EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Contenido

INTRODUCCIÓN. 3

RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS EN LA ORGANIZACIÓN. 4

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN. 5

INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISIÓN. 6

ARCHIVO HISTÓRICO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. 7

EL PROCESO ELECTRÓNICO DE DATOS EN LA PLANEACIÓN DE COMPRAS. 8

LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES. 9

INTRODUCCIÓN.

Las compras y abastecimientos en una empresa es importante ya que si la empresa se llega a quedar sin suministro o materia prima decaería toda la producción afectando tanto al área de producción como hasta la de administración, por eso la importancia del inventario ya que llevando un control sobre ello no tendríamos problemas en un determinado tiempo.

En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS EN LA ORGANIZACIÓN.

La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados.

Los pronósticos confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de la orden de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio. Si se observan las tendencias del precio se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten de precio.

La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es el punto de partida para la mayoría de los pedidos de materiales. Existen dos tipos de costumbres que caracterizan a los cuerdos entre los departamentos de compras y de producción: la primera es el “complejo de ardilla” que conduce a los supervisores y administradores a acaparar suministros, esta política conduce a evitar riesgos en retrasos. La segunda es un “complejo de marca x” o sea la preferencia por una marca determinada que en ocasiones anteriores haya determinado un buen servicio. El personal de ingeniería también se pueden dejar influir por el complejo marca x. Sus preferencias se deben a la reputación de un proveedor y se refuerzan con los servicios que conducen a un diseño competente del producto y a precios altamente competitivos.

El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de compras emplea esta información para evaluar el servicio de los proveedores. Cuando se retardan los embarques, el departamento de compras establece contacto con el proveedor para determinar la situación real de los pedidos.

Se negocian el reembolso olas deducciones de los embarques dañados en tránsito.

El departamento de contabilidad paga las mercancías recibidas cuando se notifica la aceptación. Es necesaria la notificación rápida para aprovechar los descuentos por pronto pago. Se deben reportar las acciones tomadas para apresurar las entregas y para obtener el reembolso por los embarques dañados debido a que el departamento de contabilidad maneja también el papeleo interno de los registros de los inventarios, la revisión de facturas y otros detalles financieros relacionados con las transacciones de los materiales.

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN.

Esto es la planeación agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de producción total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben comprarse, necesarios para producir las cantidades aproximadas de productos necesarios en periodos específicos de tiempo.

Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el pan agregado de la producción debe ajustarse.

El programa maestro de producción especifica la cantidad requerida de cada artículo final en cada periodo de planeación; consta de una serie de requerimientos establecidos en fase temporal para artículos finales. Además la empresa requiere de artículos en una fase temporal para las partes y las materias primas empleadas para fabricar estos artículos finales.

El manejo de la programación de la producción juega un papel muy importante en el establecimiento del programa total de producción. Al trabajar con la información sobre los insumos ya sea con las demandas estimadas para los productos de la compañía o basados sobre la recepción de órdenes existentes o en una combinación de ambas, el control de producción desarrolla los programas de tiempo y cantidades específicas para las partes y materiales necesarios y así facilita el programa de producción.

Las compañías con sistemas de procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada información de requerimientos de materiales y sus especificaciones dentro del sistema pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier programa de producción con gran rapidez. La planeación de requerimiento de materiales se adapta bien al concepto de administración de abastecimiento de materiales.

INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISIÓN.

La recepción adecuada de materiales y otros artículos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centraliza da la recepción total bajo un departamento único. Todos los embarques que ingresan deben ser verificados por el departamento de recepción. Esta persona puede completar una forma de recepción separada o reducir

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