ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y CICLO DE INGRESOS.

Contenido

• Generalidades

• Proceso del estudio y evaluación del control interno del ciclo de negocios

• Proceso de cuentas por cobrar

• Proceso de otras cuentas por cobrar

• Proceso de documentos por cobrar

• Objetivos específicos de control interno del ciclo de ingresos

• Identificación de objetivos con los riesgos de no cumplimiento

• Información de contacto

• Comentarios y sugerencias

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Generalidades

Básicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Además las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

FUNCIONES TIPICAS

Es necesario señalar las Funciones Típicas de un ciclo de Ingresos y podrían ser las siguientes:

• Otorgamiento de crédito

• Toma de pedidos

• Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

• Facturación

• Contabilización de comisiones

• Contabilización de garantías

• Cuentas por cobrar

• Cobranza

• Ingreso del efectivo

• Aguste a Facturas y/o notas de crédito

• Determinación del costo de ventas

MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables mas comunes:

• Ventas

• Costo de ventas

• Ingresos de caja

• Devoluciones y rebajas sobre ventas

• Descuentos por pronto pago

• Provisiones para cuentas de cobro dudoso

• Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

• Gastos de comisiones

• Creación de pasivos por el impuesto a las ventas

• Provisiones para gastos de garantía

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:

• Pedidos de clientes

• Ordenes de venta y embarque

• Conocimientos de embarque

• Facturas de venta

• Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas

• Avisos de remesas de clientes

• Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos, estan representadas por archivos, cátalogos, listas, auxiliares, etc, que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) BASES DE REFERENCIA: Representadas por información que se utiliza para el proceso de transacciones.

• Listas y/o archivos maestros de clientes de crédito

• Catálogos de productos y listados o archivos de precios

b) BASES DINAMICAS: Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

• Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir

• Auxiliares de clientes

• Estadísticas de ventas

• Diarios de ventas

ENLACES CON OTROS CICLOS

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

• Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería

• Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción

• Concentraciones de actividades ( Polizas de registro contable), que se enlazan con el ciclo de informe financiero

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Proceso del estudio y evaluación del control interno del ciclo de negocios

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Recepción del dinero

Empecemos primero que nada con LA RECEPCIÓN DE DINERO

La recepción de dinero como face inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes formas; como mínimo, cubre la primera recepción a caja desde cualquier parte de la organización. Consecuentemente está relacionada con el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado; este procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes, razón por la cual se requiere considerar a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja. Para el efecto será de utilidad describir los principios fundamentales de control aplicables parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde un punto de vista externo, para asegurarse que el dinero que se recibió realmente es el que debió haberse recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que está recibiendo no lo está desviando hacia otros fines.

1.- La contabilización Debe Efectuarse lo más Rapido Posible.

Entre más rápido se contabilice el ingreso, mayor será el control. Esto se puede cumplir estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo común puede ser la emisión numerada de recibos de caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas registradoras; o bien cierta clase de volantes o boletos numerados seriadamente canjeables por los ingresos de caja.

2.- Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo más Práctico Posible, hacia los Ingresos de Caja.

Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilización inicial, deben estar ligados a los registros intermedios

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