Manual De Cobranza

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COBRANZA

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TABLA DE CONTENIDOS

• PROCEDIMIENTO: Factura por Concepto de Aranceles.

• PROCEDIMIENTO: Cheques Protestados:Cobranza Externa (Ex Alumnos)

• PROCEDIMIENTO: Cheques Protestados:Cobranza Interna

• PROCEDIMIENTO: Factura por Concepto de Servicios

• PROCEDIMIENTO: Letras Protestadas: Cobranza Externa (Ex Alumnos)

• PROCEDIMIENTO: Letras Protestadas: Cobranza Interna

• PROCEDIMIENTO: Control de Pagarés de Crédito Solidario e Institucional

PROCEDIMIENTO: Factura por Concepto de Aranceles

Objetivo:

Centralizar el cobro de facturas por concepto de aranceles que emiten empleadores de

alumnos y buscar el pago oportuno

Entradas:

Nómina de facturas por cobrar (archivo electrónico y fotocopia factura física).

Salidas:

Memo a Aranceles para registro del pago en cuenta corriente del alumno.

Reporte a fin de mes.

Participantes:

Contabilidad, tesorería, aranceles, cobranza, cliente.

Descripción del Flujo:

1. Inicio del proceso. Tesorería manda nómina de facturas por cobrar a Cobranza.

2. Cobranza gestiona el caso: con llamado, mail o carta.

3. En el caso de No existir compromiso de pago, se procede a segunda gestión del

caso.

4. Si nuevamente No existe respuesta positiva de pago, se vuelve a gestionar el caso

con llamado, mail o carta.

5. En el caso de Si existir compromiso de pago se envía Memo a Tesorería, indicando

que existe documento de pago a fin de coordinar rutas.

6. Si la forma de pago es cheque o vale vista estafeta busca documento.

7. Si la forma de pago es depósito en cuenta corriente, contabilidad avisa/certifica que

cliente canceló (memo o mail a cobranza) o cliente avisa que canceló (en este ultimo

caso si el cliente da aviso directamente a cobranza y remite copia en la

transferencia se le envía un memo a contabilidad dando aviso del pago).

8. Estafeta busca documento en el lugar designado y lo entrega a contabilidad. Luego

contabilidad avisa a cobranza vía memo que el pago se efectuó exitosamente.

(ocasionalmente el estafeta entrega fotocopia del medio de pago).

9. Una vez acreditado el pago del cliente se registra en la planilla Excel, como pagado.

En caso que no correspondiera a proceder con el cobro porque ya se encontraba

cancelado o anulado el documento se consigna su estado como regularizado.

10. Fin del proceso. Memo a Aranceles para registro del pago en cuenta corriente del

alumno.

Observaciones y Contingencias Principales:

Cliente demuestra que documento ya fue cancelado. Cobranza solicita comprobante de

pago o extrae información de las cartolas de cuenta corriente del alumno y luego lo remite

vía memo a contabilidad para su registro.

Facturas anuladas.

Indicadores Principales:

Key performance indicator:

- Monto de Facturas regularizadas ($) / monto total a cobrar en el mes (saldo inicial+

remesa del mes) ($)

- Monto de facturas pagadas ($) / monto neto a cobrar en el mes (neto= Monto total a

cobrar en el mes – monto de facturas regularizados)

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Apoyo Sistema:

Planillas Excel. Sólo consultas de pago en acuario.

Documentos de Apoyo:

Fotocopias de facturas.

Registros:

Manuales en planilla Excel.

Control de Ediciones:

No aplica, primera edición.

Cobranza

Tesorería

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PROCEDIMIENTO: Cheques Protestados: Cobranza Externa (Ex Alumnos).

Objetivo:

Cobranza persigue el pago o cambio de documentos de cheques protestados de ex alumnos

mayoritariamente.

Entradas:

Nómina de cheques protestados (fotocopia del cheque, nómina electrónica).

Reporte de la empresa de cobranza externa.

Salidas:

Informe mensual

Participantes:

Tesorería, cobranza, empresa externa, aranceles.

Descripción del Flujo:

1. Inicio del proceso. Tesorería Manda nómina de cheques protestados e informa vía

memo a cobranzas y aranceles.

2. Cobranza gestiona el caso: llamado, mail o carta.

3. Aranceles crea deuda en sistema acuario.

4. Si el caso de determina como de cobranza externa, se hacen las gestiones

comunicándole al deudor en este caso al girador del cheque y al ex alumno si se

disponen de los datos. Que si no se acerca a cancelar antes de una determinada

fecha su caso se remitirá a cobranza externa.

5. Si hay respuesta positiva de pago sigue el flujo de cobranza interna.

6. Si NO, se deriva a empresa externa.

7. Se califican a los deudores que van a la empresa externa, se prepara un acta de

entrega Con todo el detalle de los documentos a entregar.

8. Esta acta se le envía a tesorería a fin de que separen los documentos originales

(cheques) para entregárselos a la empresa de cobranza.

9. Una vez separados los documentos viene la empresa de cobranza y certifica que los

documentos originales entregados cuadran con el acta de entrega, junto con ello

también se le remite vía e- mail archivo electrónico de los datos contenidos en el acta.

10. Posteriormente ellos cargan estos datos en su sistema e inician su proceso de

cobranza, realizando rendiciones con la periodicidad que estipule el contrato.

Observaciones y Contingencias Principales :

Este es un proceso que está en constante revisión puesto que es primera vez que se lleva a

cabo, al igual que los indicadores.

Indicadores Principales:

Key performance indicator:

- Monto de cheques protestados regularizadas ($) / monto total a cobrar en el mes

(saldo inicial+ remesa del mes) ($).

- Monto de cheques protestados ($) / monto neto a cobrar en el mes (neto= Monto

total a cobrar en el mes – monto de facturas regularizados).

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Apoyo Sistema:

Acuario, sistema web de empresa externa.

Documentos de Apoyo:

Actas, y su versión electrónica,

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