Legalización De Gastos

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, CONTROL Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS, REEMBOLSO DE GASTOS Y PAGO DE VIÁTICOS

Nº MP LGV 001

1. OBJETIVO GENERAL

Orientar a los empleados acerca de los lineamientos que rigen el procedimiento para una adecuada realización del desembolso, manejo y destinación de los recursos, a cargo de cada cliente o de la compañía según solicitudes realizadas por las sucursales o estos, así como su posterior y adecuada legalización y comprobación, lo cual se hace también extensible al reembolso o reintegro de gastos.

1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Establecer pautas precisas y acordes que garanticen un razonable manejo de los recursos destinados a sufragar gastos de viaje, entregados previamente según solicitudes realizadas por las sucursales y clientes, al igual que aquellos en que incurran los empleados en misión, en eventos autorizados previamente.

- Definir que clase de gastos, cuantías y requisitos pueden ser sufragados por los empleados y el cumplimiento de los requisitos de los soportes, tanto contables como fiscales.

- Definir los topes, niveles de autorización y los plazos para la legalización.

- Establecer limitantes y restricciones que apunten a un adecuado manejo de los recursos.

2. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Y ALCANCE

Legalización de gastos: Se refiere a la cancelación o devolución de anticipos recibidos previamente de la compañía con un fin específico, presentando para ello os soportes con el cumplimiento de todos los requisitos de los diversos gastos incurridos o compras de bienes o servicios realizados aprobados previamente por el cliente y Manpower. Es válida también la presentación de la consignación de la totalidad de los dineros entregados o de los sobrantes, a las cuentas de la compañía.

Reembolso o reintegro de gastos: Alude a la cancelación de los diversos gastos o adquisiciones de bienes o servicios pagados directamente por los empleados con sus propios recursos en viajes, eventos o actividades propias de la compañía o del cliente usuario y autorizadas previamente, sujeto a los mismos requisitos. La cancelación sólo se hará a través de consignación directa a la cuenta del empleado previo las revisiones de cada soporte y autorizaciones.

Viáticos: El artículo 130 del código Sustantivo del Trabajo, se refiere a las dos modalidades existentes:

Los Permanentes. Se refieren a aquella parte de la retribución ordinaria del servicio, destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, acorde a la naturaleza de la labor o actividad desempeñada, que demandan frecuencia en sus desplazamientos.

Los Ocasionales. Son aquellos que se dan con motivo de un desplazamiento extraordinario o poco frecuente del empleado. Los valores cancelados no constituyen salario. La contabilización en el evento que el empleado no allegue los soportes de los pagos realizados o lo haga sin cumplir con los requisitos necesarios, se hará informándolo a él como beneficiario del ingreso.

LOGÍSTICA DEL PROCEDIMIENTO

Solicitud de anticipos:

Estos deberán tramitarse previamente por escrito por el empleado comisionado y autorizados por el jefe inmediato, o por vía E-mail o por otro medio idóneo a través del representante de servicios o del On Site comisionado en las instalaciones del cliente, quien exigirá de éste la autorización previa del departamento de Gestión Humana o quien esté comisionado para ello. La solicitud deberá indicar la cuantía del anticipo, comisión a realizar o diligencia, fecha posible de regreso o culminación del evento o actividad, el plazo máximo para legalizar y el número de la cuenta en la cual se hará el depósito y la moneda a utilizar.

Comprobantes

Los empleados en la realización de cada gasto y/o adquisición de bienes y servicios solicitarán los soportes originales y en la moneda en que se efectuó el gasto. Los empleados deberán mantener un adecuado registro de cada viaje o evento e incluir toda la información pertinente en los comprobantes de cada gasto para indicar: A quién, porqué, cómo, cuándo y cuánto fue erogado. Todos los gastos deben ser reportados por categoría o modalidad del mismo y guardando un estricto orden cronológico que facilite su revisión.

Requerimientos Contables y fiscales

Nuestra compañía debe cumplir con unos requisitos mínimos para que sus costos y gastos puedan ser contabilizados y aceptados fiscalmente, más aun si ellos son facturables a clientes. En caso contrario se pierden las deducciones fiscales. El Empleado está obligado a conseguir siempre soportes que cumplan con cada uno de los requisitos siguientes y anexarlos a cada ítem:

1. Todos los gastos deben ser respaldados con facturas de venta originales.

2. No se aceptan fotocopias o impresiones de fax.

3. El documento debe ser legible y sin enmendaduras.

4. Deben estar a nombre de: Manpower Professional Ltda, Nit Nº: 800.159.100-4, Calle 5ª N. 39-194 Of. 201, Medellín.

5. Las facturas deben ser numeradas y con los siguientes datos preimpresos:

5.1 Nombre o razón social del proveedor, domicilio.

5.2 NIT

5.3 Descripción y el valor de los servicios o bienes adquiridos.

5.4 IVA discriminado

5.5 Citar el régimen de impuesto y resoluciones de autorización de la Dian.

6 Las retenciones en la fuente deberán practicarse en cada uno de los casos que establece la ley, las cuales deberán descontarse del valor a cancelar antes del impuesto de IVA. En la legalización se especificarán las respectivas retenciones.

7. En el caso de los tiquetes de avión y gastos de hotel, debe venir además de la información anterior, claramente identificado el nombre del empleado.

8. Se debe anexar en todo caso la factura de la agencia de viajes y/o el tiquete aéreo original.

9. Al momento de hacer las legalizaciones, todos los gastos efectuados deberán ser desglosados en su respectivo campo dentro del sistema para su correcta contabilización, indicando por separado los gastos de habitación, teléfono, comidas en restaurante, lavandería, así como los cargos por los conceptos de IVA y propinas.

10. Los impuestos deben discriminarse en todos los gastos realizados en moneda nacional, siempre y cuando se liquiden, esto con el fin de poder ser deducibles para Manpower.

11. El valor de los peajes, parqueadero y combustibles, serán cancelados suministrando los recibos que comprueben el pago.

Para los gastos

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