Manejo De Formas En Las Organizaciones

Manejo de Formas en las Organizaciones

Concepto: Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que contiene información fija y espacio para incluir información variable.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Objeto de su utilización: Las formas representan el vehiculo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.

Propósito del análisis, diseño y control de formas

• Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.

• Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.

• Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

• Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.

• Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización.

• Mantener un control de calidad de su producción o compra.

• Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización

Importancia de las formas impresas

Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja.

Análisis

Se debe evitar lo siguiente:

• Duplicación de formas para un mismo fin.

• Exceso de formas de poco uso.

• Formas con un número de copias innecesario.

• Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.

• Formas para trámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requeridos.

Fuentes de Información

Las fuentes que emplea una organización suele ser diversa, entre las más comunes están:

• De uso interno.

• Diseñadas para la presentación de resultados.

• Producto de un consultor externo.

• De uso comercial común.

• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.

Requerimientos para su uso

Internos:

• El instrumento jurídico que las crea.

• La determinación de objetivos y programas.

• La definición de procesos.

• El proceso de toma de dediciones.

Externos:

• Por cambios

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