EMISION DE CHEQUES

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PASO 1 REVISION DE DOCUMENTOS

Dentro de los documentos de respaldo podemos encontrar los siguientes:

• Factura
• Comprobante autorizado por SAT
• Recibos de caja o Notas de Debito emitidas por los bancos.
• Facturas Especiales
• Importaciones
• Cotizaciones
• Reconocimiento de Deuda
• Solicitud de cheques anticipo varios.

Todo documento se revisará de acuerdo a los siguientes requerimientos:

DOCUMENTO CONTABLE

1. Que el nombre de la empresa a quien se emitió el documento esté escrito de forma correcta.
2. Que el NIT esté escrito de forma correcta, no se aceptan documentos con CF o con el NIT erróneo.
3. Que la dirección esté escrita de forma correcta (no indispensable)
4. Que el documento tenga resolución de autorización ya sea por la SAT si fuesen facturas, por la Contraloría General de Cuentas si fuesen pagos de IUSI, pagos municipales; en el caso de pagos ante el Registro Mercantil y algunas otras instituciones del estado, El recibo del banco trae consigo el número de forma, la resolución y el número de correlativo.

La resolución de facturas puede ser verificada en el portal SAT siguiendo los pasos correspondientes.

1.-         Ingresar al Portal SAT

2.-        Dar clic en e-SAT

3.-        En el listado que desglosa dar clic en Verificador de facturas, como resultado tendrán esta pantalla.

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Llenar los datos solicitados quitando la opción de confirmar

Serie para cuando en las facturas no contenga la serie impresa.

1. Que el documento este vigente, en caso de las facturas por reglamento a partir del año 2012 las facturas tienen fecha de vencimiento, a excepción de las facturas electrónicas.
2. Que la factura tenga impreso el régimen de pago de impuestos (Pequeño contribuyente, Sujeto a pagos trimestrales o sujeto a retención definitiva), cualquier factura que no tenga alguna frase anterior, solicitar que le agreguen la frase o cambiar el documento, caso contrario se procede a realizar retención de ISR debido a que es obligación del proveedor establecer bajo qué régimen está inscrito ante la SAT.
3. Todas las facturas que establezcan que están sujetas a retención definitiva, se procede a realizarle Retención de ISR por compras de Q.2,800.00 en adelante IVA INCLUIDO.
4. La factura o comprobante debe de describir claramente cuál es el producto o servicio que se está adquiriendo, no se aceptan facturas que incluyan frases generales como: “por mantenimientos”, “por servicios”, “por honorarios”, entre otros, debe de especificar claramente qué tipo de mantenimiento, servicio o honorario prestó.

DOCUMENTO NO CONTABLE (REQUISITOS PARA EMITIR PAGO)

1. Firma de autorización Gerencia General.
2. Solicitar NIT del proveedor (referencia de una factura en blanco, RTU, etc.)
3. Si fuere anticipo preguntar al proveedor si emitirá factura por el anticipo o lo hará por el total del proyecto.
4. Si solamente nos proporcionarán el NIT del proveedor, procedemos a descargar el RTU en Portal SAT.
5. Si el anticipo o cotización es igual o mayor a Q. 2,800.00 verificar el RTU para determinar si es Sujeto a retención definitiva y proceder a realizarle el cálculo de la retención, documentar dicho cálculo (formato).

PASO 2 CONTABILIZACION

Después de la revisión de documentos se procesa la información en el sistema dando como resultado una póliza contable, está de más mencionar que todos los ingresos y egresos que se den en el día deben de ser contabilizados.

En caso de existir algún descuento en factura este deberá de ser respaldado con Nota de Crédito por el monto exacto del descuento.

PASO 3 IMPRESIÓN DE DOCUMENTO

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