Efectivo

El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.

El efectivo disponible incluye:

1. Billetes.

2. Monedas.

3. Instrumentos negociables como:

a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.

b-) Giros bancarios no depositados.

c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.

El efectivo en banco incluye:

• Depósitos a la vista en cuentas de cheques.

• Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.

• Certificados de depósito a la vista.

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• 2. Concepto del efectivo Fuentes y naturaleza del efectivo Incluye las cuentas bancarias de la compañía, las cajas chicas, los fondos de operación, cuentas bancarias de la nomina, fondos restringidos para objetivos específicos, fondos de ahorro y de inversión. Normalmente se presenta en el balance un concepto de Efectivo y sus equivalentes, el cual incluye los fondos de mercado de dinero, certificado de depósito, certificados de ahorro y otros tipos de ahorro.

• 3. Concepto del efectivo Fuentes y naturaleza del efectivo Son aquellas cuentas con documentos o valores que se puedan convertir en dinero fácilmente .

• 4. Objetivos en la Auditoría del Efectivo Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude. Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo Verificar la existencia del efectivo registrado Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos (los saldos compensadores y los fondos para amortización de obligaciones).

• 5. Revisión del efectivo ¿Cuánto tiempo de la auditoria se dedica al efectivo? Los auditores dedican al efectivo más tiempo de la auditoria a pesar de la cantidad relativamente pequeña que aparece en el balance general. Razones: Gran cantidad de cuentas del balance pasan por las cuentas de efectivo, permitiendo comprobar otras cuentas del balance. El es el más líquido de los activos y ofrece la mayor tentación para cometer robo, desfalco o malversación.

• 6. Tiempo de la auditoria dedicada al efectivo Razones El riesgo inherente es alto en los activos líquidos , dedicando en casos de gran riesgo una investigación mas exhaustiva. En ocasiones la inconsistencia en el efectivo no es material, el auditor comunicara y discutirá esta situación con los miembros de Junta Directiva, el Comité de Vigilancia y la Auditoria interna para que ellos finiquiten el caso y tomen las medidas necesarias para su corrección.

• 7. Control interno sobre las transacciones en efectivo La responsabilidad del manejo de efectivo esta bajo el control del departamento de finanzas, en la dirección de tesorería. (cheques, control de fondos, pago planillas y proveedores, requerimientos de efectivo, requerimientos de financiación. Las funciones de finanzas y contabilidad deben integrarse para controlar y brindar seguridad.

• 8. Efectivo: Control y seguridad Se requiere que el efectivo a recibir sea realmente recibido, registrado y depositado en el banco en forma inmediata. Los desembolsos sean para fines autorizados y registrados correctamente y oportunamente. Mantener controlados los saldos de efectivo que se requieren en cada periodo escogido, e invertir o solicitar préstamos cuando se requiera.

• 9. Reglas generales control interno No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin. Separar la función del manejo del efectivo del registro del mismo. Centralizar la recepción del efectivo siempre que lo permita la eficiencia. Registrar oportunamente los ingresos de efectivo Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencias electrónicas de fondos, excepto gastos pequeños.

• 10. Reglas generales control interno Las conciliaciones bancarias deben prepararse por personas que no tengan accesos a registros o al manejo de fondos. Debe ser revisadas por un empleado de jerarquía... Pronosticar las entradas y salidas del efectivo e investigar las variaciones. Presentar un informe a un empleado de jerarquía designado

• 11. Control interno de los ingresos en efectivo. Ventas al contado. En el proceso de venta deben participar por lo menos dos personas en el proceso, una que vende y confecciona la factura y otra que cobra. (restaurantes, en los teatros un empleado vende el boleto y otros lo recoge. En otros negocios tres: uno que factura, otro que cobra y otro que entrega la mercadería.

• 12. Control interno de los ingresos en efectivo Sistemas electrónicos en el punto de venta. Utilización en los cajeros de cajas registradoras o sistemas computadores El caso de las cajas registradoras ofrecen: Una presentación visual del monto a cobrar y en algunos casos el detalle de los artículos comprados. Una factura que se les entrega junto con la mercancía detallando los artículos comprados y su precio. Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.

• 13. Control interno de los ingresos en efectivo En caso de sistemas computarizados de control ofrecen El código del producto establece el precio a ingresar. El empleado no tiene acceso a variarlo. Descarga el inventario perpetuo. Verifica el límite crediticio. Actualiza las cuentas a cobrar. Lleva otros controles como, ventas por líneas de producto, por vendedor, por departamento y tipo de venta.

• 14. Control interno de los ingresos en efectivo Cobranzas de clientes a crédito. Pagos de los clientes por correo. Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a menos que un empleado reciba los cheques, los deposite y lleve el control de los libros auxiliares de los clientes.

• 15. Control interno de los ingresos en efectivo Pagos de clientes por correo . El recibidor de los cheques los endosa a la compañía para depositarlos exclusivamente y prepara una lista de control con número cliente, nombre, facturas que cancela, fecha cheque, fecha recibido, monto, banco del cheque. Los cheques junto con la lista de control se envían al cajero.

• 16. Control interno de los ingresos en efectivo Pagos de clientes por correo . El cajero hace depósitos diarios que son controlados por contabilidad . Se utiliza una caja de seguridad para guardar los depósitos que se reciben durante el día. Una copia junto con las hojas de remisión de los clientes

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