la ejecución de las operaciones y además comparaciones con normas de operación predeterminadas.

• Informes periódicos en concordancia con los registros relacionados y de contabilidad, dichos informes sirven de información de las operaciones y de exposición de los factores favorables y desfavorables que han ejercido alguna influencia en la ejecución.

• La comprobación interna instituida ofrece máxima protección contra fraudes y equivocaciones.

• Las valuaciones profesionales frecuentes sirve como un servicio de protección y constructivo a la gerencia variando su énfasis con la calidad de las políticas de operación y su administración.

• La construcción de los controles mencionados, de tal manera que estimulen y aprovechen totalmente los tributos naturales y personales de los empleados, cuyo completo reconocimiento y ejecución evita la necesidad de algunos controles internos y determinan la extensión y rigidez de otros.

En su sentido mas amplio el control interno se refiere tanto al control administrativo como al control contable.

Los controles administrativos incluyen el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que facilitan la planeación y el control administrativo de las operaciones. Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos pro departamentos, los reportes de desempeño y los procedimientos para el otorgamiento de credito a los clientes.

Los controles contables incluyen los métodos y procedimientos para autorizar las transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisión de los registros financieros. Los buenos controles contables ayudan a maximizar la eficiencia ayudan a minimizar el desperdicio, los errores y el fraude.

Hable sobre:

La autorización: las transacciones se ejecutan de acuerdo ka las intenciones generales o especificas de la administración.

El registro: todas las transacciones autorizadas se registran en las cantidades, periodos y cuentas correctos. No se registran transacciones ficticias.

La salvaguarda: los registros se comparan contra otros registros y cuentas físicas llevados de manera independiente. Tales comparaciones ayudan a asegurar que se obtenga otros objetivos de control.

La valuación: las cantidades registradas se revisan en forma periódica para el menoscabo de los valores y las rebajas necesarias.

Ejemplos de Control Interno

El efectivo es casi siempre el activo mas llamativo para los ladrones y malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles internos para el efectivo son mucha mas elaborados que para, digamos, los clips y los escritorios que estan en las instalaciones. Cabe destacar en particular los puntos siguientes:

• La función de recibir efectivo debe estar separada de desembolsar efectivo. Además, los individuos que manejan efectivo o cheque s no deben tener acceso a los registros contables

• Todas las entradas de efectivo de deben depositar intactas cada día. Es decir nada del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada día debe usarse directamente para ningún otro propósitos.

• Todos los desembolsos mayores se deben hacer por medio de cheques foliados. Se deben investigar los cheques faltantes.

• Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes. Es sorprendente el numero de empresas que no concilian regularmente sus cuentas bancarias.

El control del efectivo requiere de procedimientos para manejar tanto los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas organizaciones utilizan protectores de cheques que perforan o de otra manera imprimen una cantidad inalterable al frente del cheque. Los cheques por grandes cantidades de dinero por lo común requieren dos firmas.

La moneda es probablemente la forma de efectivo mas atractiva. Los negocios que manejan mucho dinero en efectivo, tales como establecimientos de juegos de azar, restaurantes y bares, estan en particular sujetos al robo y al reporte falso.

Control interno del efectivo del inventario.

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