DISEÑO TÉCNICO (ORGANIGRAMAS O DIAGRAMAS ORGANIZACIONALES)

Organigramas o Diagramas de Organización.

En este informe se busca exponer detalladamente todo lo relacionado con los organigramas, sus tipos, sus características, los factores que influyen y cada posible error que se puede presentar a la hora de diseñarlos; Estos diagramas de Organización tienen protagonismo en todo tipo de entidades,  ya sea con o sin ánimo de lucro, ya que en ellos se establece el orden y los roles que desarrollan cada individuo en el entorno laboral, sin embargo, gran parte de las pequeñas y medianas empresas desconocen las pautas necesarias para construir un organigrama adecuado que logre describir con exactitud las funciones que se cumplen en la organización, por consiguiente, es necesario otorgarle relevancia a este tema, pues bien, un organigrama mal diseñado puede acarrear confusiones.

El diseño de la estructura básica requiere decisiones centrales a cerca de la forma en que será dividido el trabajo dentro de la organización y como será asignado entre posiciones, grupos, departamentos, divisiones y de qué manera se lograra la coordinación necesaria para alcanzar los objetivos de la organización. (Como se cita en ‘análisis y diseño organizacional’, 2008) por consiguiente estas funciones deben quedar estipuladas dentro de los diagramas de organización. Los organigramas recalcan 5 factores esenciales de la estructura de la empresa: División del Trabajo, Autoridad y Comunicación, Tipos de trabajo que se ejecutan, Criterios de agrupación de los segmentos del trabajo y los Niveles Gerenciales; además también se pueden evidenciar niveles jerárquicos, líneas de autoridad, staff, canales de comunicación, etc.

Como requisitos fundamentales para construir adecuadamente los organigramas tenemos la precisión, la vigencia y la Uniformidad, estos me aseguran un orden en cuanto a lo que se busca reflejar en el diagrama organizacional. También debe de adaptarse a las posibles consideraciones técnicas dentro de la disciplina gerencial, de manera que resulte útil, claro y de fácil entendimiento. Si bien es cierto que la presencia de estos diagramas trae consigo muchas ventajas a la hora de entender una empresa, también es cierto que existen otro tipo de relaciones informales o tipos de comunicación que no se pueden establecer dentro de estos, por ende, no se puede entender por completo el exacto funcionamiento de la empresa solo observándolo.

Es necesario tener en cuenta los elementos gráficos para el diseño de los organigramas ya que estos explican la ubicación que se le da a cada unidad en la organización, además permiten simbolizar cada particularidad de dichas unidades; existen diferentes tipos de símbolos que ubicados dentro del organigrama proyecta un significado especial y exacto que vamos a ver a continuación:

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Fuente: Gómez, C. Mena, J. Orozco, M. Y Portilla, V. (2018) Elementos Gráficos para el Diseño Técnico [Grafico] con base en: Análisis y diseño organizacional. De la estructura funcional a la organización vacía.

Todas y cada una de las figuras que se muestran el cuadro anterior tienen su función específica para graficar el modelo organizativo, por lo cual es de gran relevancia saber utilizarlas.

A nivel más complejo, dejando a un lado los símbolos, también existen la clasificación de los organigramas según su tipo; Horizontal donde las relaciones se disponen horizontalmente; Vertical, que presentan unidades ramificadas a partir de un titular en la parte superior; Mixto, este usa combinaciones horizontales y verticales; de bloque, es un derivado de los verticales añadiéndole un mayor número de unidades en menos espacio; Radial, se grafica con figuras alrededor del mismo y se utilizan líneas para graficar las relaciones de autoridad y comunicación; Escalar, este tipo de diagramas organizacionales no utiliza recuadros, sino líneas encima de las cuales se colocan los cargos y finalmente el organigrama Circular, también conocido como concéntrico que consiste en mostrar los niveles jerárquicos de adentro hacia afuera.

Otro tipo de clasificación de estos diagramas de las organizaciones para tener en cuenta es por Objetivos, Naturaleza y Ámbito, los primeros se dividen en: estructurales, Funcionales y Especiales, los segundos cuentan con áreas micro administrativas, meso administrativas, macro administrativas, esquemáticos y analíticos, finalmente los terceros se fraccionan en Generales, específicos, integrales, Funcionales y de puestos, plazas y unidades.

En cualquier tipo de organización existe la necesidad de conocer las relaciones que se presentan entre los elementos que la conforman, es decir, unidades de trabajo, grupos de mando, factores de apoyo y staff, de la misma manera las posiciones y funciones que cumplen estos componentes, ya que es de suma importancia comprender la estructura interna en general de la empresa, además, la estructura es uno de los agentes esenciales para fomentar al recurso humano a una mayor competitividad y productividad generando como resultado el logro de los objetivos organizacionales. ‘’Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro “Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante”, el organigrama es una “representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”.^[1] Esto da a entender como este grafico organizacional a simple vista genera inmediatamente una definición en la mente de cada individuo, que se puede traducir en posibles Oportunidades de nuevos accionistas o inversionistas para la empresa, o también en Amenazas de producir una mala reputación o imagen a la empresa por un diseño paupérrimo del Organigrama.

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