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LA PÓLIZA

Es un documento contable de carácter interno en el que se anotan las transacciones de la empresa y se anexan los comprobantes que respaldan cada transacción. El sistema de pólizas facilita a la empresa hacer un control previo de sus operaciones antes de realizar su registro definitivo en los libros de contabilidad. Las pólizas contables pueden ser de varios tipos, con diseños especiales para facilitar el control de las operaciones frecuentes y el de las complejas. Entre las pólizas mas comunes están las de Diario, las de caja (entradas de efectivo y salidas de efectivo).

Ventajas y Desventajas del sistema de pólizas:

Ventajas:

• Mayor división del trabajo. Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, ya que, anotándose los asientos en hojas sueltas, es posible producir simultáneamente varios asientos.

• Seguridad en el registro. No permite que en los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizadas.

• Facilidad de traslado a los libros auxiliares.

Facilitan la anotación en los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman dela copias de las pólizas

• Archivo ordenado de los soportes.

Se puede tener un archivo de todos los componentes, lo cual permite su fácil y rápida localización, ya que las pólizas se archivan al mes al que corresponden y, dentro de esa clasificación, por el orden progresivo de su localización.

Sistema De Póliza Única

Se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación; es decir, igual se anota en ella una operación de caja como se registra una de diario. Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como el tamaño oficio, el medio oficio y el de carta, y que incluso puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas. Conforme se van realizando las transacciones, se registran todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o los nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos, y, finalmente la explicación o la redacción de la operación registrada.

Rayado de la póliza:

• Tratándose de la póliza única, los datos que debe contener son los siguientes:

• El nombre de la persona o el del negocio

• El nombre de la póliza

• El numero de la misma

• Columna para la fecha de la operación

• Espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas que se afecten, así como la redacción del asiento

• Dos columnas de valores, la primera destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.

• Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:

La Persona que la hizo

La persona que la reviso,

La que la autorizo

Registro de Póliza Única

Una vez que las pólizas han sido conformados con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, se deberá anotarlas en un libro que lleva el nombre de Registro de pólizas y que tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de más movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.

Errores y Contrapartidas

Cuando se ha establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, se deberá, en principio, observar las reglas generales para llevar a la operación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y después se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales cuya corrección requiere seguir determinados procedimientos.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:

-Errores que se cometen en las pólizas

-Errores que se cometen en el registro

Errores en la póliza. Pueden presentar dos aspectos:

-Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error advierta antes de que sea registrada.

-Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.

Errores en el registro: Cuando se ha formulado la póliza correctamente, pero, al registrase, se cometió el error en

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