FUNDAMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS EVIDENCIA 1

Instrucciones        

1. Lee el siguiente caso:

CASO: Centralización de compras
PROBLEMA DIAGNOSTICADO:        

Elevados costos por desorganización del área de compras.

Una importante organización sanitaria-hospitalaria, con centros en todo el territorio nacional, se encuentra con un problema de desorganización grave en sus compras. Dichos problemas se deben principalmente a que todos los centros realizan la función de compras sin tener criterios comunes, con distintos catálogos de productos sanitarios y no sanitarios, falta de una política de compras, falta de procedimientos claros y estandarizados, ningún sistema de control de las condiciones pactadas con los proveedores, inexistencia de indicadores de gestión de compras y poca o casi nula actividad de negociación.

Esta situación es aprovechada por los proveedores para vender a precios altos. La consecuencia evidenciada por esta falta de organización es una importante atomización del volumen de compras, la cual conlleva a la pérdida de eficacia y automáticamente a elevados costos de adquisición por parte de la institución.

1. Redacta un reporte donde aportes soluciones en cada uno de los siguientes aspectos:

1. Políticas y procedimientos

• Las políticas deben cumplir con 5 características básicas (calidad, cantidad, precio exacto, financiamiento y servicios) y tener un objetivo específico.
• Se abarcan las ocho fases del procedimiento: reconocimiento del problema, determinación de soluciones, especificación del producto, búsqueda de proveedores, adquisición y análisis de propuestas, evaluación de propuestas del proveedor, procedimiento de pedido y evaluación del rendimiento.

Analizando el caso y la situación, es necesario satisfacer la demanda de la empresa hacia los consumidores, debido a que el compromiso es integral hacia ellos, de la misma manera desarrollando un modelo que permita manejar y difundir acciones, procedimientos y reglas dentro de la corporación.

Se puede manejar con cursos de capacitación al personal de la empresa para que sus funciones las desarrollen según las políticas de la empresa, así mismo para que comprendan los requerimientos para llevar un inventario libre de pérdidas.

Políticas y procesos

Es de suma importancia dejar bien claro que la calidad del producto y/o servicio siempre tiene que contar con el estándar más alto, permitiendo obtener el mayor alcance en el mercado de la industria.
Cantidad-Suministro de materiales, se puede diseñar un programa de tener solo lo necesario con un modelo de “just in time”, para todas aquellas actividades programadas.

Requerimientos:

• Lista de precios exactos para dejar en claro los costos del producto por parte de la empresa.
• Base de datos para el registro de cada uno de los clientes.
• Ordenes de comprar para minimizar las perdidas y contar con el respaldo de compra-venta.
• Revisión física pre-entrega.
• En el proceso de pos-entrega se realizara llamadas de calidad para medir la satisfacción del consumidor.

1. Organización, objetivos y responsabilidades

• Define cada uno de los 4 objetivos QCLD.
• Presenta un organigrama claro y describe cada una de las responsabilidades.

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• Calidad: desarrollar un departamento de calidad en donde se mida la eficiencia y eficacia de los proveedores, así como también medir el proceso de pre y post-entrega.
• Costos: para este punto hay que realizar un estudio de competencia para estabilizar los costos de la empresa. Minimizar los gastos dentro de la corporación, unificar los costos de venta haciéndolos rentables para inversionistas o “x” consumidor y así generar mayor utilidad neta.
• Logística: a través de este departamento se podrán calificar y medir entradas y salidas de productos, así mismo tratar el área de transportación y almacenamiento interno.

Optimización de suministros y costos, se puede implementar el proceso de intercambio con otros distribuidores para generar salidas al inventario muerto, de esta manera se pueden evitar pérdidas económicas.
El proceso de intercambio se desarrolla haciendo change de productos que uno ya no necesite con otro distribuidor.

• Desarrollo: manejar una base de datos para la comercialización de productos e implementar el proceso de intercambios, de esta manera se comenzara una alianza entre proveedores y fabricantes.

Organigrama

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1. Aspectos legales y éticos

El departamento de compras es crucial para el logro de los objetivos de la empresa, y por consiguiente, el personal que labora en él deber reunir ciertas cualidades y habilidades. La selección del personal de compras debe ser muy cuidadosa en aspectos como educación, personalidad y liderazgo.

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