Funciones de la comunicación organizacional

3. Funciones de la comunicación organizacional.

La comunicación en cualquier institución cumple un rol esencial en la fijación de metas y criterios de

desempeño, en relacionar a la Organización con el medio externo, en contribuir al desarrollo de la cultura

organizacional basada en el compromiso con su misión y también en la organización de los recursos

económicos, materiales y humanos de la Organización. Veamos ordenadamente estas funciones de la

comunicación

Alinear la conducta de sus colaboradores con la Misión.

La comunicación formal desempeña una función orientadora de los esfuerzos de

sus colaboradores o de control cuando se pide a los funcionarios (as) que primero

comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se responsabilicen de las

funciones asignadas a sus puestos o que cumplan con las políticas de la

institucional.

Sin embargo, también existe la comunicación informal que influye en la conducta.

Cuando los grupos de trabajo molestan o presionan a un miembro que produce

demasiado (y hace que el resto del grupo quede mal) se están comunicando con

ese miembro de manera informal y controlando su conducta.

Motivar a los individuos y equipos de trabajo.

La comunicación alienta la motivación porque le aclara a los funcionarios qué

deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un

rendimiento deficiente. En efecto, la definición de metas concretas, la

retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la

conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación.

Expresar emociones.

En el caso de muchos funcionarios (as), el grupo de trabajo es su fuente primaria

de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo

fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y

sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en

una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las

necesidades sociales.

Informar.

La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando

facilita la toma de decisiones mediante la transmisión de antecedentes y datos

que permiten que la Administración institucional pueda identificar y evaluar posibles

cursos de acción.

RESUMIENDO: No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más Importante que las demás.

Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para

que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y para tomar decisiones. Podemos

considerar que casi cualquier Intercambio de comunicación en una organización o grupo cumple con una o

varias de estas cuatro funciones.

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4. Direcciones de la Comunicación

En toda organización que se estructura en departamentos especializados en determinadas tareas o procesos para lograr su misión, la comunicación juega tres roles fundamentales: primero permite la comunicación de los directivos hacia sus colaboradores, segundo permite la comunicación de los colaboradores a sus directivos y tercero permite la comunicación lateral entre distintas áreas o cargos de la institución.

La comunicación descendente – del superior a al equipo de trabajo- juega un rol fundamental en la dirección de los esfuerzos diarios y tiene múltiples formas de expresión. La insuficiencia de esta comunicación sabemos que la suplen los rumores

En el caso de la comunicación ascendente oportuna, aquella que mantiene a la Dirección informada de lo que ocurre, es la que evita las sorpresas, que como sabemos nunca son buenas.

COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

1º) DESCENDENTES.

Es el medio por el cual los directivos pueden :

Implementar objetivos y metas.

Transmitir las instrucciones de trabajo.

Crear empatía

Generar trabajo de equipo.

Procedimientos.

Motivación.

Amonestación.

Retroalimentación

2º) ASCENDENTES:

Es el medio por el cual los colaboradores de la institución pueden:

Hacer presente los problemas.

Realizar sugerencias.

Presentar los informes.

Canalizar los reclamos.

Efectuar las peticiones.

Rumores.

3º) HORIZONTALES

Es la que se da entre colaboradores de un mismo nivel o de distintas áreas a fin de:

Solucionar problemas.

Coordinar actividades.

Proporcionar u obtener asesoría.

5. Las redes formales en relación con las informales.

Las redes de comunicación definen los canales por donde fluye la comunicación. Estos canales son de dos tipos: Formales o Informales. Las redes formales suelen ser verticales, siguen la cadena de autoridad y se limitan a comunicados relacionados con el trabajo. Por otra parte, la red informal (más conocida como rumor) está en libertad para desplazarse en cualquier sentido y saltar niveles de autoridad y puede satisfacer las necesidades sociales de los miembros del grupo y facilitar la ejecución de actividades.

Las siguientes figuras ilustran tres redes comunes para grupos pequeños. Se trata de la cadena, la rueda y de todos los canales. La cadena sigue con rigidez la línea formal de mando. La rueda depende de que un líder actúe como conducto central para la comunicación de todo el grupo. La red de todos los canales permite que todos los miembros del grupo se comuniquen de manera activa entre sí.

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6. Funciones de las redes informales

La explicación anterior de las redes se refería a los patrones formales de comunicación, pero el sistema formal no es el único sistema de comunicación en un grupo o entre grupos. Por tanto, veamos el sistema informal, donde la información fluye sin orden, dando lugar a los rumores.

Los rumores tienen tres características:

• En primer lugar, la Dirección no los controla.

• En segundo, los empleados los perciben como algo más creíble y fidedigno que los comunicados formales que emite la alta dirección.

• En tercero, se usan primordialmente para servir a los intereses de las personas que los difunden.

Uno de los estudios más famosos sobre los rumores investigaba el patrón de comunicación de sesenta y seis empleados administrativos de una pequeña empresa fabril Se pedía a cada receptor de la comunicación que explicara cómo había recibido cierta

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