IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES

 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES

Solo se estableció que se necesitaban vehículos tipo panel para el transporte de retenidos con ciertas características técnicas establecidas por la Policía Nacional, pero nunca se realizó el estudio para su sostenibilidad en el tiempo.

SELECCIÓN DE LAS FUENTES DE SUMINISTRO

Debido a que somos una entidad del estado, el proceso de modalidad de compras está establecido en la ley 80, en la cual nos dice que para este tipo de proceso de contratación se debe realizar por licitación, en el cual la entidad establece las características técnicas y se puede presentar cualquier proveedor que cumpla con todos los requisitos legales vigentes.

Se estableció una relación con el proveedor a largo plazo, quien en un principio garantizo la calidad y continuidad del suministro, no cumplió con el periodo de validez de la oferta.

Para escoger el proveedor solo se tuvo en cuenta el valor de adquisición de los vehículos, en ningún momento la institución analizo los costos de mantenimientos de los mismos.

CONTRATACIÓN Y NEGOCIACIÓN

EMISIÓN Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

Los pedidos estaban establecidos en el contrato y se cumplían normalmente hasta el año 2013.

RECEPCIÓN E INSPECCIÓN DE LOS PEDIDOS

Para el caso en estudio, los vehículos cumplían con las condiciones técnicas solicitadas y como estaban en el periodo de garantía no necesitaban mayor presupuesto para su sostenibilidad.

APROBACIÓN Y PAGO DE FACTURAS DE PROVEEDORES

La Policía Nacional cumplió con los pagos de acuerdo a lo recibido, pero en el 2013 cuando se presentó el inconveniente del cobro mayor de lo establecido, no se realizó más pagos al contrato.

CONTROL DE RESULTADOS

Este control solo se realizó con las entregas de los vehículos, pero nunca con la sostenibilidad de los mismos, viéndose la institución afectada por ese gran error.

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

La Policía Nacional se certificó en la norma de calidad ISO-9001 por medio de la cual certifico todos sus procedimientos entre ellos los de la oficina de contratos, de igual manera, el gobierno colombiano implemento una nueva modalidad de compras llamado Colombia Compra Eficiente, donde las empresas realizan acuerdos marcos de precio y las entidades gubernamentales realizan los pedidos de sus necesidades, obteniendo con esto agilidad en los procesos de contratación y mejores precios del mercado.

REDUCCIÓN DE LOS COSTES DE COMPRA

Actualmente la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional, está desarrollando un Modelo de Administración de Recursos Logísticos y Financieros, con el fin de garantizar la sostenibilidad institucional con la mejor optimización de los recursos, enfocados en el funcionamiento, lo ideal que debemos tener hoy y el Crecimiento de la institución.

Teniente (Ing. Mecánico) EDGAR ALBERTO ALVAREZ MERCADO

Analista Logístico Policía Nacional

Especialización en Gerencia en Logística Integral

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