La solución de los problemas del sistema de costos

Difícilmente el sistema de costos de una compañía se percibe como un sistema de información estratégica. Sin embargo, la mayoría de las decisiones estratégicas dentro de una empresa se basan, en parte, en la información proporcionada por el sistema de costos. Decisiones de fijación de precios, mezcla óptima de productos o de outsourcing, por mencionar algunas, se basan fuertemente en el costo determinado por el sistema. Si el sistema proporciona datos incorrectos, existe un riesgo muy alto de tomar decisiones equivocadas. Por ejemplo, si el sistema de costos indica erróneamente que producir un componente es muy caro, se puede tomar la decisión de comprar el componente a un proveedor. De esta forma, en lugar del ahorro esperado, se gasta más de lo que se pretendía ahorrar.

La alegoría de que tomar decisiones basadas en datos erróneos es como volar un avión con instrumentos de vuelo inservibles, aplica perfectamente para el sistema de costos de una empresa. Por esta razón, los sistemas de costos han evolucionado, intentando calcular un costo unitario más exacto de los productos elaborados o los servicios prestados. Calcular este costo parece un problema trivial. Sin embargo, es más complejo de lo que aparenta.

Se podría pensar que la solución más sencilla para determinar costos unitarios sería dividir el gasto total de la producción entre el número de unidades elaboradas. El resultado sería adecuado si la empresa manejara un solo tipo de artículos. Pero en la realidad las empresas producen una gran diversidad de artículos. Cada artículo o línea de productos se produce de manera diferente, por lo cual utilizan recursos diferentes.

Algunos costos de producción pueden identificarse directamente con el producto o servicio. Es decir, se puede saber de forma inequívoca cuánto utilizó un artículo de algún recurso de producción. Por ejemplo, para una cirugía se puede saber exactamente cuánto material quirúrgico fue necesario para la operación. A este tipo de costos se les denomina costos directos.

Existen otros recursos que no pueden identificarse claramente con algún producto. Quizá son recursos de uso común, como el predial o la renta que se paga por el lugar. O bien, porque resultaría muy costoso, en tiempo y dinero, identificar cuánto se usó del recurso para un producto en particular. Por ejemplo, sería ineficiente identificar cuánto solvente de pintura se utilizó para pintar varios muebles. Éstos son los costos indirectos.

A la hora de determinar los costos unitarios, es sencillo calcular los costos directos, pues se identifican fácilmente al relacionarlos con el producto o servicio en cuestión. Pero el problema surge cuando se trata de conocer los indirectos, pues son compartidos por algunos o todos los productos o servicios prestados por la entidad. El reto es repartir los costos indirectos, proceso denominado

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