Extensión Anaco. Los Organigramas

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui

Extensión Anaco

Los Organigramas

A través de los organigramas se representa gráficamente la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y refleja en forma de esquema la descripción de las unidades que la integran, la relación que existe entre cada una de ellas, sus niveles de jerarquía y los canales formales de comunicación.

El objeto de los organigramas es mostrar gráficamente las funciones de los departamentos o su posición dentro de la organización y como están relacionados, mostrando el nombre del puesto y, en algunas ocasiones, el nombre de quien lo ocupa. Donde las unidades individuales suelen aparecer dentro de las casillas que se encuentras conectadas unas a otras a través de líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.

Los organigramas permiten entender, en un esquema general, los aspectos fundamentales de una organización. En estos se localiza el tipo de unidades que la conforman, sus relaciones, las características de la entidad y sus funciones básicas, entre otras.

• Constituyen una fuente de consulta con fines de información.
• Indican la relación jerárquica que tienen entre si los principales órganos integrantes de la organización.
• Facilitan a su personal el conocimiento de su ubicación y las relaciones dentro de la organización.
• Ayudan a descubrir cuando existen dispersiones, dualidad de funciones o cuando hay peldaños insuficientes o excesos de supervisión y control.
• Representa las unidades que integran la organización y sus niveles jerárquicos.
• Refleja los tipos de trabajo, ya sean especializados o no, que se realizan dentro de la organización, asignados por área y función.
• Muestra la división de trabajo en la cual indica:

• Los cargos que existen.
• Su agrupación en entidades administrativas
• La autoridad asignada a los mismos.

A la administración, los organigramas, sirven de orientación acerca de todas las unidades administrativas que constituyen la empresa al reflejar la estructura organizativa, sus características graficas y actualizaciones.

Para la organización y sistema, sirven para reflejar la estructura organizativa así como también vigilar su permanente revisión y actualización, y la cual se le da a conocer a la organización mediante los manuales de la misma.

En forma general, estos sirven para descubrir y eliminar defectos o fallas de una organización, comunicar su estructura organizacional y reflejar los cambios organizativos.

Un organigrama debe contener ciertos datos, entre estos sus principales son:

Títulos de descripción de las actividades. El cual incluye el nombre de la compañía y la actividad que se defina.

• Nombre del funcionario que los formulo
• Y la fecha de formulación
• Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.). 
• Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales

Existen ciertos requisitos que deben tomarse en cuenta también a la hora de formular un organigrama: deben tener precisión, es decir, que deben estar perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. Vigencia, reflejando la situación presente y actualizada de la organización. Uniformidad, para facilitar su interpretación.

Los organigramas deben ser muy claros, no deben contener un número excesivo puestos y no deben comprender de manera ordinaria a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Deben contener nombres de funciones y no de personas y cuando se desee que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Es recomendable que no representen un número muy grande de elementos de organización ya que pueden hacerse algo confuso.

Existen símbolos y referencias convencionales de mayor uso dentro de un organigrama, entre estos están:

• Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica

[pic 1]

• [pic 2]Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

• Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

[pic 3] 

• Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
• Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

[pic 4]

• Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

[pic 5]

• Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

[pic 6]

• Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

[pic 7]

• Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

[pic 8]

Los organigramas pueden clasificarse dentro de cinco grupos de acuerdo a diferentes criterios:

Por su naturaleza:

• Micro-administrativos: los cuales representan a una única organización y de referirse a esta de manera global o general, mostrando algunas áreas que la conforman.
• Macro-administrativos: representan a más de una organización.
• Meso-administrativos: representan a más de una organización perteneciente a un mismo sector.

Por su finalidad:

• Informativo: los cuales tienen como objetivo ser presentados al público en general y muestran una estructura global de la organización.
• Analítico: estos organigramas permiten observar diferentes aspectos de la organización y dan una visión global de la misma.
• Formal: el cual ha sido ya aprobado por la dirección de la organización y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
• Informal: el surge partir de las relaciones amistosas o de los grupos informales; no se encuentran representados en ningún documento formal.

