Misiones Comerciales

Programa y Coordinación de Misiones Comerciales

Este documento tiene la intensión de dar a conocer el proceso para hacer y coordinar una Misión Comercial.

En la inducción al puesto previamente hecha, el responsable de esta función ya debe de tener conocimiento de que uno de los servicios que presta la compañía es la organización y coordinación de Misiones Comerciales en el extranjero y en el país.

Esta actividad está ligada a la cuenta de WUSATA, que es un organismo sin fin de lucro que se encarga de brindar apoyo a productores americanos, y del cual somos representantes en México y Latinoamérica.

Cuando las misiones comerciales son en el extranjero, esta organización se encarga de proporcionar a los miembros participantes, traslado aéreo en clase económica, traslados terrestres en E.U. y alojamiento durante la misión.

Todos los demás gastos como el traslado al aeropuerto en su ciudad de origen donde iniciará su viaje, alimentos y otros gastos misceláneos; los cubrirán cada participante.

Imalinx se encarga de hacer sólo el enlace entre productores y compradores de alimentos y bebidas, mas no interviene en el aspecto comercial.

Nuestra responsabilidad recae en la selección de los candidatos a la misión, reclutamiento, recopilación de documentos, coordinación de itinerarios (vuelos, hoteles, citas) y seguimiento.

Las misiones están clasificadas como a continuación se mencionan:

Produce: enlaces entre los productores americanos de frescos (frutas y verduras) e importadores de autoservicios y central de abastos.

Retail: enlaces entre productores americanos de alimentos mayormente empacados e importadores o compradores de autoservicios.

Foodservice: enlaces entre productores americanos e importadores que distribuyen mayormente a cadenas, restaurantes y hoteles.

Misiones Comerciales en el Extranjero

Antes de reclutar a las personas de la misión comercial es bueno entender cuál es el objetivo de esta actividad, estudiar el back round, cuáles son los productos a los que se les está invitando conocer; tener pleno conocimiento de la duración y actividades de la misión y cuáles son los servicios que se les ofrece durante la estadía.

Es recomendado iniciar el proceso con un mes y medio de anticipación, ya que la recaudación de los documentos en algunas ocasiones es tardada, debido a la impuntualidad de los candidatos.

Las misiones comerciales están conformadas por lo general de 6 a 9 participantes, por lo que se tiene que hacer una selección del doble de candidatos para poder tener un respaldo.

A los candidatos se les solicita:

- Enviar una copia de su pasaporte y visa vigentes.

- Llenar y firmar un acuerdo de participación

-Llenar el formato de información general de la empresa

-Asistencia en tiempo y formas a todas las actividades de la misión comercial

Al momento de solicitar los documentos se les dará un plazo de tiempo razonable para su entrega (a lo mucho 2 semanas). Si al término del plazo los candidatos no han mandado sus documentos, se enviarán invitaciones a los candidatos de respaldo.

Cuando ya se ha recabado toda la información se elabora un documento de control con la información de todos los participantes.

Se elaboró un archivo de excel con el control administrativo de esta función:

Ubicación: Escritorio/Respaldo Connie/ Documentos Imalinx/Misiones Comerciales/Formatos y Machotes/Control Log Extranjero archivo de Excel.

Este archivo contiene el machote de todos los datos administrativos que se deberán de registrar de los candidatos

Su contenido es: perfil de la compañía, información de los pasaportes, logística del viaje, agenda preliminar, agenda de vuelos y encuentros y los hoteles en donde se hospedarán.

Y también los machotes de los documentos de solicitud de información: invitación formal, acuerdo de participación e información de la empresa

Ubicación: Escritorio/Respaldo Connie/ Documentos Imalinx/Misiones

...