Enfoque Sistematico

ENFOQUE SISTÉMICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las empresas organizadas no existen en el vacío, desde luego. Por el contrario, dependen de sus condiciones externas y forman parte de sistemas más grandes, como la industria a la que pertenecen, el sistema económico y la sociedad. De este .modo, las empresas reciben insumos, los transforman y “exportan” los productos al entorno, como se muestra en el modelo básico de la figura 1.5. No obstante, este modelo simplificado debe ampliarse y desarrollarse en un modelo de proceso administrativo u operacional que indique la manera en que los diversos insumos se transforman a través de las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control (como se aprecia en la figura 1.6). Cuando a Peter Senge, autor del libro The Fifth Discipline: TheArtand Practice of the Learning Organization, se le preguntó cuál es la cuestión más importante que enfrentan las empresas nacionales e internacionales de la actualidad, respondió: “El sistema de administración. Este libro trata acerca del enfoque sistémico del proceso administrativo. El interés no se reduce al funcionamiento interno de las empresas; deben describirse las interacciones entre la empresa y su ambiente externo.

Figura Nº 5: Modelo Insumo Producto

Insumos y demandantes

Los insumos del ambiente externo (véase figura 1.6) pueden incluir a personas, capital y habilidades administrativas, así como conocimientos y habilidades técnicos. Adicionalmente, varios grupos de personas demandan ciertas cosas de las empresas. Por ejemplo, los empleados desean un salario más alto, más prestaciones y seguridad en el empleo. Por su parte, los consumidores demandan productos seguros y confiables a precios razonables. Los proveedores desean seguridades de que se comprarán sus productos. Los accionistas no sólo desean altos rendimientos de su inversión, sino también la seguridad de su dinero. Los gobiernos federal, estatales y locales dependen de los impuestos que pagan las empresas, pero también esperan que éstas cumplan las leyes. De igual forma, la comunidad demanda que las empresas sean “buenas ciudadanas” y que por lo tanto ofrezcan la máxima cantidad de puestos de trabajo con un mínimo de contaminación. Otros demandantes de las empresas pueden ser las instituciones financieras y los sindicatos, e incluso los competidores hacen un legítimo reclamo de juego limpio. Es obvio que muchas de estas demandas son incongruentes entre sí, de modo que es labor de los administradores integrar los objetivos legítimos de los demandantes. Esto puede implicar concesiones, disyuntivas y negaciones del ego de los administradores.

Proceso administrativo de transformación

Es tarea de los administradores transformar los insumos en productos de manera eficaz y eficiente. Por supuesto que el proceso de transformación puede verse desde diversas perspectivas. Así, la atención puede dirigirse a funciones empresariales como finanzas, producción, personal y comercialización. Los autores de libros de administración conciben el proceso de transformación en términos de sus particulares enfoques de la administración. Específicamente, los autores que pertenecen a la escuela del comportamiento humano se concentran en las relaciones interpersonales, los teóricos de los sistemas sociales analizan la transformación poniendo el acento en las interacciones sociales y los adeptos a la teoría sobre las decisiones conciben la transformación como una serie de decisiones. No obstante, el enfoque más vasto y útil para la exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control como marco de referencia para la organización de los conocimientos administrativos; en consecuencia, éste es el enfoque que sirve de marco conceptual a este libro (véase figura 1.6).

Figura 1.6 Enfoque de Sistemas de la Administración

Sistema de comunicación

La comunicación es esencial para todas las fases del proceso administrativo, por dos razones. Primera, integra las funciones administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se comunican a otros con el propósito de idear la estructura organizacional más indicada. La comunicación es esencial en la selección, evaluación y capacitación de los administradores que habrán de desempeñar los papeles previstos en esa estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un entorno conducente a la motivación dependen de la comunicación. Además, es por medio de la comunicación que se determina si los hechos y el desempeño responden a lo planeado. Así pues, la administración es posible por la comunicación.

El segundo propósito del sistema de comunicación es enlazar a la empresa con su ambiente externo, en el que se encuentran muchos de los demandantes. Por ejemplo, no hay que olvidar jamás que los clientes, la razón de existir de prácticamente todas las empresas, se hallan fuera de la compañía. Es por medio del sistema de comunicación que se identifican las necesidades de los clientes, conocimiento que permite a una empresa brindar productos y servicios y obtener ganancias de ello. De la misma manera, es mediante un eficaz sistema de comunicación que las organizaciones se ponen al tanto de la competencia y otras posibles amenazas y factores restrictivos.

Variables externas

Los administradores eficaces analizan regularmente las condiciones externas. Aunque es cierto que las posibilidades de que disponen los administradores para obrar cambios en las condiciones externas son escasas o nulas, no tienen otra opción responder a ellas.

Productos

Es tarea de los administradores garantizar y utilizar los insumos de la empresa y transformarlos por efecto de las funciones administrativas (con la debida consideración de las variables externas) en productos.

Aunque los tipos de productos varían de acuerdo con la empresa de que trate, por lo general se incluyen algunas de estas clases: bienes, servicios, ganancias, satisfacción e integración de las metas de los diversos demandantes de empresa. La mayoría de estos productos no requiere explicación, de manera que aquí nos limitaremos a detallar los dos últimos.

Las organizaciones deben ofrecer muchas “satisfacciones” si desean retener y suscitar contribuciones de sus miembros. Deben hacer posible la satisfacción no sólo de necesidades materiales básicas (como, por ejemplo, las necesidades de los empleados de obtener dinero para alimentarse y disponer de un techo o de contar con seguridad en el empleo), sino también de necesidades de asociación, aceptación, estimación y quizás incluso de autorrealización para que los

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