Por su ámbito:

• Generales: brindan una información representativa de la empresa, resaltando cierto nivel jerárquico.
• Específicos: representan una porción o área de la empresa.

Por su contenido:

• Integrales: dan una representación global de a organización, muestran las relaciones de jerarquía existentes en la empresa.
• Funcionales: incluyen, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones que tiene asignada cada unidad.

Por su presentación o disposición grafica:

• Vertical: donde las unidades vienen representadas de arriba abajo a partir del titular, quien se encuentra en la parte superior, y al cual le siguen los diferentes niveles jerárquicos de manera escalonada. Este tipo es el más recomendado.
• Horizontal: las unidades se encuentran representadas de izquierda a derecha y donde los niveles jerárquicos están ordenados en columnas y las relaciones entre estas, ordenadas por líneas dispuestas horizontalmente.
• Mixtos: en el cual se combinan los organigramas verticales y horizontales ampliando su posibilidad de graficación y a los cuales se les recomienda su uso cuando existan dentro de la estructura un gran número de unidades en la base.
• De bloque: los cuales son una variante de los verticales, integra mayor número de unidades es espacios reducidos lo que permite mostrar a aquellas que se encuentran en los últimos niveles jerárquicos.
• Circulares: donde la unidad de mayor jerarquía esta ubicada en el centro, a su alrededor una serie de círculos los cuales representan un nivel distinto de autoridad los cuales decrecen desde el centro a los extremos, indicando el circulo más extenso el menor nivel de jerarquía.

Existen también una serie de técnicas que deben tomarse en cuenta para la elaboración de los organigramas:

• Las casillas deben ser rectangulares: estas se utilizan para representar cargos, funciones, categorías y/o personas, esto de acuerdo con el tipo de organización. Los diferentes niveles que existen dentro de una organización indican las relaciones, de forma tal que el rectángulo que se encuentra en la parte superior representa una posición con mayor autoridad que las que se encuentran en un nivel inferior.
• Las líneas de mando siempre deben caer en forma vertical sobre el órgano inmediato que recibirá las ordenes del anterior, esto indica la relación de mando entre ellos:

• Relación de mando, lineal o jerarquía: aquellas líneas que caen directamente sobre y en la parte media del grafico indican “mando”.
• Relación de apoyo o staff: cuando la línea horizontal esta colocada  lateralmente indica una relación de apoyo.
• Relación de coordinación o funcional: líneas continuas o formadas por segmentos indican relaciones de coordinación.
• Relaciones especiales: líneas quebradas representan este tipo de relaciones. En algunas ocasiones sirven para señalar aquellas dependencias que participan en organismos asesores y a las cuales se les coloca un número en su interior para identificarlos.

• Se debe tener siempre presente que las líneas de nivel son siempre horizontales.
• Se debe delimitar con precisión  las unidades o dependencias.
• Señalar de forma directa las relaciones existentes.
• Debe escribirse correctamente el nombre de las unidades y en cierto caso que deben usarse abreviaturas, especificarlas al pie del grafico.
• Es recomendable evitar el entrecruzamiento de líneas, el uso de varios colores, el sombreado de los rectángulos, información que sea ajena a la estructura y utilizar otros símbolos que o sean rectángulos y líneas.
• Equilibrio: el cual hace referencia a la distribución de los rectángulos, estos deben representarse de forma que muestren un diagrama equilibrado y simétrico.

Entre las normas que deben seguirse en la realización de un organigrama, se encuentra que el rectángulo perteneciente al nivel más alto, debe tener un tamaño igual o mayor al de los demás pero nunca menor. De la base de ese rectángulo superior debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá siempre ser más gruesa que las demás. Inmediato a la administración, deben aparecer las asesorías y luego de estas las unidades operativas, con su respectiva clasificación.

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