LA PLANEACIÓN COMO PARTE DEL PROCESO DE ADMINISTRAIÓN

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LA PLANEACIÓN COMO PARTE DEL PROCESO

 DE LA ADMINISTRACIÓN

Una de las cuatro funciones de la administración es la planeación, la cual podemos definir como el Acto de determinar las metas de la organización y los medios para lograrlas.

Entre las cuatro funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control) la planeación es fundamental y la Organización, Dirección y Control se derivan de la Planeación.

Sin embargo, la planeación también es la función administrativa más controvertida ya que por ser la etapa base del proceso administrativo puede marcar la pauta para el éxito o el fracaso de una organización. Por ello, Una de las principales responsabilidades de los administradores es decidir hacia dónde debe dirigirse la organización en el futuro y cómo llegar hasta ahí.

¿Qué ocurre si no se lleva a cabo el proceso de planeación?

Sin metas ni planes claros, los empleados no pueden desempeñarse a su máximo potencial ni la organización puede prosperar.

En algunas organizaciones, por lo general las más pequeñas, la planeación es informal y esto puede dar resultado a incertidumbre en el futuro tanto a los administradores como a los empleados. Por otra parte, en otras organizaciones los administradores siguen un marco de planeación bien definido, la empresa establece una misión básica y desarrolla metas formales y planes estratégicos para llevarlos a cabo.

También algunas empresas grandes como IBM, GM, United Way por ejemplo, realizan un ejercicio de planeación estratégica cada año. En los ejercicios anuales se revisan sus misiones, metas y planes para enfrentar los cambios en el entorno o las expectativas de grupos de interés como la comunidad, los propietarios o los clientes.

Es importante mencionar también que muchas de estas empresas elaboran planes de contingencia para escenarios adecuados a circunstancias inesperadas, es decir, planes de recuperación de desastres los cuales ayudan a saber lo que la organización que debe hacer en caso de una catástrofe mayor como un huracán, un terremoto o un ataque terrorista.

¿De qué manera los administradores planean para el futuro en un entorno de cambio constante?

La mayoría de las organizaciones enfrenta agitaciones e incertidumbre debido a la confusión económica, política y social de años reciente, y esto ha hecho que muchos administradores se pregunten cómo pueden enfrentarla. Sin embargo hay que estar conscientes que la planeación no puede adivinar un futuro incierto, ni manejar un entorno turbulento.

Metas/Objetivos y planes, los pilares de la planeación

Como lo mencionamos al inicio, la planeación es el acto de determinar las metas de la organización y los medios para lograrlas.

¿Qué es una Meta/Objetivo?

Una meta es el estado deseado en el futuro al que la organización desea llegar. Las metas son importantes porque las organizaciones existen con un propósito y las metas definen y establecen ese propósito.

¿Qué es un Plan?

Podemos definir un plan como un mapa para alcanzar las metas, y además especifica la distribución de los recursos de la organización, los programas, tareas y otras acciones.

Por lo cual podemos decir que las metas especifican los fines futuros, los planes especifican los medios actuales.

La misión, la base de la planeación

El proceso de planeación empieza con una misión formal que define el propósito básico de la organización. La misión es la base del nivel estratégico (de la empresa) de las metas y los planes, que a su vez da forma al nivel táctico (divisional) y operativo (departamental).

En la parte superior de la jerarquía de las metas se encuentra la misión, razón de existir de la organización.

La misión describe los valores, las aspiraciones y la razón de ser de la organización. Una misión bien definida es la base para el desarrollo de todos los planes y metas subsecuentes.

La misión debe ser una breve definición del panorama de negocios y las operaciones básicas de la organización que la distinguen de organizaciones similares.

Para poder cumplir con la misión de la organización las metas y los planes son divididos en tres categorías tal como se muestra en la siguiente figura:

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Metas y Planes estratégicos

Por lo regular, los altos directivos son los responsables de establecer metas y planes estratégicos que reflejen un compromiso con la eficiencia y la eficacia de la organización.

Las metas estratégicas son breves declaraciones del lugar que la organización quiere ocupar en el futuro; pertenecen a la organización como un todo, en lugar de divisiones o departamentos específicos.

Los planes estratégicos son pasos mediante los cuales una organización trata de lograr las metas estratégicas. El plan estratégico es el plano que define las actividades y la distribución de recursos de la organización (en forma de efectivo, recursos humanos, espacio e instalaciones) que se requieren para alcanzar esas metas.

La planeación estratégica suele ser a largo plazo y define los pasos de la organización a futuro en un período de dos a cinco años.

Metas y Planes tácticos

Los planes y metas tácticas son responsabilidad de los administradores de nivel medio, como los jefes de las principales divisiones o unidades funcionales.

Un gerente de división formula planes tácticos que se enfocan en las acciones más importantes que la división debe emprender para cumplir con su parte del plan estratégico establecido por la alta gerencia.

Las metas tácticas son definidas una vez que fueron formuladas las metas estratégicas. Estas definen los resultados que las principales divisiones y departamentos deben lograr para que la organización alcance sus metas generales. Estas metas se aplican a la gerencia media.

Las metas tácticas son resultados específicos medibles esperados de los departamentos, grupos de trabajo e individuos en la organización.

Los planes tácticos tienen un horizonte menos lejano que los planes estratégicos, cubren un año más o menos. En una organización comercial o una sin fines de lucro, los planes tácticos definen lo que los departamentos y subunidades organizacionales harán para poner en marcha el plan estratégico de la organización.

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