Implementación del software contable

IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE CONTABLE

KARIS AGUILAR CATAÑO

YULIANA RIVERA CHARRIS

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA, UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

LABORATORIO CONTABLE

PROFESORA JACKELINE BALLUT TOVAR

6 de abril de 2021

1. INTRODUCCIÓN

A través de los años, las organizaciones han evolucionado la manera en cómo registrar y llevar su información contable. Esto se debe a que el mundo ha avanzado en relación a los temas de tecnología, que trae consigo los elementos electrónicos, el internet, etc; es  aquí dónde surgen los llamados software especializados.

Con esto se les daría un plus a todos los encargados de manejar y llevar la parte contable de las organizaciones, brindándoles rapidez, realizar operaciones exactas, menores riesgos, con el fin de suplir las exigencias de este mundo globalizado.

Actualmente, las organizaciones interactúan con esta herramienta, demostrando así una gran demanda en software contable. A pesar, que no es necesario que un contador ingrese la información al software contable, algunas empresas optan por contratar uno, sin embargo, todo apunta a que el software contable implementado, ayuda a las organizaciones a que no existan fallas tales como: desconocimiento, desinterés u olvido, y que toda la información ingresada se pueda obtener de manera fácil, segura y rápida.

Este trabajo se hizo con el objetivo de mostrar el concepto de software contable, sus características, tipos, ventajas y desventajas, y a la vez; mostrar los principales softwares contables en ciertos países específicos, relacionado con la importancia de esta gran herramienta para llevar a cabo las transacciones de las organizaciones.

Palabras claves: software contable, organizaciones, implementación.

1. MARCO TEÓRICO

Un software contable es un programa que se utiliza para sistematizar y simplificar la parte contable de una empresa, entonces, en el software contable, comúnmente se registran las transacciones que se generen dentro de las empresas.

Neysi (2016) comenta que un software contable es “la herramienta usada para el adecuado manejo de programas de contabilidad, de esa manera sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad”.

Al igual, que Pressman (2010)  lo define como “aquella estructura de datos que permite que los programas manipulen en forma adecuada la información contable” (pp.3).

Del mismo modo, Ramos Alfaro (2017)  comenta que el software contable “es una herramienta que permite automatizar y simplificar las operaciones contables, financieras y administrativas dando como resultado informes para la toma de decisiones” (pp.39).

 Los objetivos de tener un software contable en la empresa, ayudaría grandemente en relación a que la está podría llegar a ser más competitiva, se reducirían los errores, se tomarían mejores decisiones, eso sí; de la mano con un buen soporte y con instrucciones que aseguren el buen funcionamiento del software contable. Gracias a esto, al dia de hoy, las empresas han eliminado lo de llevar su información contable de manera manual, ya que; se considera una manera más compleja, en la cual pueden presentarse errores y demás.

Características del software contable

Figura 1[pic 1]

Características principales del software contable

Fuente: Elaboración propia (2021)

Las características antes mencionada, son denominadas como las características principales del software contable. En relación a la facilidad de uso; es que el software contable es de fácil manejo, es automatizado, poco se cometen errores, en flexibilidad; se destaca porque tiende a adaptarse a cualquier plan contable de la organización, en gestión de informes; se generan los informes de manera rápida, se pueden hacer comparaciones de estos a tiempo real, lo cual conlleva a que la organización realice un control detallado.

Así mismo, en relación a la integración; el software contable permite incorporar la facturación con la contabilidad de la organización, en portabilidad; algunos software contables pueden contar con manejo de información a la nube, para que así no existan riesgos, y en seguridad; como en el software contable se maneja información de la organización, a esta se podría acceder con claves o permisos.

Tipos de software contable

Como ya se había mencionado anteriormente, el software contable se usa para agrupar información financiera de la organización. Por lo tanto, se menciona los tipos de software contable, de los cuales tenemos:

• Hojas de cálculo: las hojas de cálculo se manejan cuando la empresa es pequeña y está iniciando, es decir; cuando la empresa manejar transacciones bajas, es económica.
• Software disponible comercialmente: son configurables, produce informes de manera estándar, se necesita de servicios para poder instalarlo en la empresa.
• Software de planificación de recursos empresariales: agrupa la información contable de la organización en una sola base de datos, es costoso, requiere tiempo para su instalación, las empresas grandes manejan este tipo de software.
• Software de contabilidad personalizado: puede tener errores, requiere más mantenimiento, es caro y poco funcional.

Ventajas y desventajas del software contable

Gracias al cambio digital que ha habido con el pasar de los años, se ha transformado la manera de llevar la información contable, teniendo en cuenta el desempeño del software contable que ha sido de gran ayuda para las organizaciones. Sin embargo, el software contable cuenta con desventajas y ventajas que son importantes de resaltar, entre ellas se encuentran:

Ventajas:

• Ahorrar dinero y tiempo: a la hora de la elaboración de registros contables, con el software se estaría ahorrando tanto tiempo como dinero, porque se necesitaría menos recursos.
• Mejorar la gestión del negocio: esto se debe a que se tienen los datos guardados y unificados, se podría facilitar la toma de decisiones y la administración de los recursos.
• Simplificar los procesos administrativos: es más fácil mecanizar el trabajo y ejercer las actividades cada día.
• Mejorar la disponibilidad de los comprobantes: para las organizaciones es de gran ayuda, porque tienen la información financiera a la mano y con rápido acceso.
• Reducir la cantidad de papel: se reduciría el papel, los gastos de impresión, y colaborarían con el medio ambiente.

Desventajas:

• Requerir un conocimiento previo para el uso: como se requiere conocimiento de su uso, se recomienda programas que cuenten con un buen servicio de soporte.
• Necesitar mantenimiento: algunos de estos softwares necesitan de mantenimiento constantemente, por lo que se recomienda adquirir software contables que actualicen por sí solos, y no se les tenga que hacer mantenimiento de forma continua.
• Ocasionar gastos extras: algunos de ellos podrían necesitar gastos como, la instalación de RAM o de procesadores modernos, entonces; es mejor utilizar aquellos no necesiten instalaciones locales, y que se puedan guardar la información en la nube.

El mejor software contable hoy en día

Sin importar la actividad económica o tamaño de la empresa, estás deben contar con un software contable para, registrar su información de manera segura y rápida. Sin embargo, el software contable que se adquiera en cada empresa, debe suplir las necesidades y qué cuente con herramientas muy funcionales, con el propósito de hacer cambios y tomar buenas decisiones.

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