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INDICE

1. Objetivo   ………………………………………………………………        3
2. Alcance   ……………………………………………………………….        3        
3. Responsabilidades   …………………………………………………….        3
4. Definiciones   …………………………………………………………..        3        
5. Procedimiento   ………..………………………………………………        4

1. Identificación de los formatos y registros …………………………        4
2. Almacenamiento…………………………………………………..        4
3. Protección …………………………………………………………        4
4. Recuperación ………………………………………………………        4
5. Tiempo de retención ……………………………………………….        4
6. Disposición ………………………………………………………        5

1. Diagrama de flujo   ……………………………………………………        5
2. Documentos relacionados   ……………………………………………        5
3. Documentos anexos   …………………………………………………        5
4. Bibliografía   ………………………………………………………….        5
5. Modificaciones   ………………………………………………………        6

1. OBJETIVO

Describir como se lleva a cabo la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros que, como evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos, son utilizados en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Grupo BERSA.

2. ALCANCE 

Aplica a todos los registros técnicos y de calidad que sean utilizados en el Grupo como parte de la documentación del SGC.

Estos incluyen, pero no están limitados a, registros de: Revisiones por la dirección; Educación, formación, habilidades y experiencia de recursos humanos; Revisión de los requisitos relacionados con el servicio o producto; Resultados de las evaluaciones a los proveedores, Auditorías internas; Auditorías Externas; No Conformidad, Acciones correctivas; Acciones preventivas; Inventarios; Bitácoras de Mantenimiento por Unidad; Calibración de Equipos de Almacén y Cocina; Resultados de Control de calidad interno y de Evaluación externa de la calidad; Quejas de Clientes; Mantenimientos de equipos e instrumentos; etc.

3. RESPONSABILIDADES

• Dirección Operativa/Administrativa: Es responsable de asegurar que se establezcan y mantengan registros que proporcionen la evidencia de la conformidad con los requisitos y de la operación eficaz del SGC.
• Gestor de calidad: Es responsable de controlar todos los fomatos y registros relacionados con el SGC.
• Todo el personal de Grupo BERSA: Son responsables de asegurar el abasto suficiente de los formatos necesarios en cada una de sus áreas así como de supervisar el correcto llenado de los mismos. Son responsables de utilizar adecuadamente los formatos del SGC para registrar en forma completa y legible los hallazgos o evidencias de la operación eficaz del mismo, de acuerdo a los requerimientos de los diferentes procedimientos o instrucciones de trabajo.

4. DEFINICIONES

• Documento: Información y su medio de soporte.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
• Nota: No todos los registros tienen un formato. Solo debe elaborarse un formato cuando este aporte valor.

5. PROCEDIMIENTO

Todos los registros manuscritos deben llenarse con bolígrafo, estar perfectamente legibles y totalmente requisitados, es decir, no deben dejarse espacios en blanco cuando el formato requiera información. No debe utilizarse lápiz para el registro.

1. Identificación de los formatos y registros

1. Los formatos que se utilizan para “registrar” tienen un título o nombre y un código único de identificación ubicado en la esquina inferior izquierda o derecha de la hoja. Este código es asignado de acuerdo a lo descrito en el procedimiento “Instructivo para elaborar procedimientos escritos” (PNT-AC-01).

Los registros que no utilizan un formato especificado, se identifican solamente con el “nombre del registro” en la lista maestra de registros (FR-AC-04).

1. Almacenamiento

1. Los registros deben ser almacenados en la misma área del Corporativo donde fueron generados, excepto los que corresponden al Sistema de Gestión de Calidad, los cuales deben ser almacenadas en el área de AC y los datos administrativos que se encuentran almacenados en cada una de las áreas del mismo y en el sistema de cómputo.

1. Los registros deben ser almacenados en áreas libres de humedad y/o goteras o de cualquier otra condición ambiental que pueda causarles daño.

1. Protección

1. Los registros físicos deben encontrarse en áreas que les proporcionen seguridad para prevenir su uso inadecuado, daños y/o su pérdida parcial o total.

1. Recuperación

1. Las áreas donde sean almacenados los registros deben estar identificadas externa e internamente, de tal forma que permitan que los registros sean accesibles y fácilmente recuperables para el personal autorizado que lo requiera.

1. Tiempo de retención

1. El tiempo de retención de los registros depende del tipo de información que contengan. En la lista maestra de registros (FR-AC-04) se encuentra establecido el tiempo de retención para cada uno de los registros generados del SGC y por el Grupo.

1. Disposición

1. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido (punto 5.5) todos los registros deben ser destruidos y desechados como basura municipal.

1. Los registros deben ser destruidos por el Responsable de la sección donde fueron generados o por quién asigne la Dirección Operativa/Administrativa.

1. No deben mantenerse registros almacenados fuera del tiempo de retención establecido sin el conocimiento del GdC o del personal relacionado.

1. DIAGRAMA DE FLUJO

No aplica

1. DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Instructivo para elaborar procedimientos escritos (PNT-AC-01)
• Lista maestra de registros (FR-AC-04)

1. DOCUMENTOS ANEXOS

Ninguno

1. BIBLIOGRAFIA

• Norma ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad- Fundamentos y vocabulario.
• Check List CAP

1. MODIFICACIONES

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