CONTROL INTERNO.

CONTROL INTERNO

El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo para la obtención de tres objetivos fundamentales: a) la obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones.

Objetivos generales del control interno. El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto, está diseñado en función de los objetivos de la organización para ofrecer seguridad razonable de que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y políticas señaladas por la administración.

Cuando hablamos de los objetivos de los controles contables internos podemos identificar dos niveles:

A) Objetivos generales de control interno aplicables a todos los sistemas.

B) Objetivos de control interno aplicables a ciclos de transacciones.

Los objetivos generales de control aplicables a todos los sistemas se desarrollan a partir de los objetivos básicos enumerados anteriormente, y son más específicos, para facilitar su aplicación. Los objetivos de control de ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas, para que se apliquen a las diferentes clases de transacciones agrupadas en un ciclo.

Los objetivos generales de control interno de sistemas pueden resumirse a continuación.

Objetivos de autorización

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.

Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administración.

Las transacciones deben ser válidas para conocerse y ser sometidas oportunamente a su aceptación. Todas aquellas que reúnan los requisitos establecidos por la administración deben reconocerse como tales y procesarse a tiempo.

Los resultados del procesamiento de transacciones deben comunicarse oportunamente y estar respaldados por archivos adecuados.

Objetivos del procesamiento y clasificación de transacciones

Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o con cualquier otro criterio aplicable a los estados y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados según el criterio de la administración.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable, cuidando de manera específica que se registren aquellas que afectan más de un ciclo.

Objetivo de salvaguarda física

El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administración.

Objetivo de verificación y evaluación

Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables, y se deben tomar las medidas apropiadas respecto a las diferencias que existan.

Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se incluyen en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante los mencionados anteriormente.

Estos objetivos generales del control interno de sistemas son aplicables a todos los ciclos. No se trata de que se usen directamente para evaluar las técnicas de control interno de una organización, pero representan una base para desarrollar objetivos específicos de control interno por ciclos de transacciones que sean aplicables a una empresa individual.

El área de informática puede interactuar de dos maneras en el control interno. La primera es servir de herramienta para llevar acabo un adecuado control interno, y la segunda es tener un control interno del área y del departamento de informática.

En el primer caso se lleva el control interno por medio de la evaluación de una organización, utilizando la computadora como herramienta que auxiliará en el logro de los objetivos, lo cual se puede hacer por medio de paquetes de auditoría. Esto debe ser considerado como parte del control interno con informática. En el segundo caso se lleva a cabo el control interno de informática. Es decir, como se señala en los objetivos del control interno, se deben proteger adecuadamente los activos de la organización por medio del control, para que se obtenga la información en forma veraz, oportuna y confiable, para que se mejore la eficiencia de la operación de la organización mediante la informática, y para que en la ejecución de las operaciones de informática se cumplan las políticas establecidas por la administración: todo ello debe ser considerado como control interno de informática.

Al estudiar los objetivos del control interno podemos ver en primer lugar que, aunque en auditoría en informática el objetivo es más amplio, se deben tener en cuenta los objetivos generales del control interno aplicables a todo ciclo de transacciones.

La auditoría en informática debe tener presentes los objetivos de autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, así como los de salvaguarda física, verificación y evaluación de los equipos y de la información. La diferencia entre los objetivos de control interno desde un punto de vista contable financiero es que, mientras éstos están enfocados a la evaluación de una organización mediante la revisión contable financiera y de otras operaciones, los objetivos del control interno en informática están orientados a todos los sistemas en general, al equipo de cómputo y al departamento de informática, para lo cual se requieren conocimientos de contabilidad, finanzas, recursos humanos, administración, etc., así como de experiencia y un saber profundo en informática.

La auditoría interna debe estar presente en todas y cada una de las partes de la organización. Ahora bien, la pregunta que normalmente se plantea es: ¿cuál debe ser su participación dentro del área de informática?

La informática es en primer lugar una herramienta muy valiosa que debe tener un adecuado control y es un auxiliar de la auditoría interna. Pero, según este concepto, la auditoría interna puede

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